PAGE小學檔案管理九項制度一、總則（一）目的為加強小學檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在學校教育教學、管理等各項工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各年級組、各學科組以及全體教職員工在工作中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所指檔案是小學在教育教學、行政管理、后勤服務等活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善學校檔案管理的各項規(guī)章制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理學校各類檔案，對檔案進行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.負責檔案的收集、征集、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等工作，定期對檔案進行清查盤點，保證檔案的安全與完整。4.積極開展檔案信息化建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，提高檔案管理效率和服務水平。5.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高全校教職員工的檔案意識和業(yè)務能力。6.參與學校有關(guān)檔案工作的重大決策，為學校各項工作提供檔案信息支持和服務。（二）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，確保檔案的齊全、完整、準確。2.按照學校檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交學校檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助學校檔案管理部門開展檔案的查閱、利用等工作，提供必要的數(shù)據(jù)和信息。4.負責本部門檔案的安全保管，防止檔案的丟失、損壞和泄密。5.積極參加學校組織的檔案業(yè)務培訓，不斷提高自身的檔案管理水平。（三）檔案形成人員職責1.各部門工作人員在工作過程中應及時將形成的具有保存價值的文件材料收集齊全，并按照檔案管理要求進行整理、分類，定期移交本部門兼職檔案員。2.嚴格遵守檔案管理的有關(guān)規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案材料，確保檔案的真實性和可靠性。3.在檔案利用過程中，應按照規(guī)定辦理借閱、查閱手續(xù)，不得私自將檔案帶出檔案室或轉(zhuǎn)借他人。三、檔案收集制度（一）收集范圍1.上級機關(guān)頒發(fā)的與本校有關(guān)的文件、指示、規(guī)定、通知等。2.本校黨、政、工、團等組織形成的文件材料，包括會議記錄、工作計劃、總結(jié)、報告、決議、決定、規(guī)章制度等。3.本校教學管理、學生管理、師資隊伍建設(shè)、后勤保障等方面形成的文件材料，如教學計劃、教案、學生成績單、教師業(yè)務檔案、物資采購合同等。4.本校舉辦的各類活動形成的文件材料，如運動會、文藝演出、學術(shù)講座等活動的方案、通知、總結(jié)、照片、錄像等。5.本校教職工個人在教學、科研、管理工作中形成的具有代表性的成果材料，如論文、著作、科研項目申報書、獲獎證書等。6.本校與其他單位簽訂的合作協(xié)議、合同等文件材料。7.本?；窘ㄔO(shè)、設(shè)備購置等方面形成的文件材料，如基建項目審批文件、工程圖紙、設(shè)備采購清單等。8.本校歷史沿革、大事記等方面的文件材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應定期對本部門形成的文件材料進行收集，確保文件材料的齊全、完整。2.對于重要文件材料，應及時收集，并進行妥善保管，防止丟失。3.收集的文件材料應保持其原貌，不得擅自涂改、剪裁、拼湊。4.對電子文件應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）收集時間1.上級機關(guān)頒發(fā)的文件，應在收到后及時收集。2.本校各部門形成的文件材料，應在次年上半年整理歸檔完畢。3.本校舉辦的各類活動形成的文件材料，應在活動結(jié)束后一個月內(nèi)收集歸檔。4.本校教職工個人形成的成果材料，應在成果產(chǎn)生后及時收集歸檔。四、檔案整理制度（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.黨群工作類：主要包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作等方面的文件材料。2.行政管理類：包括學校行政事務管理、人事管理、財務管理、后勤管理等方面的文件材料。3.教學管理類：涵蓋教學計劃、教學大綱、教案、教學研究、教學質(zhì)量評估等方面的文件材料。4.學生管理類：涉及學生學籍管理、獎懲管理、思想政治教育、社會實踐等方面的文件材料。5.師資隊伍建設(shè)類：包括教師招聘、培訓、考核、職稱評定等方面的文件材料。6.教育科研類：主要是學校開展的教育科研項目、課題研究、學術(shù)交流等方面的文件材料。7.基本建設(shè)類：包含學校基本建設(shè)規(guī)劃、項目審批、工程建設(shè)等方面的文件材料。8.設(shè)備管理類：涉及學校教學設(shè)備、辦公設(shè)備、后勤設(shè)備等的購置、使用、維護等方面的文件材料。9.聲像檔案類：包括學校各類活動的照片、錄像、錄音等聲像資料。（三）整理步驟1.裝訂：對紙質(zhì)文件材料進行分類整理后，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，確保文件整齊、牢固。2.分類：按照分類方法，將文件材料分別歸入相應的類別。3.