PAGE行政檔案管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司各部門及全體員工在行政檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司行政檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立行政檔案管理室，隸屬于[具體部門名稱]，負(fù)責(zé)公司行政檔案的統(tǒng)一管理。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理規(guī)章制度，制定檔案管理工作的具體實(shí)施辦法。2.負(fù)責(zé)公司行政檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等工作，確保檔案的完整和安全。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為公司領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門提供檔案信息。6.負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案庫房的安全。7.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司檔案管理水平。8.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公司的各項(xiàng)工作提供檔案資料支持和服務(wù)。三、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理工作流程和相關(guān)法律法規(guī)。2.檔案管理人員應(yīng)具有較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，確保檔案的安全和完整。3.檔案管理人員應(yīng)具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力和服務(wù)意識(shí)，積極為公司各部門提供檔案查閱和利用服務(wù)。（二）檔案管理人員具體職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等，確保檔案的規(guī)范有序。2.按照檔案管理規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。3.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的安全。4.協(xié)助檔案鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見，并按照規(guī)定程序進(jìn)行檔案銷毀工作。5.負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的收集、整理和上報(bào)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地反映檔案管理工作情況。6.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理工作，做好庫房的清潔衛(wèi)生、溫濕度控制、設(shè)備維護(hù)等工作，確保檔案庫房環(huán)境符合要求。7.積極參與檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。8.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件材料，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等。2.公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。3.公司各類會(huì)議文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。4.公司各項(xiàng)規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等文件材料。5.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件材料。6.公司員工的人事檔案材料，包括員工入職登記表、勞動(dòng)合同、工資表、考核表、獎(jiǎng)懲記錄等。7.公司財(cái)務(wù)檔案材料，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。8.公司固定資產(chǎn)檔案材料，包括固定資產(chǎn)購置合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、折舊清單等。9.公司項(xiàng)目檔案材料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、施工圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。10.公司行政事務(wù)檔案材料，包括辦公用品采購清單、車輛使用記錄、辦公設(shè)備維修記錄等。11.公司對(duì)外宣傳、廣告、公關(guān)等活動(dòng)的文件材料，包括宣傳資料、廣告合同、公關(guān)活動(dòng)方案等。12.其他與公司行政工作相關(guān)的文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的文件材料，并定期移交檔案管理部門。2.檔案收集應(yīng)做到及時(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得遺漏重要文件材料。對(duì)收集到的文件材料應(yīng)進(jìn)行初步整理，確保文件材料的齊全、完整和規(guī)范。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)在形成后及時(shí)收集，并采取必要的措施進(jìn)行保護(hù)，防止文件材料丟失、損壞或泄密。4.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計(jì)。（四）檔案整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，將檔案分為不同的類別，如行政管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、項(xiàng)目管理類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于檔案的查閱和利用。4.裝訂：對(duì)零散的文件材料進(jìn)行裝訂，確保文件材料的整齊和牢固。裝訂應(yīng)使用符合檔案管理要求的裝訂材料，不得使用金屬釘?shù)纫咨P的材料。5.上架：將整理好的檔案上架存放，按照檔案編號(hào)順序排列，便于檔案的保管和查找。五、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司行政檔案分為以下幾類：1.行政管理類：包括公司文件、會(huì)議文件、規(guī)章制度、行政事務(wù)等檔案。2.人事管理類：包括員工人事檔案、招聘錄用、培訓(xùn)教育、績效考核、獎(jiǎng)懲任免等檔案。3.財(cái)務(wù)管理類：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)制度等檔案。4.項(xiàng)目管理類：包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)方案、施工圖紙、竣工驗(yàn)收等檔案。5.固定資產(chǎn)管理類：包括固定資產(chǎn)購置、驗(yàn)收、折舊、處置等檔案。6.合同管理類：包括公司與外部單位簽訂所有合同、協(xié)議、意向書等檔案。7.其他類：包括不屬于上述分類的其他行政檔案。