PAGE擬寫檔案收集工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案收集工作的規(guī)范化、制度化建設(shè)，確保公司各類檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、積累、整理和移交過程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的科學(xué)性、系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則檔案收集工作應(yīng)確保所收集檔案內(nèi)容的真實(shí)性，如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則全面收集公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案，保證檔案的齊全完整，避免重要檔案的遺漏。4.及時(shí)性原則各部門及員工應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的文件材料移交檔案管理部門，確保檔案收集的時(shí)效性，防止檔案積壓和散失。二、檔案收集范圍（一）行政管理類檔案1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等。2.公司行政辦公會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。3.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。4.公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件。5.公司對(duì)外發(fā)布的公告、通知、函件等文件。6.公司與上級(jí)主管部門、政府部門及其他單位的往來文件。7.公司行政事務(wù)處理過程中形成的各類文件，如請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、合同等。（二）人力資源管理類檔案1.員工招聘、錄用、調(diào)動(dòng)、離職等相關(guān)文件，包括招聘啟事、應(yīng)聘人員簡(jiǎn)歷、錄用通知、調(diào)動(dòng)審批表、離職證明等。2.員工績(jī)效考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等相關(guān)文件，如績(jī)效考核表、獎(jiǎng)勵(lì)證書及審批文件、培訓(xùn)計(jì)劃及總結(jié)等。3.員工工資、福利、社會(huì)保險(xiǎn)等相關(guān)文件，如工資表及發(fā)放記錄、福利政策文件、社保繳納憑證等。4.員工勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)禁止協(xié)議等文件。5.公司人力資源規(guī)劃、人才培養(yǎng)計(jì)劃等文件。（三）財(cái)務(wù)管理類檔案1.公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告及相關(guān)報(bào)表。2.公司財(cái)務(wù)管理制度、會(huì)計(jì)核算辦法等文件。3.公司各類財(cái)務(wù)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案，包括原始憑證、記賬憑證、總賬、明細(xì)賬、日記賬、財(cái)務(wù)報(bào)表等。4.公司稅務(wù)申報(bào)、繳納等相關(guān)文件，如納稅申報(bào)表、稅務(wù)發(fā)票等。5.公司審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告等文件。6.公司資金籌集、使用、分配等相關(guān)文件，如借款合同、投資協(xié)議、資金使用審批文件等。（四）市場(chǎng)營(yíng)銷類檔案1.市場(chǎng)調(diào)研分析報(bào)告、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等文件。2.公司產(chǎn)品宣傳資料、廣告策劃方案、宣傳活動(dòng)記錄等文件。3.公司客戶信息檔案，包括客戶基本資料、合作項(xiàng)目記錄、客戶反饋意見等。4.公司銷售合同、訂單、發(fā)貨單、收款記錄等文件。5.公司市場(chǎng)推廣活動(dòng)計(jì)劃、總結(jié)、評(píng)估報(bào)告等文件。6.公司競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手分析報(bào)告、行業(yè)動(dòng)態(tài)信息等文件。（五）生產(chǎn)管理類檔案1.生產(chǎn)計(jì)劃及執(zhí)行情況報(bào)告，包括年度生產(chǎn)計(jì)劃、月度生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)進(jìn)度報(bào)表等。2.生產(chǎn)工藝文件、操作規(guī)程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等文件。3.生產(chǎn)設(shè)備檔案，包括設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備維修記錄、設(shè)備報(bào)廢審批文件等。4.生產(chǎn)原材料采購(gòu)合同、進(jìn)貨檢驗(yàn)記錄、庫(kù)存盤點(diǎn)記錄等文件。5.生產(chǎn)過程中的質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、不合格品處理記錄等文件。6.生產(chǎn)安全管理文件，包括安全生產(chǎn)制度、安全檢查記錄、事故報(bào)告及處理文件等。（六）技術(shù)研發(fā)類檔案1.公司技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告等文件。2.技術(shù)研發(fā)過程中形成的各類技術(shù)文件，如設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、測(cè)試記錄等。3.技術(shù)研發(fā)成果鑒定文件、專利申請(qǐng)文件、軟件著作權(quán)登記文件等。4.技術(shù)合作協(xié)議、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同等文件。5.公司技術(shù)研發(fā)團(tuán)隊(duì)建設(shè)、技術(shù)培訓(xùn)等相關(guān)文件。（七）項(xiàng)目管理類檔案1.項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃書等文件。2.項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文件，如項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目變更記錄、項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目協(xié)調(diào)文件等。3.項(xiàng)目驗(yàn)收文件，包括項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收證書等。4.項(xiàng)目相關(guān)的合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件等文件。5.項(xiàng)目文檔管理計(jì)劃、文檔清單等文件。（八）其他類檔案1.公司獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案的相關(guān)資料。2.公司舉辦的重大活動(dòng)、會(huì)議、慶典等活動(dòng)的照片、視頻、音頻等資料。3.公司與其他單位簽訂的戰(zhàn)略合作協(xié)議、框架協(xié)議等文件。4.公司對(duì)外捐贈(zèng)、贊助等活動(dòng)的相關(guān)文件。5.其他具有保存價(jià)值的文件材料。