PAGE彩色檔案管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司彩色檔案的管理，確保彩色檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的彩色檔案的管理，包括但不限于彩色照片、彩色圖紙、彩色圖表、彩色電子文檔等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司彩色檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負責(zé)收集、整理、保管和提供利用。2.真實性原則：彩色檔案應(yīng)真實反映公司各項活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：確保彩色檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及公司機密的彩色檔案進行妥善保管，防止泄密。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度。2.負責(zé)制定和完善公司彩色檔案管理的各項規(guī)章制度。3.組織開展公司彩色檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用工作。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的彩色檔案管理工作。5.負責(zé)公司彩色檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門彩色檔案的形成、積累和整理工作，并定期向公司檔案管理部門移交。2.配備專（兼）職檔案管理人員，負責(zé)本部門彩色檔案的日常管理工作。3.嚴格遵守公司彩色檔案管理制度，確保本部門彩色檔案的安全和完整。三、彩色檔案的收集（一）收集范圍1.公司各類會議、活動的彩色照片、錄像等資料。2.公司產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)活動中形成的彩色圖紙、圖表、樣本等。3.公司基本建設(shè)項目、技術(shù)改造項目形成的彩色工程圖紙、效果圖、竣工圖等。4.公司對外宣傳、廣告、公關(guān)活動中使用的彩色資料。5.公司員工個人獲得的榮譽證書、獎狀等彩色原件。6.其他具有保存價值的彩色檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的彩色檔案收集齊全，并按照規(guī)定進行整理。2.對于重要的彩色檔案，應(yīng)在形成后[X]個工作日內(nèi)移交公司檔案管理部門。3.收集的彩色檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、剪裁、拼接。四、彩色檔案的整理（一）分類標準1.按年度分類：將彩色檔案按形成年度進行分類。2.按機構(gòu)分類：根據(jù)公司內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置，將彩色檔案按部門進行分類。3.按問題分類：根據(jù)彩色檔案的內(nèi)容，將其分為不同的問題類別，如會議類、業(yè)務(wù)類、工程類等。4.按保管期限分類：根據(jù)彩色檔案的重要程度和保存價值，將其分為永久、長期、短期三類。（二）整理方法1.照片整理對照片進行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。填寫照片說明，包括照片的拍攝時間、地點、人物、事件等信息。將照片按照分類標準進行排列，并裝入相冊或照片檔案盒。2.圖紙整理對圖紙進行折疊，使其符合檔案盒的尺寸要求。在圖紙上加蓋歸檔章，注明圖紙名稱、編號、日期、歸檔部門等信息。將圖紙按照分類標準進行排列，并裝入圖紙檔案袋。3.電子文檔整理對電子文檔進行命名，命名應(yīng)規(guī)范、準確，便于識別和查找。建立電子文檔目錄，記錄電子文檔的名稱、存儲位置、日期等信息。將電子文檔按照分類標準進行存儲，并定期進行備份。（三）編目1.編制彩色檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、保管期限、存放位置等信息。2.目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，另一份單獨成冊，便于查閱。五、彩色檔案的鑒定（一）鑒定組織成立由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和相關(guān)專家組成的彩色檔案鑒定小組，負責(zé)對公司彩色檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.重要性標準：根據(jù)彩色檔案對公司生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、歷史研究等方面的重要程度進行鑒定。2.完整性標準：檢查彩色檔案是否齊全、完整，是否能夠反映公司相關(guān)活動的全貌。3.準確性標準：核實彩色檔案的內(nèi)容是否真實、準確，有無虛假信息。4.時效性標準：根據(jù)彩色檔案的形成時間和保存價值，判斷其是否仍具有利用價值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對庫存彩色檔案進行清查，提出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對需要鑒定的檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定標準確定檔案的保管期限。3.對已到保管期限的檔案，鑒定小組應(yīng)進行復(fù)審，決定是否繼續(xù)保存或銷毀。4.鑒定結(jié)果應(yīng)形成書面報告，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后執(zhí)行。六、彩色檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放彩色檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案盒、相冊、光盤柜等。2.定期對檔案保管設(shè)備進行檢查和維護，確保其正常使用。（三）檔案存放1.按照分類標準和編號順序，將彩色檔案存放在檔案架或檔案盒內(nèi)。2.對于電子檔案，應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并建立備份制度，定期進行備份。3.對重要的彩色檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對彩色檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的完整和安全。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進行處理。七、彩色檔案的利用（一）利用原則1.嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密制度，確保彩色檔案的安全。2.堅持方便利用、提高效率的原則，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策和歷史研究等提供服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱彩色檔案，應(yīng)填寫《彩色檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到檔案管理部門查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱彩色檔案的，應(yīng)填寫《彩色檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：如需復(fù)制彩色檔案，應(yīng)填寫《彩色檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人批準后，由檔案管理部門安排專人進行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門公章，并注明出處。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立彩色檔案利用登記制度，對利用檔案的時間、人員、內(nèi)容、用途等進行詳細記錄。2.利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱。八、彩色檔案的數(shù)字化（一）數(shù)字化目的為提高彩色檔案的管理效率和利用水平，實現(xiàn)彩色檔案的遠程查閱和共享，公司應(yīng)逐步推進彩色檔案的數(shù)字化工作。（二）數(shù)字化范圍根據(jù)公司實際情況，確定彩色檔案數(shù)字化的范圍，優(yōu)先對重要的、利用率高的彩色檔案進行數(shù)字化。（三）數(shù)字化流程1.掃描：采用專業(yè)的掃描設(shè)備，對彩色檔案進行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理：對掃描圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化后的彩色檔案圖像與對應(yīng)的目錄信息進行掛接，建立索引關(guān)系。4.存儲：將數(shù)字化后的彩色檔案存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行備份。5.驗收：對數(shù)字化后的彩色檔案進行驗收，確保數(shù)字化質(zhì)量符合要求。（四）數(shù)字化管理1.建立數(shù)字化彩色檔案管理制度，規(guī)范數(shù)字化工作流程和操作要求。2.加強對數(shù)字化設(shè)備和存儲設(shè)備的管理，定期進行維護和檢查，確保設(shè)備正常運行。3.對數(shù)字化彩色檔案進行分類管理，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保檔案信息安全。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司檔案管理部門負責(zé)對各部門的彩色檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.彩色檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.彩色檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等工作的開展情況。3.彩色檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況。4.彩色檔案信息化建設(shè)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門每年至少組織一次對各部門彩色檔案管理工作的全面檢查。2.不定期抽查：檔案管理部門根據(jù)工作需要，不定期對各部門的彩色檔案管理工作進行抽查。3.專項檢查：針對彩色檔案管理中的突出問題或重要事項，組織專項檢查。（四）檢查結(jié)果處理1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時向責(zé)任部門發(fā)出整改通知，要求限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)認真落實整改措施，按時提交整