PAGE檔案交接制度制定依據(jù)一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案交接工作，確保檔案的完整性、準確性和安全性，明確交接雙方的責任和義務(wù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間、公司/組織與外部機構(gòu)（如合作伙伴、供應(yīng)商、客戶等）之間涉及檔案交接的各類活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案交接工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標準，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.真實準確原則：交接的檔案應(yīng)真實反映公司/組織的業(yè)務(wù)活動和歷史情況，數(shù)據(jù)準確無誤，內(nèi)容完整無缺。3.及時完整原則：檔案交接應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成，交接過程中確保檔案資料的齊全，不得遺漏重要信息。4.責任明確原則：明確交接雙方的責任，做到職責清晰，避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象，保證檔案交接工作順利進行。二、檔案交接的定義與范圍（一）檔案交接的定義檔案交接是指在公司/組織內(nèi)部不同部門之間或與外部機構(gòu)之間，因工作需要、業(yè)務(wù)變更、機構(gòu)調(diào)整等原因，將檔案的所有權(quán)、保管權(quán)和使用權(quán)從一方轉(zhuǎn)移至另一方的過程。（二）檔案交接的范圍1.各類文件資料：包括但不限于公司/組織的行政文件、業(yè)務(wù)合同、財務(wù)報表、技術(shù)文檔、會議紀要、工作報告等。2.電子檔案：存儲在電子介質(zhì)上的各類檔案，如電子文檔、數(shù)據(jù)庫記錄、電子郵件等。3.實物檔案：具有保存價值的各類實物，如印章、證照、獎杯、獎狀等。4.聲像檔案：照片、錄音、錄像等記錄公司/組織重要活動和事件的聲像資料。三、檔案交接的流程（一）交接準備1.交接申請：交接方應(yīng)提前向接收方提交檔案交接申請，說明交接的原因、檔案的范圍、預(yù)計交接時間等信息。申請應(yīng)采用書面形式，并經(jīng)雙方部門負責人簽字確認。2.檔案整理：交接方在申請獲批后，應(yīng)對擬交接的檔案進行全面整理。按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類編號，編制檔案目錄，確保檔案資料的有序性和完整性。同時，對檔案的內(nèi)容進行核對，確保檔案信息準確無誤。3.交接清單編制：交接方根據(jù)整理后的檔案，編制詳細的檔案交接清單。清單應(yīng)包括檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息，并與檔案目錄一一對應(yīng)。交接清單應(yīng)一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份。（二）交接實施1.現(xiàn)場交接：交接雙方應(yīng)在約定的時間和地點進行現(xiàn)場交接。交接過程中，雙方應(yīng)共同對檔案進行清點、核對，按照交接清單逐一確認檔案的名稱、數(shù)量、內(nèi)容等信息。對于重要檔案或存在疑問的檔案，應(yīng)進行詳細的查閱和核實。2.簽字確認：經(jīng)雙方核對無誤后，交接雙方在檔案交接清單上簽字確認。簽字確認應(yīng)包括交接日期、交接雙方部門名稱、交接雙方負責人姓名等信息。同時，雙方應(yīng)對檔案的完整性和準確性負責，并在交接清單上注明各自的責任范圍。3.交接記錄：交接過程中，應(yīng)安排專人負責記錄交接情況，包括交接時間、地點、參與人員、檔案名稱及數(shù)量、交接過程中發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等。交接記錄應(yīng)形成書面文檔，作為檔案交接的重要憑證，與檔案交接清單一并存檔。（三）交接后的處理1.