PAGE參戰(zhàn)老兵檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)參戰(zhàn)老兵檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，維護(hù)參戰(zhàn)老兵的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所涉及的參戰(zhàn)老兵檔案管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映參戰(zhàn)老兵的實(shí)際經(jīng)歷和情況。2.完整性原則：全面收集參戰(zhàn)老兵的各類相關(guān)資料，確保檔案資料齊全。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)參戰(zhàn)老兵的個人隱私和檔案信息安全，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案管理操作。二、檔案內(nèi)容（一）基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌。2.入伍時間、退伍時間、服役部隊(duì)番號及職務(wù)。（二）參戰(zhàn)經(jīng)歷1.參加戰(zhàn)役、戰(zhàn)斗的名稱、時間、地點(diǎn)。2.在戰(zhàn)役、戰(zhàn)斗中的具體表現(xiàn)，如立功受獎情況等。（三）個人榮譽(yù)1.獲得的各級各類榮譽(yù)稱號及證書。2.表彰獎勵的文件及相關(guān)材料。（四）醫(yī)療健康狀況1.因參戰(zhàn)導(dǎo)致的傷病情況記錄。2.歷次就醫(yī)診斷證明、病歷等。（五）生活狀況1.家庭情況，包括家庭成員信息。2.經(jīng)濟(jì)收入、生活困難情況及相關(guān)證明材料。（六）其他相關(guān)資料1.個人申請、訴求材料。2.與參戰(zhàn)經(jīng)歷相關(guān)的照片、影像資料等。三、檔案收集（一）主動收集1.定期與參戰(zhàn)老兵及其家屬溝通聯(lián)系，了解他們掌握的新信息，及時收集補(bǔ)充到檔案中。2.關(guān)注政府部門、軍隊(duì)系統(tǒng)發(fā)布的與參戰(zhàn)老兵相關(guān)的政策文件、信息通報(bào)等，主動收集可能與老兵檔案有關(guān)的內(nèi)容。（二）被動接收1.接收參戰(zhàn)老兵本人或其家屬主動提交的檔案材料，要求提交人填寫材料清單及說明提交時間、來源等信息。2.接收政府相關(guān)部門、軍隊(duì)移交的涉及參戰(zhàn)老兵的檔案資料，并辦理交接手續(xù)，詳細(xì)記錄交接內(nèi)容、時間、雙方經(jīng)手人等信息。四、檔案整理（一）分類按照檔案內(nèi)容的類別，將參戰(zhàn)老兵檔案分為基本信息類、參戰(zhàn)經(jīng)歷類、個人榮譽(yù)類、醫(yī)療健康類、生活狀況類、其他相關(guān)資料類等六大類。（二）編號為每一份參戰(zhàn)老兵檔案編制唯一的檔案編號，編號規(guī)則為：“參戰(zhàn)老兵”首字母“CZLB”加上年份（四位）再加上流水號（四位），例如：CZLB20230001。（三）編目1.編制檔案目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號、類別、題名、日期、頁數(shù)等信息。2.按照檔案目錄順序?qū)n案材料依次排列，每一類材料前插入相應(yīng)的類目標(biāo)簽。（四）裝訂1.對于紙張規(guī)格統(tǒng)一、厚度適中的檔案材料，采用左側(cè)三孔一線裝訂法，確保裝訂牢固、整齊。2.對于紙張規(guī)格差異較大或不宜裝訂的材料，如照片、較大幅面的文件等，采用專用檔案袋或文件夾進(jìn)行封裝，并在袋口或文件夾上標(biāo)注相關(guān)信息。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.庫房內(nèi)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.采用密集架存放檔案，按照檔案編號順序排列，便于查找和管理。2.對電子檔案進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)采用光盤、移動硬盤等，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和更新，確保數(shù)據(jù)安全。（三）保管期限1.參戰(zhàn)老兵檔案為永久性保管檔案，無期限限制。2.對于檔案中涉及的時效性材料，如近期的醫(yī)療診斷證明、生活困難補(bǔ)助申請等，在相關(guān)事項(xiàng)辦結(jié)后，仍需長期保存，以備后續(xù)查閱核實(shí)。（四）定期檢查1.每月對檔案庫房進(jìn)行一次巡查，檢查庫房設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況、檔案存放狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并報(bào)告處理。2.每年對檔案進(jìn)行一次全面清查，核對檔案數(shù)量、編號、內(nèi)容等是否準(zhǔn)確完整，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行詳細(xì)記錄并采取相應(yīng)的整改措施。六、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部經(jīng)授權(quán)的工作人員因工作需要可查閱參戰(zhàn)老兵檔案。2.政府相關(guān)部門、司法機(jī)關(guān)等因履行法定職責(zé)，依照法定程序可查閱相關(guān)檔案。3.參戰(zhàn)老兵本人及其直系親屬憑有效身份證件可查閱本人檔案。（二）查閱流程1.查閱人填寫《參戰(zhàn)老兵檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，確定是否允許查閱，并安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。4.查閱人在指定地點(diǎn)查閱檔案，查閱過程中不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，如需復(fù)印相關(guān)材料，需經(jīng)檔案管理部門同意并登記。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員對檔案進(jìn)行核對檢查，確保檔案完整無損。（三）查閱記錄1.建立《參戰(zhàn)老兵檔案查閱登記簿》，詳細(xì)記錄查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、查閱目的、審批意見等信息。