編號：對每一類檔案編制分類號，對每一份文件編制件號，以便于查找和管理。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容，目錄應打印或抄寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨成冊。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫檔案編號、題名及起止件號等信息。五、檔案鑒定制度（一）鑒定原則根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，結(jié)合學校的實際情況，對檔案進行科學、準確的鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由學校分管領(lǐng)導、檔案管理部門負責人、各部門兼職檔案員等組成，負責對檔案進行鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實性：審查檔案是否為原始材料，有無偽造、篡改等情況。2.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全，有無缺頁、漏項等情況。3.檔案的準確性：核對檔案內(nèi)容是否準確無誤，數(shù)據(jù)是否真實可靠。4.檔案的價值：評估檔案對學校工作的歷史查考、經(jīng)驗借鑒、現(xiàn)實利用等方面的價值。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件、逐頁進行審查，確定其價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進行比較，分析其價值差異。3.專家咨詢法：對于專業(yè)性較強的檔案，可咨詢相關(guān)專家，聽取意見。（五）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映學校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學校工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：主要是反映學校一般工作活動，在較長時間內(nèi)對學校工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：只在較短時間內(nèi)對學校工作有參考價值的檔案，列為短期保管，保管期限為年至15年。（六）鑒定程序1.各部門兼職檔案員對本部門保管期滿的檔案進行初步鑒定，提出存毀意見，填寫檔案鑒定表。2.檔案鑒定小組對各部門提交的檔案鑒定表進行審核，組織相關(guān)人員進行集中鑒定。3.根據(jù)鑒定結(jié)果，編制檔案銷毀清冊，經(jīng)學校領(lǐng)導批準后進行銷毀。六、檔案保管制度（一）保管場所設(shè)立專門的檔案室，檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。（二）檔案上架按照檔案的分類順序，將檔案整齊排列上架，并在檔案架上標明檔案類別、編號等信息，便于查找和管理。（三）檔案保管期限檢查定期對檔案的保管期限進行檢查，對保管期滿的檔案，按照檔案鑒定制度的規(guī)定進行鑒定和處理。（四）檔案清點每年對檔案進行一次全面清點，核對檔案的數(shù)量、編號、題名等信息，確保檔案的準確無誤。如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞等情況，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。（五）檔案保護措施1.對紙質(zhì)檔案，應定期進行除塵、消毒等處理，防止霉變、蟲蛀。2.對電子檔案，應定期進行備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并做好防病毒、防數(shù)據(jù)丟失等工作。3.對聲像檔案，應定期進行檢查，確保其圖像、聲音清晰，防止磁帶、光盤等介質(zhì)老化、損壞。七、檔案統(tǒng)計制度（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計，包括各類檔案的總數(shù)、新增數(shù)量、銷毀數(shù)量等。2.檔案的整理情況統(tǒng)計，如分類、編目、裝訂等工作的完成情況。3.檔案的利用情況統(tǒng)計，包括查閱、借閱的人次、卷次等。4.檔案的保管情況統(tǒng)計，如檔案的完好率、破損率等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的各項數(shù)據(jù)進行記錄和匯總。2.利用檔案管理軟件，對檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)進行自動統(tǒng)計和分析。（三）統(tǒng)計報表定期向上級主管部門和學校領(lǐng)導報送檔案統(tǒng)計報表，報表應內(nèi)容準確、數(shù)據(jù)真實、格式規(guī)范。八、檔案利用制度（一）利用范圍本校教職工因教學、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱學校檔案。外單位因工作需要查閱本校檔案，須經(jīng)學校領(lǐng)導批準。（二）利用手續(xù)1.本校教職工查閱、借閱檔案，須填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱本校檔案，須持單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)學校領(lǐng)導批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。3.查閱、借閱檔案時，應嚴格遵守檔案查閱、借閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。（三）利用期