PAGE文化站檔案室制度一、總則（一）目的為加強文化站檔案室的科學管理，確保檔案的完整與安全，有效開發(fā)和利用檔案信息資源，更好地為文化站各項工作服務，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于文化站檔案室的檔案管理工作，包括各類文件、資料、記錄等的收集、整理、歸檔、保管、查閱和利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：文化站檔案室對全站各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和準確性。2.真實性原則：檔案應如實反映文化站各項工作的歷史面貌，嚴禁偽造、篡改檔案內容。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，維護檔案的安全。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮檔案利用的需求，為文化站工作人員和社會公眾提供便捷的檔案查閱服務。二、檔案管理職責（一）檔案室工作人員職責1.檔案收集與整理負責收集文化站在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等，確保檔案的齊全完整。按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行科學分類、編號、編目，編制檢索工具，便于檔案的查找和利用。2.檔案保管做好檔案庫房的日常管理工作，保持庫房清潔、通風、防潮、防蟲、防火、防盜等，確保檔案的安全保管。定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。對破損、褪色的檔案及時進行修復和復制，延長檔案的使用壽命。3.檔案查閱與利用負責接待檔案查閱人員，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，提供必要的檔案查閱服務。根據(jù)查閱需求，準確、迅速地查找和提供檔案資料，不得擅自擴大查閱范圍或提供無關檔案。對檔案查閱利用情況進行登記，及時掌握檔案的流向和使用情況。4.檔案信息化管理負責檔案信息的錄入、存儲和維護，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。利用檔案管理軟件，對檔案的收集、整理、保管、查閱等環(huán)節(jié)進行信息化操作，提高檔案管理工作效率。定期備份檔案數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）各部門職責1.負責本部門文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的完整、準確。2.在規(guī)定時間內將本部門整理好的文件材料移交檔案室歸檔，并協(xié)助檔案室做好檔案的整理、編目等工作。3.嚴格遵守檔案查閱制度，按規(guī)定辦理檔案查閱手續(xù)，不得擅自查閱、借閱、復印檔案。4.對本部門在工作中需要查閱的檔案，應提前向檔案室提出申請，經(jīng)批準后在檔案室查閱。三、檔案收集與歸檔（一）收集范圍1.上級機關文件：包括上級黨委、政府、文化主管部門等下發(fā)的與文化站工作相關的文件、指示、通知等。2.文化站文件：文化站在行政管理、業(yè)務工作、文化活動等方面形成的文件，如工作計劃、總結、報告、會議記錄、活動方案、業(yè)務報表等。3.文化活動資料：文化站組織開展的各類文化活動的相關資料，包括活動策劃書、節(jié)目單、照片、錄像、觀眾反饋等。4.文化站人員檔案：文化站工作人員的個人檔案，包括履歷、考核、獎懲、培訓等材料。5.文化站資產檔案：文化站固定資產、流動資產等方面的檔案，如設備購置合同、資產清單、財務報表等。6.其他具有保存價值的資料：如文化站歷史沿革、榮譽證書、對外交流材料等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應字跡清晰、內容完整，紙張規(guī)格符合要求，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆等書寫。3.對于電子文件，應按照規(guī)定格式和存儲要求進行收集，并確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）歸檔時間1.當年形成的文件材料，應在次年上半年整理歸檔完畢。2.跨年度的文件材料，應在文件辦結后及時歸檔。（四）歸檔程序1.各部門將整理好的文件材料移交檔案室時，應填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、年度等信息。2.檔案室工作人員對移交的檔案進行核對、清點，確認無誤后辦理簽收手續(xù)。3.檔案室按照檔案分類標準對歸檔檔案進行分類、編號、編目，編制檔案目錄和檢索工具。四、檔案整理（一）分類標準1.黨群工作類：包括黨組織建設、黨員管理、思想政治工作等方面的文件材料。2.行政管理類：包括文化站行政管理工作中形成的文件材料，如行政事務、人事管理、財務管理、后勤保障等。3.業(yè)務工作類：包括文化站各項業(yè)務工作中形成的文件材料，如圖書管理、文化活動組織、文化遺產保護等。4.文化活動類：按照文化活動的類型、時間等進行分類，如文藝演出、展覽展示、文化講座等。5.設備資產類：包括文化站設備購置、使用、維護、報廢等方面的文件材料和資產檔案。6.聲像檔案類：包括照片、錄像、錄音等聲像資料。7.實物檔案類：包括文化站獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等實物。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度類別順序號”的結構。2.年度用四位阿拉伯數(shù)字表示，如“2023”。3.類別用兩位大寫字母表示，如“DQ”表示黨群工作類，“XZ”表示行政管理類等。4.順序號用三位阿拉伯數(shù)字表示，從“001”開始依次編號。（三）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、年度、保管期限、密級等信息。2.