PAGE人事檔案檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司人事檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司人力資源管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：人事檔案內容必須真實、準確、完整，如實反映員工的基本情況、工作經歷、業(yè)績表現(xiàn)等。2.保密性原則：嚴格遵守國家有關檔案保密的法律法規(guī)，對人事檔案信息予以保密，防止信息泄露。3.完整性原則：全面收集員工在各個階段形成的各類材料，保證檔案內容的完整性。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動、職務晉升、獎懲等情況，及時更新檔案內容，保持檔案的時效性。二、檔案管理職責（一）人力資源部門職責1.負責制定和完善人事檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理公司員工的人事檔案，負責檔案的收集、整理、鑒別、歸檔、保管、查閱、轉遞等工作。3.定期對人事檔案進行清查核對，確保檔案的準確性和完整性。4.按照有關規(guī)定，做好人事檔案的信息化建設工作，提高檔案管理效率。5.負責向公司內部有關部門和人員提供檔案查閱服務，并根據(jù)規(guī)定做好檔案借閱的登記和歸還工作。6.對下屬部門的人事檔案管理工作進行指導和監(jiān)督。（二）各部門職責1.負責本部門員工檔案材料的收集、整理，并及時移交人力資源部門。2.協(xié)助人力資源部門做好檔案的查閱、借閱等工作，按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。3.嚴格遵守人事檔案管理制度，不得擅自涂改、銷毀、偽造員工檔案材料。三、檔案內容（一）員工基本信息1.員工個人簡歷，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.身份證、學歷學位證書、專業(yè)技術資格證書、職業(yè)資格證書等復印件。3.員工入職登記表、勞動合同、崗位變動記錄等。（二）工作經歷1.員工在公司及其他單位的工作經歷，包括入職時間、離職時間、工作崗位、工作職責、工作業(yè)績等。2.培訓經歷，包括培訓課程名稱、培訓時間、培訓機構等。3.參加項目情況，包括項目名稱、項目起止時間、擔任角色、項目成果等。（三）考核與獎懲1.年度考核、季度考核等各類考核結果。2.獲得的獎勵，包括榮譽稱號、表彰文件、獎勵證書等。3.受到的處罰，包括違紀通報、處分決定等。（四）薪酬福利1.工資變動記錄，包括調薪時間、調薪原因、調薪幅度等。2.福利享受情況，如社會保險、住房公積金、帶薪年假、病假等。（五）其他材料1.員工的體檢報告。2.員工的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、述職報告等。3.其他與員工個人相關的重要材料。四、檔案收集與整理（一）收集1.人力資源部門定期向各部門收集員工新增檔案材料，各部門應指定專人負責此項工作，并按照規(guī)定的時間和要求將材料移交人力資源部門。2.員工個人應及時向所在部門提交需要歸檔的材料，如學歷學位證書變更、獎懲情況發(fā)生變化等。3.對于外部機構出具的證明材料、證書等，應確保其真實性和有效性，并及時歸檔。（二）整理1.人力資源部門檔案管理人員按照檔案內容的分類，對收集到的材料進行整理。2.每份材料應保持完整、清潔，去除無關的附件和訂書釘?shù)取?.按照檔案編號順序，將材料依次排列，對于同一類材料，應按照時間順序排列。4.對每份材料進行編號，并在檔案目錄中詳細記錄材料名稱、編號、日期、來源等信息。五、檔案鑒別與歸檔（一）鑒別1.檔案管理人員對收集到的材料進行鑒別，確保材料的真實性、完整性和有效性。2.對于不符合要求的材料，如字跡模糊、內容虛假、手續(xù)不全等，應及時與相關部門或人員核實，要求補充或更換。3.鑒別過程中發(fā)現(xiàn)的問題應詳細記錄，并向人力資源部門負責人報告。（二）歸檔1.經過鑒別合格的材料，按照檔案管理的要求進行歸檔。2.將每份材料放入檔案袋或檔案盒中，并在檔案袋或檔案盒上標明員工姓名、檔案編號等信息。3.按照檔案類別和編號順序，將檔案袋或檔案盒存放在檔案柜中，確保檔案存放整齊、有序。六、檔案保管（一）保管場所1.公司設立專門的人事檔案保管室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案保管室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關規(guī)定。（二）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。2.對破損、褪色的檔案材料應及時進行修復或復制。3.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失或損壞。4.對電子檔案應進行備份，并定期進行數(shù)據(jù)維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和可讀取性。七、檔案查閱與借閱（一）查閱1.公司內部因工作需要查閱人事檔案的，應填寫《人事檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等，經所在部門負責人簽字同意后，報人力資源部門負責人審批。2.人力資源部門檔案管理人員根據(jù)審批意見，為查閱人員提供檔案查閱服務，并在《人事檔案查閱登記表》上記錄查閱情況。