檔案存儲：接收方應(yīng)按照公司/組織的檔案管理制度，對接收的檔案進行妥善存儲。根據(jù)檔案的性質(zhì)和保管要求，選擇合適的存儲介質(zhì)和存儲地點，確保檔案的安全和完整。2.信息錄入：對于電子檔案，接收方應(yīng)及時將檔案信息錄入公司/組織的檔案管理系統(tǒng)，更新系統(tǒng)中的檔案目錄和相關(guān)信息，確保系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)與實際檔案一致。3.交接總結(jié)：交接完成后，交接雙方應(yīng)對本次檔案交接工作進行總結(jié)?？偨Y(jié)內(nèi)容應(yīng)包括交接過程的順利程度、存在的問題及改進措施等?？偨Y(jié)報告應(yīng)提交給雙方部門負責人及公司/組織檔案管理部門備案。四、檔案交接雙方的職責（一）交接方職責1.檔案整理與準備：負責按照本制度的要求，對擬交接的檔案進行全面整理、分類編號和目錄編制，確保檔案資料的完整性和準確性。2.交接申請與溝通：提前向接收方提交檔案交接申請，與接收方保持密切溝通，協(xié)調(diào)交接工作的時間、地點和方式等事宜。3.現(xiàn)場交接與說明：在交接現(xiàn)場，向接收方詳細介紹檔案的形成背景、內(nèi)容結(jié)構(gòu)、保管情況等信息，解答接收方的疑問。4.問題處理與整改：對于交接過程中發(fā)現(xiàn)的檔案問題，如資料缺失、信息錯誤等，負責及時進行處理和整改，確保檔案符合交接要求。5.協(xié)助接收方：在檔案交接后的一定期限內(nèi)，根據(jù)接收方的需要，協(xié)助接收方對檔案進行查閱、核實等工作。（二）接收方職責1.接收準備：根據(jù)交接方的申請，提前安排好接收檔案的人員和場地，做好接收檔案的各項準備工作。2.現(xiàn)場交接與核對：在交接現(xiàn)場，認真核對交接清單與實際檔案，確保檔案的名稱、數(shù)量、內(nèi)容等信息準確無誤。對發(fā)現(xiàn)的問題及時與交接方溝通協(xié)商，要求交接方進行處理。3.檔案存儲與管理：按照公司/組織的檔案管理制度，對接收的檔案進行妥善存儲和管理，確保檔案的安全和完整。及時將檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，更新系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)。4.問題反饋與跟蹤：對于交接過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時向交接方反饋，并跟蹤問題的處理情況，確保問題得到妥善解決。5.保密責任：對接收的檔案負有保密責任，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，確保檔案信息的安全性。五、檔案交接的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門監(jiān)督：公司/組織檔案管理部門負責對檔案交接工作進行全程監(jiān)督。定期檢查檔案交接申請的審批情況、交接過程的執(zhí)行情況以及交接清單的簽字確認情況等，確保檔案交接工作符合制度要求。2.部門自查：各部門應(yīng)定期對本部門涉及的檔案交接工作進行自查。自查內(nèi)容包括檔案交接流程的執(zhí)行情況、檔案資料的完整性和準確性、交接雙方的職責履行情況等。對于自查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行整改，并將整改情況報告給檔案管理部門。（二）外部監(jiān)督1.法律法規(guī)監(jiān)督：檔案交接工作必須接受國家法律法規(guī)的監(jiān)督。公司/組織應(yīng)確保檔案交接活動符合相關(guān)法律法規(guī)的要求，避免因違法違規(guī)行為導(dǎo)致檔案管理風(fēng)險。2.行業(yè)監(jiān)管：根據(jù)行業(yè)特點和要求，接受相關(guān)行業(yè)主管部門或行業(yè)協(xié)會的監(jiān)督檢查。積極配合行業(yè)監(jiān)管部門的工作，及時整改監(jiān)管部門提出的問題，不斷完善檔案交接制度和管理工作。（三）檢查結(jié)果處理1.