PAGE學(xué)生檔案保管制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)生檔案的科學(xué)管理，確保學(xué)生檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和教育行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所接收、管理的各類學(xué)生檔案，包括但不限于全日制學(xué)生檔案、非全日制學(xué)生檔案以及各類培訓(xùn)學(xué)員檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)生檔案由專門的檔案管理部門集中保管，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活、獎(jiǎng)懲等實(shí)際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。3.完整性原則確保檔案材料齊全完整，不遺漏重要信息，保證檔案的歷史連續(xù)性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，保護(hù)學(xué)生個(gè)人隱私，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則在確保檔案安全和保密的前提下，提供便捷的檔案查閱、借閱服務(wù)，滿足合理利用需求。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置設(shè)立專門的學(xué)生檔案管理科室，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善學(xué)生檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等工作。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。4.定期對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行清查和核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理和共享。6.配合學(xué)校、教育主管部門及其他相關(guān)單位的檔案檢查、審計(jì)等工作。7.對(duì)違反檔案管理制度的行為進(jìn)行糾正和處理，情節(jié)嚴(yán)重的依法依規(guī)追究責(zé)任。三、檔案管理人員職責(zé)（一）基本要求檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉教育行業(yè)相關(guān)法律法規(guī)和政策，責(zé)任心強(qiáng)，工作認(rèn)真細(xì)致。（二）具體職責(zé)1.負(fù)責(zé)接收學(xué)生檔案材料，對(duì)接收的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案材料齊全、完整、真實(shí)。2.按照檔案整理規(guī)范，對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、編目等整理工作，建立檔案目錄和索引。3.將整理好的學(xué)生檔案及時(shí)歸檔，妥善保管在專用的檔案庫房或檔案柜中，確保檔案安全。4.負(fù)責(zé)檔案的日常查閱、借閱登記工作，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，跟蹤檔案使用情況，及時(shí)催還。5.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決，確保檔案的完好無損。6.負(fù)責(zé)檔案信息化錄入工作，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，及時(shí)更新檔案信息。7.協(xié)助檔案管理部門負(fù)責(zé)人開展檔案管理相關(guān)工作，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍卡、成績單、獎(jiǎng)懲記錄、體檢表、畢業(yè)生登記表等學(xué)籍檔案材料。2.學(xué)生個(gè)人簡歷、社會(huì)實(shí)踐報(bào)告、實(shí)習(xí)報(bào)告、論文、證書等學(xué)習(xí)成果檔案材料。3.學(xué)生黨團(tuán)組織關(guān)系材料、政治歷史情況審查材料等思想政治檔案材料。4.其他與學(xué)生學(xué)習(xí)、生活相關(guān)的重要材料，如特殊困難證明、榮譽(yù)證書、競賽獲獎(jiǎng)證書等。（二）檔案收集時(shí)間1.新生入學(xué)時(shí)，按照學(xué)校要求及時(shí)收集學(xué)生的入學(xué)檔案材料。2.學(xué)生在校期間，根據(jù)學(xué)校通知或檔案管理部門要求，定期收集各類檔案補(bǔ)充材料。3.學(xué)生畢業(yè)時(shí)，按照學(xué)校規(guī)定的時(shí)間和要求，收集畢業(yè)生的畢業(yè)檔案材料。（三）檔案收集要求1.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，由學(xué)生本人或相關(guān)部門如實(shí)提供，不得偽造、篡改。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、格式規(guī)范、簽字蓋章齊全，不符合要求的應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或更正。3.檔案材料應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的紙張和檔案袋，按照規(guī)定順序排列整齊。4.檔案收集過程中，應(yīng)做好交接記錄，明確交接雙方的責(zé)任。（四）檔案整理流程1.分類按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和類別，將學(xué)生檔案分為學(xué)籍檔案、學(xué)習(xí)成果檔案、思想政治檔案等類別。2.編號(hào)為每一份學(xué)生檔案編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于管理和查詢。3.裝訂將各類檔案材料按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保材料牢固、整齊，便于查閱和保管。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、學(xué)生姓名、專業(yè)、年級(jí)、檔案內(nèi)容清單等信息，建立檔案索引，方便快速查找檔案。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，分類存放檔案，便于查找和管理。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別、年度、學(xué)號(hào)等順序排列存放，建立檔案存放位置索引，便于快速查找。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期更換，確保數(shù)據(jù)安全。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，按照相同的分類和編號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)管理。