PAGE檔案制度落實(shí)情況匯報(bào)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案制度落實(shí)情況匯報(bào)。（二）適用范圍本匯報(bào)適用于公司各部門及全體員工在檔案管理方面的工作情況總結(jié)與匯報(bào)。（三）檔案定義本公司檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像資料等。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，對檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、存儲等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、征集、鑒定、銷毀等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，積極配合公司各項(xiàng)工作的開展。5.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，不斷改進(jìn)檔案管理工作方法和流程。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類工作，并定期移交公司檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)資料和意見。3.按照公司檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的日常保管和安全保密工作。4.積極配合檔案管理部門開展檔案利用工作，為公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)提供必要的檔案支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料，包括合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.公司內(nèi)部管理文件，如規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。4.公司員工人事檔案，包括入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核材料、獎(jiǎng)懲記錄等。5.公司各類證照、榮譽(yù)證書、資質(zhì)證明等相關(guān)材料。6.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.對于重要文件材料，應(yīng)在形成后及時(shí)收集，避免遺漏或丟失。3.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。4.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，并確保其可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，便于查找和利用。3.對紙質(zhì)文件和電子文件應(yīng)進(jìn)行同步整理，確保兩者內(nèi)容一致。（四）整理方法1.紙質(zhì)文件的整理：按照檔案類別進(jìn)行分類，如文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案等。同一類檔案按照年度順序排列，不同年度的檔案分別存放。每卷檔案應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，標(biāo)明文件材料的序號、題名、日期、頁號等信息。對檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用三孔一線的方法進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。2.電子文件的整理：按照檔案類別建立文件夾，文件夾名稱應(yīng)與紙質(zhì)檔案分類一致。在文件夾內(nèi)按照年度建立子文件夾，子文件夾名稱為具體年份。電子文件應(yīng)按照文件題名或內(nèi)容進(jìn)行命名，確保文件名準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容。建立電子文件索引目錄，記錄電子文件的文件名、存儲路徑、日期等信息，便于查找和利用。四、檔案的分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：按照文件的性質(zhì)和內(nèi)容分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財(cái)務(wù)審計(jì)類等。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，如市場營銷類、項(xiàng)目管理類、合同管理類等。3.人事檔案：按照員工人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類，如履歷材料、自傳材料、考核材料、獎(jiǎng)懲材料等。4.科技檔案：根據(jù)公司科技項(xiàng)目的類別進(jìn)行分類，如科研項(xiàng)目檔案、工程建設(shè)檔案等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“全宗號目錄號案卷號件號”的四級編號方式。2.全宗號：暫定為公司代碼[具體代碼]。3.目錄號：根據(jù)檔案分類類別，分別賦予不同的目錄號，如文書檔案為“1”，業(yè)務(wù)檔案為“2”等。4.案卷號：按照檔案整理的順序，每一卷檔案賦予一個(gè)唯一的案卷號，從“001”開始依次編號。5.件號：對于卷內(nèi)文件材料，按照排列順序賦予件號，從“1”開始編號。（三）編號示例例如，一份文書檔案中的某一卷，其編號為：[全宗號][目錄號][案卷號][件號]，即[公司代碼]1010001，表示該卷為文書檔案類別下的第10卷，卷內(nèi)第1份文件。五、檔案的保管與存儲（一）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件，公司年度財(cái)務(wù)報(bào)告等。2.定期保管：分為30年和10年兩種期限。對于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，分別確定為30年或10年保管期限。如一般的業(yè)務(wù)合同、項(xiàng)目文件等可保管10年；重要的業(yè)務(wù)合同、長期項(xiàng)目文件等可保管30年。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行有序存放，便于查找和管理。3.定期對檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無誤。4.對于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，以保證檔案的完整性。（三）存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架進(jìn)行存儲，便于節(jié)省空間和管理。2.電子檔案應(yīng)采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備進(jìn)行存儲，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應(yīng)按照載體類型分別進(jìn)行存儲，如照片應(yīng)沖印成冊或制作電子相冊，錄像帶、光盤等應(yīng)妥善保管，并建立相應(yīng)的目錄索引。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)的原則，確保檔案的利用符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.充分發(fā)揮檔案的作用，為公司各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。3.在檔案利用過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的安全和保密，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個(gè)人權(quán)益維護(hù)等正當(dāng)理由查閱本人人事檔案。3.外部單位因工作需要查閱公司檔案，需按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）借閱流程1.公司內(nèi)部人員借閱檔案：填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息。經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門對申請表進(jìn)行審核，符合借閱條件的，予以辦理借閱手續(xù)，并在檔案借閱登記薄上進(jìn)行登記。借閱人員憑借閱證到檔案庫房借閱檔案，借閱期限一般不得超過[規(guī)定期限]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量和完整性，無誤后辦理歸還手續(xù)，并在借閱登記薄上注明歸還日期。2.外部單位借閱檔案：由外部單位出具正式的查閱檔案介紹信，注明查閱檔案的目的、范圍等內(nèi)容。填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門對申請表和介紹信進(jìn)行審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱手續(xù)。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記薄上簽字確認(rèn)，檔案管理部門收回查閱檔案的介紹信等相關(guān)材料。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.堅(jiān)持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)，從公司實(shí)際情況出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。2.以國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定為依據(jù)，確保鑒定工作的科學(xué)性和規(guī)范性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每一份檔案進(jìn)行逐件審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其保存價(jià)值。2.綜合分析：結(jié)合公司的發(fā)展規(guī)劃、業(yè)務(wù)需求、檔案形成規(guī)律等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定工作小組審核簽字后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)部門人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對銷毀檔案的數(shù)量和內(nèi)容，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。5.《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)公司檔案管理的信息化、數(shù)字化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，方便檔案的查閱、利用和共享。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：建立涵蓋檔案收集、整理、分類、編號、存儲、利用、鑒定、銷毀等全過程的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化管理。2.數(shù)字化加工：對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理和利用。3.安全保障體系建設(shè)：加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，建立數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、加密等安全機(jī)制，確保檔案信息的安全可靠。（三）實(shí)施步驟1.規(guī)劃階段：制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。2.系統(tǒng)選型與采購階段：根據(jù)公司實(shí)際需求，選擇合適的檔案管理系統(tǒng)軟件，并進(jìn)行采購和安裝調(diào)試。3.數(shù)字化加工階段：組織開展檔案數(shù)字化掃描工作，按照規(guī)范要求進(jìn)行圖像處理和數(shù)據(jù)掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。4.系統(tǒng)上線與培訓(xùn)階段：將檔案管理系統(tǒng)正式上線運(yùn)行，并對公司員工進(jìn)行系統(tǒng)操作培訓(xùn)，確保員工能夠熟練使用系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理工作。5.優(yōu)化完善階段：根據(jù)系統(tǒng)運(yùn)行情況和實(shí)際工作需求，對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行不斷優(yōu)化和完善，提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性和實(shí)用性。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.檔案管理部門定期對公司各部門檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等方面的情況。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門不定期對檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，重點(diǎn)檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的安全保密情況等。3.設(shè)立檔案管理工作投訴舉報(bào)渠道，接受公司員工和外部單位對檔案管理工作中存在問題的投訴舉報(bào)，并及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理。（二）檢查結(jié)果處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理