三、檔案收集職責(zé)分工（一）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)制定公司檔案收集工作制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)各部門做好檔案收集工作，對(duì)各部門檔案收集工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。3.負(fù)責(zé)收集公司行政管理類檔案，以及各部門移交的其他各類檔案。4.對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理、分類、編號(hào)、裝訂等初步加工，確保檔案的規(guī)范性和完整性。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和保管工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，并保持人員相對(duì)穩(wěn)定。2.按照檔案收集范圍和要求，及時(shí)收集本部門在各項(xiàng)工作中形成的文件材料，確保檔案的齊全完整。3.對(duì)本部門收集的檔案進(jìn)行初步整理，按照檔案管理部門的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等，并定期向檔案管理部門移交。4.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）員工個(gè)人1.負(fù)責(zé)及時(shí)將本人在工作中形成的文件材料整理好，按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交所在部門的檔案管理人員。2.對(duì)本人移交的檔案材料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。四、檔案收集流程（一）文件材料的形成與積累1.各部門及員工在工作過程中應(yīng)及時(shí)形成和積累各類文件材料，確保文件材料的原始性和完整性。2.文件材料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，如按照年度（或項(xiàng)目周期）、類別、保管期限等進(jìn)行分類，便于后續(xù)的收集和整理。（二）部門內(nèi)部整理1.各部門檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)本部門形成的文件材料進(jìn)行檢查和整理，確保文件材料的齊全完整，并對(duì)不符合要求的文件材料及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和完善。2.按照檔案管理部門規(guī)定的格式和要求，對(duì)文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等初步加工，編制檔案目錄清單，注明文件材料的名稱、日期、編號(hào)、保管期限等信息。（三）檔案移交1.各部門應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度整理好的檔案移交至公司綜合管理部門。如有特殊情況需要提前或推遲移交的，應(yīng)提前向綜合管理部門說明原因。2.檔案移交時(shí)，各部門應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明移交檔案的名稱、數(shù)量、類別、保管期限等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.綜合管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)和驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)檔案不符合要求或移交清單填寫不完整的，應(yīng)及時(shí)通知移交部門進(jìn)行補(bǔ)充和更正。（四）特殊檔案的收集1.對(duì)于一些重要的、具有特殊保存價(jià)值的檔案，如涉及公司核心機(jī)密的文件、重大項(xiàng)目的關(guān)鍵資料等，各部門應(yīng)采取特殊的保管措施，并及時(shí)向綜合管理部門報(bào)備。2.在檔案收集過程中，如發(fā)現(xiàn)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的文件材料，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度的要求進(jìn)行管理，確保信息安全。五、檔案收集質(zhì)量控制（一）定期檢查1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集范圍的執(zhí)行情況、檔案整理的規(guī)范性、檔案移交的及時(shí)性等。2.檢查方式可采用實(shí)地查看、查閱檔案目錄清單、詢問檔案管理人員等方式進(jìn)行。（二）不定期抽查1.綜合管理部門可根據(jù)工作需要，不定期對(duì)各部門檔案收集工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案收集過程中存在的問題。2.抽查結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給被抽查部門，并要求其限期整改。（三）質(zhì)量考核1.將檔案收集工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)檔案收集工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作不力的部門和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)教育，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.考核指標(biāo)可包括檔案收集的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性、規(guī)范性等方面。六、檔案收集的信息化管理（一）建立檔案管理信息系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等環(huán)節(jié)的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、修改、刪除、查詢、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表生成等功能，并能夠與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)共享和交換。（二）檔案數(shù)字化處理1.對(duì)重要的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。2.檔案數(shù)字化處理應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保電子檔案的質(zhì)量和安全性。（三）電子檔案管理1.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，建立健全電子檔案管理制度，明確電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、保管、利用等環(huán)節(jié)的操作流程和要求。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全防護(hù)，采取加密、防火墻、防病毒等措施，確保電子檔案信息的安全。七、檔案收集的安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案收集場(chǎng)所的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。2.對(duì)檔案收集過程中涉及的運(yùn)輸、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)，要采取相應(yīng)的安全措施，防止檔案丟失、損壞或泄露。（二）保密管理1.嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)和公司保密制度，對(duì)在檔案收集過程中涉及的國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息進(jìn)行保密管理。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。對(duì)接觸和處理敏感檔案的人員，要進(jìn)行