PAGE社保檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司社保檔案管理，確保社保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工社保檔案的管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：社保檔案應(yīng)如實(shí)反映員工社保業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中的各項(xiàng)信息，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理員工社保相關(guān)資料，保證檔案資料的齊全完整，不遺漏重要信息。3.安全性原則：采取有效措施確保社保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)涉及員工個(gè)人隱私的社保信息予以保密。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢(xún)、調(diào)閱和使用，提高工作效率，滿(mǎn)足公司及員工對(duì)社保檔案信息的需求。二、社保檔案管理職責(zé)（一）人力資源部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善社保檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)做好員工社保檔案的收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)辦理員工社保參保、停保、變更等業(yè)務(wù)，并及時(shí)將相關(guān)資料歸檔。4.負(fù)責(zé)社保檔案的日常管理，包括檔案的保管、查閱、借閱等工作。5.定期對(duì)社保檔案進(jìn)行清理和鑒定，對(duì)已過(guò)保管期限的檔案提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。6.配合相關(guān)部門(mén)做好社保審計(jì)、檢查等工作，提供所需的社保檔案資料。（二）財(cái)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核社保費(fèi)用的繳納情況，確保社保費(fèi)用按時(shí)足額繳納。2.配合人力資源部門(mén)做好社保費(fèi)用的核算工作，提供相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。3.協(xié)助人力資源部門(mén)對(duì)社保檔案中涉及費(fèi)用的資料進(jìn)行審核和管理。（三）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)員工社保檔案資料的收集、整理，并及時(shí)移交人力資源部門(mén)歸檔。2.配合人力資源部門(mén)做好員工社保業(yè)務(wù)的辦理工作，提供必要的協(xié)助和信息。3.嚴(yán)格遵守社保檔案管理制度，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、丟失員工社保檔案資料。三、社保檔案內(nèi)容（一）員工基本信息檔案1.員工入職登記表，包括個(gè)人基本信息（姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式等）、學(xué)歷、工作經(jīng)歷等。2.員工身份證復(fù)印件。3.員工學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件。4.員工勞動(dòng)合同復(fù)印件。（二）社保參保檔案1.社保參保登記表，記錄員工參保時(shí)間、參保險(xiǎn)種、繳費(fèi)基數(shù)等信息。2.社保增減變動(dòng)表，包括員工入職、離職、調(diào)動(dòng)、退休等情況下社保的增減變動(dòng)記錄。3.社保繳費(fèi)憑證，包括銀行扣款回單、社保部門(mén)出具的繳費(fèi)收據(jù)等。4.社保待遇核定表，記錄員工享受的社保待遇（如養(yǎng)老金、醫(yī)療保險(xiǎn)金等）的核定情況。（三）社保變更檔案1.社保信息變更申請(qǐng)表，記錄員工社保信息（如姓名、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、繳費(fèi)基數(shù)等）變更的原因及申請(qǐng)日期。2.相關(guān)證明材料，如身份證變更證明、戶(hù)口遷移證明等。（四）社保待遇申領(lǐng)檔案1.社保待遇申領(lǐng)表，員工申請(qǐng)社保待遇（如養(yǎng)老金領(lǐng)取、失業(yè)金領(lǐng)取、工傷待遇申領(lǐng)等）時(shí)填寫(xiě)的表格。2.相關(guān)證明材料，如退休審批表、失業(yè)證明、工傷認(rèn)定決定書(shū)等。3.待遇支付記錄，包括社保部門(mén)支付待遇的憑證、銀行代發(fā)記錄等。（五）其他相關(guān)檔案1.社保政策文件、法規(guī)宣傳資料等。2.社保工作會(huì)議記錄、培訓(xùn)資料等。3.與社保部門(mén)溝通協(xié)調(diào)的文件、函件等。四、社保檔案的收集與整理（一）收集要求1.人力資源部門(mén)及各部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)收集員工社保相關(guān)資料，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于新入職員工，應(yīng)在入職一個(gè)月內(nèi)完成社保參保資料的收集和歸檔工作。3.對(duì)于員工社保信息變更、待遇申領(lǐng)等業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中產(chǎn)生的資料，應(yīng)在業(yè)務(wù)辦理完成后及時(shí)收集歸檔。（二）整理方法1.按照社保檔案的類(lèi)別和時(shí)間順序進(jìn)行分類(lèi)整理。2.每份檔案應(yīng)編寫(xiě)頁(yè)碼，并制作目錄清單，注明檔案內(nèi)容、頁(yè)碼等信息，便于查找和管理。3.對(duì)于同一員工的社保檔案資料，應(yīng)集中存放，確保檔案的連貫性和完整性。4.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)社保檔案的信息化管理，方便查詢(xún)和調(diào)閱。五、社保檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的社保檔案保管室，確保保管室具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全條件。2.保管室內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、除濕機(jī)、滅火器等。（二）保管期限1.社保檔案的保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期。2.短期檔案保管期限為5年，主要包括社保參保登記表、增減變動(dòng)表等日常業(yè)務(wù)資料。3.中期檔案保管期限為10年，包括社保繳費(fèi)憑證、待遇核定表等重要業(yè)務(wù)資料。4.長(zhǎng)期檔案保管期限為永久，主要包括員工基本信息檔案、社保待遇申領(lǐng)檔案等涉及員工權(quán)益的重要資料。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照類(lèi)別和保管期限分別存放，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。六、社保檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱社保檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《社保檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到人力資源部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.人力資源部門(mén)檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的社保檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案資料的安全和完整。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案資料。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理人員，并在《社保檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱社保檔案的，應(yīng)提前向公司提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，并加蓋單位公章。2.申請(qǐng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，借閱人應(yīng)到人力資源部門(mén)辦理借閱手續(xù)，填寫(xiě)《社保檔案借閱申請(qǐng)表》，并提交有效身份證明。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)審批意見(jiàn)，提供相應(yīng)的社保檔案資料，并與借閱人簽訂《社保檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的社保檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案丟失、損壞等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。5.借閱期滿(mǎn)后，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案資料。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人的責(zé)任。七、社保檔案的保密與安全（一）保密措施1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)社保檔案中涉及員工個(gè)人隱私的信息予以保密。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得擅自向任何單位或個(gè)人泄露社保檔案信息。3.在社保檔案管理工作中，涉及檔案信息的傳遞、存儲(chǔ)、使用等環(huán)節(jié)，應(yīng)采取加密、訪問(wèn)控制等技術(shù)手段，確保信息安全。4.嚴(yán)禁在非工作場(chǎng)所談?wù)撋绫n案信息，不得在公共場(chǎng)所隨意放置社保檔案資料。（二）安全防范1.加強(qiáng)社保檔案保管場(chǎng)所的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、門(mén)禁系統(tǒng)等，確保檔案保管場(chǎng)所的安全。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或安全隱患，應(yīng)及時(shí)修復(fù)或排除。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時(shí)的應(yīng)急處置措施。定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。八、社保檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)社保檔案進(jìn)行鑒定，由人力資源部門(mén)牽頭，財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等相關(guān)人員組成鑒定小組，對(duì)檔案的保管期限、價(jià)值等進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，制定社保檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和流程。對(duì)已過(guò)保管期限的檔案，應(yīng)進(jìn)行逐卷審查，確定是否仍有保存價(jià)值。3.對(duì)于經(jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《社保檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀程序1.檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)將擬銷(xiāo)毀的檔案清單報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，并在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期為[X]個(gè)工作日。公示無(wú)異議后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)