PAGE企業(yè)單位檔案保管制度一、總則（一）目的為加強企業(yè)單位檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本企業(yè)單位各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)單位檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應如實反映企業(yè)單位各項活動的真實情況，確保檔案內容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集企業(yè)單位在各項活動中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的完整性。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高檔案的使用價值。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理部門設置企業(yè)單位設立獨立的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責檔案管理工作的具體實施。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本企業(yè)單位檔案管理的規(guī)章制度并組織實施。2.負責企業(yè)單位各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案保管制度，采取有效措施保護檔案實體安全，防止檔案的損壞、丟失和霉變等情況發(fā)生。4.對檔案進行定期檢查和不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案管理中存在的問題。5.負責檔案的鑒定工作，按照規(guī)定的程序和標準，對已到保管期限的檔案進行鑒定，提出存毀意見。6.做好檔案的統(tǒng)計工作，準確統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息，為檔案管理決策提供依據(jù)。7.負責檔案信息的數(shù)字化建設，提高檔案管理的信息化水平，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。8.積極開展檔案利用工作，為企業(yè)單位的各項工作提供檔案信息支持，做好檔案借閱、查閱等服務工作。9.組織開展檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質和工作能力，加強對各部門兼職檔案員的指導和監(jiān)督。10.參與企業(yè)單位重大活動和重要項目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整收集和妥善保管。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.行政管理類檔案：包括企業(yè)單位的各類文件、通知、報告、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事任免、合同協(xié)議等。2.業(yè)務經(jīng)營類檔案：涵蓋市場營銷、生產(chǎn)管理、質量管理、財務管理、物資采購、銷售合同、客戶資料等方面的檔案。3.基本建設類檔案：涉及企業(yè)單位新建、改建、擴建項目的可行性研究報告、設計文件、施工圖紙、工程合同、竣工驗收資料等。4.科研開發(fā)類檔案：包括科研項目立項報告、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、研究成果、專利申請等檔案。5.設備儀器類檔案：有關設備儀器的購置合同、說明書、操作規(guī)程、維修記錄、報廢處置等檔案。6.會計檔案：按照國家有關會計檔案管理的規(guī)定，收集整理企業(yè)單位的會計憑證、賬簿、報表、財務審計報告等檔案。7.聲像檔案：記錄企業(yè)單位重要活動、會議、工程建設等的照片、錄音帶、錄像帶、光盤等。8.電子檔案：包括企業(yè)單位在信息化建設過程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)頁信息等。（二）檔案收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，按照檔案收集范圍及時收集本部門在工作活動中形成的各類檔案，并定期移交檔案管理部門。2.檔案收集應保持文件材料的完整性，不得隨意涂改、損毀、丟失檔案材料。3.對于重要的文件材料，應收集原件；如無法收集原件，應收集具有同等效力的復印件，并注明原件保存處。4.聲像檔案應注明拍攝（錄制）時間、地點、人物、內容等信息，確保檔案的真實性和可識別性。5.電子檔案應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行整理，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）檔案整理方法1.分類：根據(jù)檔案的形成領域、內容性質和保管期限等因素，對檔案進行科學分類。一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術類、產(chǎn)品類、科研項目類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、聲像檔案類、電子檔案類等一級類目，在一級類目下再根據(jù)實際情況設置二級及以下類目。2.編號：為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案進行編號。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用全宗號、目錄號、案卷號、件號等多級編號方式。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內文件目錄、電子檔案目錄等。目錄應詳細記錄檔案的編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息，以便于快速檢索和查閱檔案。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應注意保持文件的原貌，不得對文件內容進行裁剪或損壞。