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“類別代碼+年度+流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)，具體如下：類別代碼：采用大寫字母表示檔案類別，如“XZ”表示行政管理類，“RS”表示人事管理類，“CW”表示財(cái)務(wù)管理類，“XM”表示項(xiàng)目管理類，“GD”表示固定資產(chǎn)管理類，“HT”表示合同管理類，“QT”表示其他類。年度：采用公元紀(jì)年的四位數(shù)字表示，如“2023”表示2023年度。流水號(hào)：采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從“001”開始依次編號(hào)。2.例如，行政管理類2023年度的第一份檔案編號(hào)為“XZ2023001”。六、檔案的保管期限（一）保管期限劃分公司行政檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件材料，公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等重要文件材料，公司各類會(huì)議文件材料中的重要決議、紀(jì)要等，公司各項(xiàng)規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等核心文件材料，公司與外部單位簽訂的重要合同、協(xié)議等。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般職能活動(dòng)和工作情況的，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長期保管。保管期限為15年至50年。主要包括公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等一般性文件材料，公司各類會(huì)議文件材料中的一般性決議、紀(jì)要等，公司各項(xiàng)規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等一般性文件材料，公司與外部單位簽訂的一般性合同、協(xié)議等，公司員工的人事檔案材料中的重要部分，公司財(cái)務(wù)檔案材料中的重要部分，公司固定資產(chǎn)檔案材料中的重要部分，公司項(xiàng)目檔案材料中的重要部分等。3.短期保管的檔案：凡是反映公司局部職能活動(dòng)和工作情況的，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。保管期限為5年至15年。主要包括公司行政事務(wù)檔案材料中的一般性文件材料，公司對(duì)外宣傳、廣告、公關(guān)等活動(dòng)的一般性文件材料，公司員工的人事檔案材料中的一般性部分，公司財(cái)務(wù)檔案材料中的一般性部分，公司固定資產(chǎn)檔案材料中的一般性部分，公司項(xiàng)目檔案材料中的一般性部分等。（二）保管期限確定1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、重要程度等因素，按照本規(guī)定確定檔案的保管期限。2.對(duì)于難以確定保管期限的檔案，檔案管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行研究討論，必要時(shí)可咨詢上級(jí)主管部門或檔案行政管理部門的意見，確定合理的保管期限。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱與借閱范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱與其工作相關(guān)的檔案。2.公司外部單位因工作需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱、借閱公司相關(guān)檔案。（二）查閱與借閱手續(xù)1.公司內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號(hào)、查閱或借閱目的、查閱或借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。2.公司外部單位查閱公司檔案，應(yīng)提前向公司提交《檔案查閱申請(qǐng)函》，注明查閱的檔案名稱、編號(hào)、查閱目的、查閱時(shí)間等信息，并加蓋單位公章。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門通知查閱單位前來辦理查閱手續(xù)。查閱單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)查閱，并在檔案管理部門的監(jiān)督下進(jìn)行查閱。查閱結(jié)束后，查閱單位應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)查閱、借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)符合規(guī)定的申請(qǐng)予以批準(zhǔn)，并按照申請(qǐng)內(nèi)容提供檔案查閱或借閱服務(wù)。查閱、借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理登記手續(xù)，記錄查閱或借閱的時(shí)間、人員、檔案名稱、編號(hào)等信息。（三）查閱與借閱要求1.查閱、借閱檔案人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損、抽取、撤換檔案材料。2.查閱、借閱檔案人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。3.查閱、借閱檔案人員不得將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、拍照、錄像檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。八、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀價(jià)值。2.檔案鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織公司相關(guān)部門和人員組成檔案鑒定小組進(jìn)行。檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容、重要程度等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。3.檔案鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行鑒定后，應(yīng)填寫《檔案鑒定意見書》，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、鑒定意見等信息，并由檔案鑒定小組全體成員簽字確認(rèn)。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的安全和徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將《檔案銷毀清冊(cè)》和相關(guān)審批文件進(jìn)行歸檔保存，以備查考。九、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照規(guī)定的格式和時(shí)間要求填報(bào)，并報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，分析檔案管理工作情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)檔案管理工作。（二）檔案移交1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、合并、分立等原因，需要進(jìn)行檔案移交的，應(yīng)按照