2.查閱記錄應(yīng)長期保存，以備后續(xù)查詢和審計(jì)。七、檔案借閱（一）借閱權(quán)限1.因特殊工作需要，經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，本公司/組織內(nèi)部工作人員可借閱參戰(zhàn)老兵檔案。2.政府相關(guān)部門、司法機(jī)關(guān)等因履行法定職責(zé)，依照法定程序可借閱相關(guān)檔案，但需提前辦理借閱手續(xù)。（二）借閱流程1.借閱人填寫《參戰(zhàn)老兵檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人提供檔案，并與借閱人簽訂《參戰(zhàn)老兵檔案借閱承諾書》，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和保密責(zé)任。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、污損、抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印相關(guān)材料，需經(jīng)檔案管理部門同意并登記。5.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查核對，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報(bào)告并追究借閱人的責(zé)任。（三）借閱記錄1.建立《參戰(zhàn)老兵檔案借閱登記簿》，記錄借閱日期、借閱人姓名、所在部門、借閱內(nèi)容、借閱期限、歸還時間、審批意見等信息。2.借閱記錄應(yīng)長期保存，以便對檔案借閱情況進(jìn)行跟蹤和管理。八、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。3.查閱和借閱檔案時，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，無關(guān)人員不得在場。4.對涉及國家機(jī)密、個人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密存儲、專人保管等。（二）保密教育1.定期對檔案管理人員進(jìn)行保密知識培訓(xùn)，提高保密意識和技能。2.在新員工入職培訓(xùn)中，加入檔案保密相關(guān)內(nèi)容，使全體員工了解檔案保密的重要性和要求。（三）違規(guī)處理1.對于違反檔案保密制度，泄露檔案信息的人員，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、記過、降職、撤職等處分。2.如因泄露檔案信息給參戰(zhàn)老兵造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。九、檔案信息化管理（一）數(shù)字化掃描1.對參戰(zhàn)老兵檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，確保掃描圖像清晰可讀。2.掃描后的電子文件應(yīng)按照檔案分類進(jìn)行存儲，文件名應(yīng)與紙質(zhì)檔案編號一致，并建立相應(yīng)的電子索引目錄。（二）數(shù)據(jù)錄入1.對檔案中的文字信息進(jìn)行準(zhǔn)確錄入，錄入人員應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的培訓(xùn)，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。2.錄入完成后，應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)核對，對發(fā)現(xiàn)的錯誤及時進(jìn)行修正。（三）系統(tǒng)管理1.建立參戰(zhàn)老兵檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能。2.系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理功能，不同人員根據(jù)其職責(zé)權(quán)限訪問相應(yīng)的檔案信息。3.定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（四）信息安全1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.用戶登錄系統(tǒng)應(yīng)采用身份認(rèn)證和加密傳輸技術(shù)，確保用戶信息安全。3.對系統(tǒng)操作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識，規(guī)范操作流程。十、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.堅(jiān)持全面審查、客觀公正的原則，對檔案的保存價值進(jìn)行綜合評估。2.充分考慮參戰(zhàn)老兵檔案的特殊性和歷史意義，確保重要檔案得到妥善保存。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專家、法律專業(yè)人員等組成，負(fù)責(zé)對參戰(zhàn)老兵檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容重要性、歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值等因素，確定檔案的保存價值。2.對于已失去保存價值的檔案，如重復(fù)的、無關(guān)緊要的材料等，可考慮進(jìn)行銷毀。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行清理，篩選出可能需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對清單中的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的保存價值。3.對確定為無保存價值的檔案，填寫《參戰(zhàn)老兵檔案銷毀審批表》，詳細(xì)說明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。4.《參戰(zhàn)老兵檔案銷毀審批表》經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。（五）銷毀方式1.對于紙質(zhì)檔案，采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，并確保銷毀徹底。2.對于電子檔案，采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行銷毀，并對存儲介質(zhì)進(jìn)行