問題記錄與通報：對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)詳細記錄問題的性質(zhì)、發(fā)生部門、責任人等信息，并及時進行通報。要求責任部門限期整改，整改情況應(yīng)定期向檔案管理部門報告。2.責任追究：對于因檔案交接工作失誤導(dǎo)致公司/組織利益受損或違反法律法規(guī)的行為，將依法依規(guī)追究相關(guān)責任人的責任。責任追究方式包括但不限于批評教育、警告、罰款、降職、辭退等。六、檔案交接中的保密與安全（一）保密要求1.保密協(xié)議簽訂：在檔案交接前，交接雙方應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方在檔案交接過程中及交接后的保密責任和義務(wù)。保密協(xié)議應(yīng)涵蓋檔案的內(nèi)容、交接過程中涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等信息，確保檔案信息不被泄露。2.保密措施執(zhí)行：交接雙方應(yīng)采取必要的保密措施，確保檔案在交接過程中的安全。如限制接觸檔案的人員范圍、對檔案進行加密存儲和傳輸、在非公開場所進行交接等。對于涉及國家機密或公司/組織核心機密的檔案，應(yīng)按照國家保密法律法規(guī)的要求進行嚴格管理。3.保密監(jiān)督與檢查：公司/組織檔案管理部門應(yīng)定期對檔案交接過程中的保密措施執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。發(fā)現(xiàn)問題及時要求交接雙方進行整改，確保保密工作落實到位。（二）安全保障1.檔案載體安全：對于紙質(zhì)檔案和實物檔案，應(yīng)采取防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施，確保檔案載體的安全。對于電子檔案，應(yīng)加強存儲設(shè)備的管理，定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。2.交接過程安全：在檔案交接現(xiàn)場，應(yīng)確保交接環(huán)境的安全。避免因人員擁擠、操作不當?shù)仍驅(qū)е聶n案損壞或丟失。對于重要檔案的交接，可安排專人負責現(xiàn)場安全保衛(wèi)工作。3.安全責任追究：對于因保管不善或交接過程中的安全事故導(dǎo)致檔案損壞、丟失或泄露的，將依法依規(guī)追究相關(guān)責任人的責任。責任追究應(yīng)根據(jù)事故的嚴重程度和造成的損失大小，給予相應(yīng)的處罰措施。七、檔案交接中的特殊情況處理（一）緊急情況處理1.緊急交接申請：在遇到緊急情況（如自然災(zāi)害、突發(fā)事件導(dǎo)致檔案需要緊急轉(zhuǎn)移等）時，交接方應(yīng)立即向接收方提交緊急檔案交接申請，并說明緊急情況的原因和檔案交接的必要性。2.快速交接程序：接收方在收到緊急交接申請后，應(yīng)立即啟動快速交接程序。簡化交接手續(xù)，優(yōu)先確保檔案的安全轉(zhuǎn)移。交接雙方可通過電話、郵件等方式進行溝通協(xié)調(diào)，確保檔案交接工作在最短時間內(nèi)完成。3.后續(xù)手續(xù)補辦：緊急情況處理完畢后，交接雙方應(yīng)及時補辦檔案交接的相關(guān)手續(xù)，如編制交接清單、簽字確認等。確保檔案交接工作的完整性和規(guī)范性。（二）爭議處理1.爭議協(xié)商解決：在檔案交接過程中，如交接雙方發(fā)生爭議，應(yīng)首先通過協(xié)商解決。雙方應(yīng)本著友好合作的態(tài)度，就爭議問題進行充分溝通和協(xié)商，尋求達成一致的解決方案。2.上級協(xié)調(diào)處理：如協(xié)商無法解決爭議，交接雙方可向上級主管部門或公司/組織檔案管理部門申請協(xié)調(diào)處理。上級部門應(yīng)及時介入，了解爭議情況，組織雙方進行調(diào)解，提出合理的處理意見。3.法律途徑解決：如爭議仍無法通過協(xié)商或上級協(xié)調(diào)解決，交接雙方可依法通過法律途徑解決爭議。在法律訴訟過程中，雙方應(yīng)積極提供相關(guān)證據(jù)，維護自身的合法權(quán)益。八、附則（一）制度解釋本制度由公司/組織檔