3.查閱人員應在指定的檔案查閱室進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱室。查閱時應愛護檔案，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。4.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《人事檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱人事檔案的，應填寫《人事檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經所在部門負責人簽字同意后，報人力資源部門負責人審批。2.人力資源部門負責人根據(jù)審批意見，決定是否批準借閱。如批準借閱，應在《人事檔案借閱登記表》上記錄借閱情況，并向借閱人員發(fā)放檔案。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復印、拍照、傳播檔案內容。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案是否完整、有無損壞，確認無誤后，在《人事檔案借閱登記表》上簽字注銷。八、檔案轉遞（一）轉遞原因1.員工離職、調動工作單位等原因，需要轉遞人事檔案。2.根據(jù)國家有關規(guī)定，需要將檔案轉遞到相關部門或機構。（二）轉遞程序1.人力資源部門收到員工離職或調動通知后，及時整理員工檔案，確保檔案材料齊全、完整。2.在檔案袋或檔案盒上加蓋“人事檔案轉遞章”，并填寫《人事檔案轉遞通知單》，注明轉遞原因、轉遞單位、檔案內容等信息。3.通過機要交通、專人送取或郵政特快專遞等方式將檔案轉遞到接收單位，并要求接收單位在《人事檔案轉遞回執(zhí)》上簽字確認。4.人力資源部門檔案管理人員及時將轉遞情況記錄在員工檔案信息系統(tǒng)中，并更新檔案狀態(tài)。九、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲、檢索、統(tǒng)計和分析。2.提高檔案管理工作的效率和準確性，為公司人力資源決策提供及時、準確的數(shù)據(jù)支持。（二）信息化管理內容1.將員工的基本信息、工作經歷、考核獎懲、薪酬福利等檔案內容錄入信息化管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.對電子檔案進行分類、編號、標注，確保電子檔案與紙質檔案的一致性和對應性。3.利用信息化管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案的快速檢索和查詢，提高檔案利用效率。4.定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，加強系統(tǒng)安全管理，設置用戶權限，防止數(shù)據(jù)泄露。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握人事檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.嚴格遵守信息化管理系統(tǒng)的使用規(guī)定，不得擅自修改、刪除系統(tǒng)數(shù)據(jù)。3.定期對信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。十、檔案保密與安全（一）保密措施1.對涉及員工個人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案材料，嚴格保密。2.檔案管理人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。3.限制檔案查閱和借閱范圍，未經授權不得向無關人員透露檔案內容。4.在檔案查閱和借閱過程中，采取必要的保密措施，如對查閱場所進行限制、對借閱檔案進行登記等。（二）安全管理1.加強檔案保管場所的安全防范，安裝監(jiān)控設備、防盜報警裝置等設施。2.定期對檔案保管場所進行安全檢查，消除安全隱患。3.對檔案管理人員進行安全教育，提高安全意識，防止因人為疏忽導致檔案安全事故。4.制定檔案安全應急預案，如發(fā)生火災、水災、失竊等突發(fā)事件，應及時采取措施，保護檔案安全，并向上級主管部門報告。十一、檔案統(tǒng)計與分析（一）統(tǒng)計內容1.員工檔案數(shù)量統(tǒng)計，包括在職員工檔案數(shù)量、離職員工檔案數(shù)量等。2.檔案材料類別統(tǒng)計，如基本信息材料、工作經歷材料、考核獎懲材料等各類材料的數(shù)量。3.檔案查閱和借閱情況統(tǒng)計，包括查閱次數(shù)、借閱次數(shù)、查閱人員和借閱人員分布等。（二）分析方法1.通過對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的分析，了解公司員工隊伍的基本情況、結構特點、發(fā)展趨勢等。2.分析檔案查閱和借閱情況，掌握公司內部對檔案信息的需求狀況，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。3.結合公司人力資源管理工作的實際情況，對檔案數(shù)據(jù)進行深入分析，為人力資源決策提供支持，如人員招聘、培訓、晉升、績效考核等方面的決策。（三）統(tǒng)計與分析報告1.檔案管理人員定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行整理和分析，撰寫檔案統(tǒng)