3.對(duì)重要的學(xué)生檔案應(yīng)采取特殊保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等，防止檔案信息丟失或損壞。（三）保管期限1.學(xué)生在校期間形成的檔案材料，保管期限為學(xué)生畢業(yè)后[X]年。2.學(xué)生畢業(yè)后的檔案材料，按照國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校要求確定保管期限，一般為永久保管。（四）檔案清查與核對(duì)1.定期對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題，如檔案材料缺失、損壞、信息錯(cuò)誤等，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取措施進(jìn)行補(bǔ)充、修復(fù)或更正。3.每[X]年對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行一次核對(duì)，與學(xué)校、學(xué)生本人或相關(guān)部門核對(duì)檔案信息，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.學(xué)生本人有權(quán)查閱自己的檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.學(xué)校內(nèi)部相關(guān)部門因工作需要查閱學(xué)生檔案的，應(yīng)填寫《學(xué)生檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可查閱。3.教育主管部門、司法機(jī)關(guān)等因工作需要查閱學(xué)生檔案的，應(yīng)出具正式的查閱函件，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《學(xué)生檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，查閱人持申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的查閱內(nèi)容，在指定地點(diǎn)查閱檔案，查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。4.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)在檔案查閱登記簿上簽字確認(rèn)，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還原位。（三）借閱權(quán)限1.一般情況下，學(xué)生檔案不對(duì)外借閱。特殊情況確需借閱的，應(yīng)嚴(yán)格按照審批程序辦理。2.學(xué)校內(nèi)部相關(guān)部門因工作需要借閱學(xué)生檔案的，應(yīng)填寫《學(xué)生檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還時(shí)間等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。3.教育主管部門、司法機(jī)關(guān)等因工作需要借閱學(xué)生檔案的，應(yīng)出具正式的借閱函件，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。（四）借閱程序1.借閱人填寫《學(xué)生檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的借閱內(nèi)容，將檔案取出，與借閱人當(dāng)面核對(duì)檔案數(shù)量和內(nèi)容，辦理借閱登記手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。借閱期限屆滿，應(yīng)按時(shí)歸還檔案。4.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因，追究借閱人的責(zé)任。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露學(xué)生檔案中的任何信息。2.對(duì)涉及學(xué)生個(gè)人隱私的檔案材料，如成績單、體檢表、獎(jiǎng)懲記錄等，應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)學(xué)生本人同意，不得向任何單位或個(gè)人提供。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱、借閱人遵守保密規(guī)定，不得在非指定地點(diǎn)查閱、討論檔案內(nèi)容。4.對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)采取安全防護(hù)措施，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法訪問。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，安裝防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施，定期檢查維護(hù)，確保設(shè)施正常運(yùn)行。2.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件發(fā)生時(shí)的應(yīng)急處置措施，定期組織演練，提高應(yīng)急處置能力。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理操作規(guī)程，不得違規(guī)操作，防止因操作不當(dāng)導(dǎo)致檔案損壞或丟失。4.對(duì)檔案管理工作中涉及的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)介質(zhì)等，應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)安全。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和教育行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果真實(shí)可靠。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檢查檔案材料是否齊全、真實(shí)，信息是否準(zhǔn)確。2.檔案的保管期限，根據(jù)國家規(guī)定和學(xué)校要求，確定檔案是否超過保管期限。3.檔案的利用價(jià)值，評(píng)估檔案對(duì)學(xué)校、教育主管部門及其他相關(guān)單位的參考作用和利用價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價(jià)值的學(xué)生檔案，應(yīng)填寫《學(xué)生檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案編號(hào)、學(xué)生姓名、專業(yè)、年級(jí)、銷毀原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)