PAGE項(xiàng)目檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司項(xiàng)目檔案管理，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營管理、決策支持等提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項(xiàng)目的檔案管理工作，包括但不限于工程項(xiàng)目、科研項(xiàng)目、營銷項(xiàng)目等各類項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)束全過程形成的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司項(xiàng)目檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整性原則：全面收集項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的各類文件資料，保證檔案內(nèi)容的完整無缺，反映項(xiàng)目建設(shè)的全過程。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠，與項(xiàng)目實(shí)際情況相符，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。4.系統(tǒng)性原則：對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編目，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。5.安全性原則：采取有效措施確保項(xiàng)目檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（四）職責(zé)分工1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善公司項(xiàng)目檔案管理制度，并組織實(shí)施。指導(dǎo)、監(jiān)督各項(xiàng)目部門的檔案收集、整理、歸檔等工作。集中保管公司重要項(xiàng)目檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。定期對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)分析，確保檔案質(zhì)量。2.項(xiàng)目部門負(fù)責(zé)本部門項(xiàng)目檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確和及時(shí)。明確項(xiàng)目檔案管理人員，負(fù)責(zé)具體的檔案管理工作，并接受公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。按照公司檔案管理要求，及時(shí)向檔案管理部門移交項(xiàng)目檔案。3.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)本項(xiàng)目檔案工作負(fù)總責(zé)，確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，督促項(xiàng)目部門做好檔案管理工作。二、項(xiàng)目文件材料的形成與積累（一）文件材料形成要求1.項(xiàng)目文件材料應(yīng)隨項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步形成，確保真實(shí)反映項(xiàng)目實(shí)際情況。2.文件材料的內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.項(xiàng)目文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等，不得使用易褪色的書寫材料。（二）文件材料積累職責(zé)1.項(xiàng)目部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的積累工作，建立文件材料積累臺(tái)賬，記錄文件材料的形成時(shí)間、內(nèi)容、來源等信息。2.項(xiàng)目工作人員應(yīng)及時(shí)將各自工作中形成的文件材料收集齊全，交專人統(tǒng)一保管，不得據(jù)為己有或擅自銷毀。3.在項(xiàng)目建設(shè)過程中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)定期檢查文件材料積累情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。三、項(xiàng)目檔案的整理（一）整理原則項(xiàng)目檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.工程項(xiàng)目按照項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等類別進(jìn)行分類。每類文件再根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行細(xì)分，如施工文件可分為建筑工程、安裝工程等類別。2.科研項(xiàng)目按照項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、研究成果、結(jié)題報(bào)告等類別進(jìn)行分類。研究成果類文件可根據(jù)成果形式進(jìn)一步細(xì)分，如圖書、論文、專利等。3.營銷項(xiàng)目按照項(xiàng)目策劃方案、市場(chǎng)調(diào)研資料、宣傳推廣材料、銷售合同等類別進(jìn)行分類。宣傳推廣材料可根據(jù)宣傳渠道、宣傳內(nèi)容等進(jìn)行細(xì)分。（三）立卷要求1.項(xiàng)目文件材料應(yīng)按照分類方案進(jìn)行組卷，卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，編目準(zhǔn)確。2.卷內(nèi)文件應(yīng)按照正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，批復(fù)在前、請(qǐng)示在后的順序排列。3.卷內(nèi)文件應(yīng)編制頁號(hào)，頁號(hào)編寫位置應(yīng)符合規(guī)范要求。4.卷內(nèi)文件應(yīng)填寫卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號(hào)、備注等內(nèi)容。5.卷內(nèi)文件應(yīng)編寫備考表，備考表應(yīng)包括本卷情況說明、立卷人姓名、立卷日期等內(nèi)容。（四）裝訂要求1.卷內(nèi)文件應(yīng)采用線裝或膠裝方式裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和利用。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。3.對(duì)于幅面過大的文件，應(yīng)按照A4紙規(guī)格進(jìn)行折疊，折疊后的文件應(yīng)平整、牢固。四、項(xiàng)目檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。2.對(duì)于重大項(xiàng)目或有特殊要求的項(xiàng)目，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況提前確定歸檔時(shí)間。（二）歸檔程序1.項(xiàng)目部門在完成項(xiàng)目檔案整理后，應(yīng)填寫項(xiàng)目檔案歸檔清單，一式兩份，一份留存，一份交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到項(xiàng)目檔案后，應(yīng)按照歸檔清單進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)無誤后辦理簽收手續(xù)。3.檔案管理部門對(duì)歸檔的項(xiàng)目檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知項(xiàng)目部門進(jìn)行整改。4.經(jīng)檢查合格的項(xiàng)目檔案，檔案管理部門應(yīng)按照分類編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，并錄入檔案數(shù)據(jù)庫。（三）歸檔要求1.歸檔的項(xiàng)目檔案應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合整理和編目要求。2.歸檔的項(xiàng)目檔案應(yīng)編制檔案目錄，檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、保管期限等內(nèi)容。3.歸檔的項(xiàng)目檔案應(yīng)使用統(tǒng)一格式的檔案盒進(jìn)行裝盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息。五、項(xiàng)目檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放項(xiàng)目檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.根據(jù)檔案的重要程度和利用頻率，檔案庫房應(yīng)劃分不同的保管區(qū)域，如永久保管區(qū)、長期保管區(qū)、短期保管區(qū)等。（二）保管方式1.項(xiàng)目檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案盒順序排列上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。電子檔案應(yīng)建立索引目錄，便于檢索和利用。（三）保管期限1.項(xiàng)目檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和項(xiàng)目實(shí)際情況確定，分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等重要文件。長期保管的檔案主要包括項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件等與項(xiàng)目建設(shè)密切相關(guān)的文件，保管期限為[X]年。短期保管的檔案主要包括項(xiàng)目一般性文件材料，保管期限為[X]年。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)項(xiàng)目檔案的保管期限進(jìn)行鑒定，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行處置。（四）檔案安全管理1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的安全管理。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報(bào)警裝置、溫濕度控制設(shè)備等。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確需進(jìn)入的，應(yīng)辦理審批手續(xù)，并由檔案管理人員陪同。六、項(xiàng)目檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱項(xiàng)目檔案。2.外單位因工作需要查閱公司項(xiàng)目檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司相關(guān)制度辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱項(xiàng)目檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，確保查閱工作順利進(jìn)行。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，并遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、污損檔案。2.借閱項(xiàng)目檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)審批后辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立項(xiàng)目檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.利用登記記錄應(yīng)包括利用日期、利用部門、利用人員、檔案名稱、檔案編號(hào)、利用目的、歸還日期等內(nèi)容。七、項(xiàng)目檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立項(xiàng)目檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、項(xiàng)目部門及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成，負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.檔案的保存價(jià)值，包括對(duì)公司項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營管理、決策支持等方面的作用。3.檔案的保管期限是否符合規(guī)定。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期的項(xiàng)目檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見，填寫項(xiàng)目檔案鑒定申請(qǐng)表，報(bào)鑒定工作小組審核。2.鑒定工作小組對(duì)申請(qǐng)鑒定的項(xiàng)目檔案進(jìn)行審查，必要時(shí)可進(jìn)行實(shí)地查看或聽取相關(guān)人員匯報(bào)。3.根據(jù)鑒定結(jié)果，鑒定工作小組提出銷毀或繼續(xù)保管的意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意銷毀的項(xiàng)目檔案，檔案管理部門應(yīng)編制銷毀清單，一式兩份，一份留存，一份交監(jiān)銷