根據(jù)檔案內容和利用需求，編制檢索工具，如文號索引、主題索引等，方便檔案的查找和利用。五、檔案保管（一）庫房建設與管理1.檔案室應設置專門的檔案庫房，庫房應具備良好的通風、防潮、防蟲、防火、防盜等條件。2.庫房應配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調節(jié)設備等，確保檔案的安全保管。3.庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。（二）檔案裝具1.檔案應使用符合標準的檔案柜、檔案盒等裝具進行存放，確保檔案的整齊、美觀和安全。2.檔案柜應排列整齊，編號清晰，便于查找和管理。3.檔案盒應按照檔案分類順序進行排列，盒脊應標明檔案的類別、年度、起止日期等信息。（三）檔案存放1.檔案應按照分類順序依次存放，同一類別的檔案應集中存放，便于管理和查找。2.不同保管期限的檔案應分別存放，便于到期檔案的鑒定和銷毀。3.聲像檔案、實物檔案等應單獨存放，并采取相應的保管措施。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括文化站重要的歷史文件、法規(guī)性文件、財務決算等。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括文化站一般性的文件材料、業(yè)務工作記錄等。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要包括文化站臨時性的文件材料、一般性的事務性文件等。（五）檔案定期檢查1.檔案室應定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，每季度進行一次局部檢查。2.檢查內容包括檔案的數(shù)量、質量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的破損、褪色、霉變等檔案，應及時進行修復和復制，確保檔案的完整和可讀。六、檔案查閱與利用（一）查閱權限1.文化站工作人員因工作需要查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內容、范圍等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位人員查閱文化站檔案，須持有單位介紹信，注明查閱目的、內容、范圍等，經(jīng)文化站分管領導批準后，方可查閱。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要檔案的查閱，應嚴格按照國家有關保密規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.查閱人員應在檔案室查閱登記薄上填寫查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內容、批準人等信息。2.檔案室工作人員根據(jù)查閱申請表和查閱登記薄，為查閱人員提供必要的檔案查閱服務，并對查閱過程進行監(jiān)督。3.查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室，如需復印、摘抄檔案內容，應經(jīng)檔案室工作人員同意，并在指定地點進行。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和文化站的相關規(guī)定，不得損害國家利益和文化站的聲譽。2.利用檔案時應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。3.檔案利用完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案室，檔案室工作人員應認真核對檔案數(shù)量和質量，確保檔案的完整和安全。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由文化站分管領導擔任組長，檔案室工作人員和相關部門負責人為成員。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案保管期限表和有關規(guī)定，對到期檔案進行鑒定。2.鑒定檔案的價值，主要從檔案的內容、來源、時間、形式等方面進行綜合分析，確定檔案是否仍具有保存價值。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對到期檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.對需要鑒定的檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見，填寫檔案鑒定審批表。3.檔案鑒定審批表經(jīng)文化站分管領導批準后，確定檔案是否予以銷毀。（四）銷毀手續(xù)1.對批準銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)文化站分管領導審核簽字后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊上簽字確認。5.檔案銷毀清冊應永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、查閱、利用等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.提高檔案管理工作效率，方便檔案的查找和利用，為文化站各項工作提供更好的檔案信息服務。（二）信息化管理要求1.檔案管理信息系統(tǒng)應具備檔案錄入、存儲、檢索、統(tǒng)計、備份等功能，滿足檔案管理工作的實際需求。2.檔案信息應及時錄入系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與紙質檔案的一致性和準確性。3.加強對檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設置用戶權限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。4.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系