5.裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案的類別、編號、題名等信息，便于檔案的存放和管理。四、檔案的保管（一）檔案保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、防蟲藥品、消防器材、防盜報警裝置等，并定期進行維護和檢查，確保設施設備的正常運行。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案保管方式1.紙質檔案應按照分類、編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.聲像檔案應根據(jù)載體類型分別存放，如照片應沖印成冊或裝盒存放，錄音帶、錄像帶、光盤等應裝盒并標注相關信息后存放于專門的音像檔案柜中。3.電子檔案應進行備份存儲，備份介質可采用磁帶、光盤、硬盤等，備份數(shù)據(jù)應定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并設置相應的訪問權限和安全防護措施，防止電子檔案的丟失、損壞和泄密。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映企業(yè)單位主要職能活動和歷史面貌的，對本企業(yè)單位、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映企業(yè)單位一般工作活動，在較長時間內對本企業(yè)單位工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是在較短時間內對本企業(yè)單位工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。2.檔案保管期限的劃分應根據(jù)國家有關規(guī)定和企業(yè)單位的實際情況進行確定，并在檔案整理過程中明確標注。（四）檔案保管檢查1.檔案管理部門應定期對檔案保管情況進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，每季度進行一次抽查。2.檢查內容包括檔案的實體狀況、保管環(huán)境、設施設備運行情況等，發(fā)現(xiàn)問題應及時采取措施進行處理，并做好檢查記錄。3.對于破損、褪色、霉變等受損檔案，應及時進行修復或復制；對于超過保管期限的檔案，應按照規(guī)定的程序進行鑒定和處置。五、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案的正確使用，不得損害企業(yè)單位的利益和聲譽。2.檔案利用應嚴格按照規(guī)定的程序和手續(xù)進行，未經(jīng)批準，任何人不得擅自查閱、借閱、復制檔案。（二）利用范圍1.本企業(yè)單位內部人員因工作需要可查閱、借閱檔案，用于工作參考、項目論證、決策支持等。2.外單位因工作需要查閱本企業(yè)單位檔案的，應按照國家有關規(guī)定和企業(yè)單位的相關要求，辦理查閱手續(xù)，并經(jīng)企業(yè)單位相關部門負責人批準。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案利用，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，并履行相應的審批程序。（三）利用手續(xù)1.本企業(yè)單位內部人員查閱、借閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號、用途、查閱或借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外單位查閱本企業(yè)單位檔案，應提前向企業(yè)單位提交《檔案查閱申請函》，說明查閱目的、內容、范圍等情況，并加蓋單位公章。經(jīng)企業(yè)單位相關部門負責人審核同意后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.查閱、借閱檔案時，不得擅自涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上批注、污損，如有特殊需要，應經(jīng)檔案管理部門同意后采取相應的保護措施。5.查閱、借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案的數(shù)量、完整性和整潔度等情況，如發(fā)現(xiàn)問題應及時查明原因并進行處理。（四）檔案復制1.因工作需要復制檔案的，應填寫《檔案復制申請表》，注明復制的檔案名稱、編號、用途、復制數(shù)量等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復制手續(xù)。2.檔案管理部門應根據(jù)申請要求，對檔案進行復制，并在復制件上加蓋“本件與原件核對無誤”印章，注明復制日期、復制人等信息。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，一般不得復制；如確需復制，應按照保密規(guī)定進行審批，并采取相應的保密措施。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案保管期限的劃分標準，對已到保管期限的檔案進行鑒定。2.對保管期限已滿但仍有查考利用價值的檔案，應延長保管期限；對確無保存價值的檔案，應予以銷毀。3.鑒定檔案價值時，應綜合考慮檔案的內容、來源、時間、形式等因素，全面評估檔案的歷史、現(xiàn)實和未來利用價值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，編制《檔案鑒定清冊》，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。2.檔案鑒定工作小組根據(jù)《檔案鑒定清冊》，對檔案進行逐卷（件）鑒定，提出存毀意見，并填寫在《檔案鑒定審批表》上。3.《檔案鑒定審批表》經(jīng)檔案管理部門負責人審核、企業(yè)單位分管領導批準后，作為檔案鑒定的最終依據(jù)。（四）銷毀手續(xù)1.對批準銷毀的檔案，檔案管理部門應編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、