PAGE檔案室專用章制度一、總則（一）目的為加強公司檔案室印章的管理，規(guī)范印章的使用流程，確保印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案室專用章的管理與使用，包括但不限于各類檔案資料的蓋章確認、檔案借閱與歸還手續(xù)的辦理等相關事宜。（三）基本原則1.合法性原則：印章的使用必須符合國家法律法規(guī)以及公司的各項規(guī)章制度。2.嚴肅性原則：嚴格按照規(guī)定的程序和審批權限使用印章，確保印章使用的嚴肅性。3.安全性原則：加強印章的保管和使用過程中的安全防范措施，防止印章被盜用、冒用或濫用。二、檔案室專用章的種類及用途（一）檔案借閱專用章用于在檔案借閱申請表、借閱登記冊等相關文件上蓋章確認借閱手續(xù)的辦理情況，明確借閱人與檔案室之間的權利義務關系。（二）檔案資料確認章1.用于對已整理歸檔的檔案資料進行蓋章確認，表明該檔案資料已完成歸檔流程，內容完整、準確。2.在檔案資料的復印件、摘錄件等需要證明其與原件一致的情況下使用，加蓋此章以確認其真實性和有效性。（三）檔案移交專用章在檔案移交過程中，用于在檔案移交清單、交接記錄等文件上蓋章，明確檔案移交的時間、內容、交接雙方等信息，確保檔案移交工作的規(guī)范有序。三、檔案室專用章的保管（一）保管人員職責1.檔案室指定專人負責專用章的保管，保管人員應具備高度的責任心和保密意識，嚴格遵守印章管理制度。2.保管人員應妥善保管印章，確保印章存放安全，防止印章損壞、丟失或被盜用。（二）保管設施與環(huán)境1.檔案室應配備專門的印章存放保險柜，保險柜應具備防盜、防火、防潮等功能。2.印章存放處應保持清潔、干燥，溫度和濕度適宜，避免印章因環(huán)境因素受損。（三）印章的存放與標識1.檔案室專用章應分類存放于保險柜內，不同種類的印章應分開存放，并有明顯的標識，便于識別和管理。2.印章存放處應設置專門的印章使用登記簿，詳細記錄印章的使用情況，包括使用時間、使用人、使用事由、蓋章文件名稱及份數等信息。四、檔案室專用章的使用流程（一）使用申請1.凡需使用檔案室專用章的部門或個人，應填寫《檔案室專用章使用申請表》，詳細注明使用事由、蓋章文件名稱及份數、使用時間等信息。2.使用申請表應由申請部門負責人簽字確認，并根據審批權限提交相應領導審批。（二）審批流程1.一般性檔案資料蓋章確認、檔案借閱手續(xù)辦理等事項，由檔案室負責人審批。2.涉及重要檔案資料、對外提供檔案證明等重大事項，需經公司分管領導審批。3.審批人應認真審核申請表內容，確保使用事由合理、合規(guī)，蓋章文件符合相關規(guī)定。如審批通過，在申請表上簽署同意意見；如不符合要求，應明確指出問題并退回申請表。（三）印章使用1.經審批同意后，保管人員憑審批通過的申請表，在指定地點使用檔案室專用章。2.使用印章時，應嚴格按照規(guī)定的用途和范圍使用，確保印章加蓋清晰、端正，位置準確。3.印章使用過程中，保管人員應全程監(jiān)督，防止他人違規(guī)操作。使用完畢后，應及時將印章放回保險柜妥善保管。（四）登記備案1.每次印章使用后，保管人員應在印章使用登記簿上詳細記錄使用情況，包括使用時間、使用人、使用事由、蓋章文件名稱及份數等信息，并由使用人簽字確認。2.定期對印章使用登記簿進行整理和歸檔，以備查閱和審計。五、檔案室專用章的停用與銷毀（一）停用情形1.因公司機構調整、業(yè)務變更等原因，檔案室專用章不再使用時，應及時辦理停用手續(xù)。2.印章出現損壞、遺失等情況，無法正常使用時，應立即停用，并采取相應的補救措施。（二）停用手續(xù)辦理1.由檔案室提出印章停用申請，說明停用原因及停用時間，經公司分管領導批準后，方可辦理停用手續(xù)。2.停用申請批準后，保管人員應將停用的印章交回檔案室，并在印章使用登記簿上注明停用日期。（三）銷毀程序1.對于停用的檔案室專用章，應按照公司印章管理的相關規(guī)定進行銷毀。2.銷毀前，應填寫《檔案室專用章銷毀申請表》，詳細注明銷毀印章的名稱、數量、銷毀原因等信息，并經公司分管領導審批。3.審批通過后，由檔案室會同公司相關部門（如法務部門、審計部門等）共同實施銷毀。銷毀過程應進行拍照或錄像記錄，并由參與銷毀的人員簽字確認。4.銷毀完成后，應在印章使用登記簿上注明銷毀日期和銷毀方式，將銷毀申請表及相關記錄資料歸檔保存。六、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.檔案室應定期對專用章的使用情況進行自查，檢查印章使用是否符合規(guī)定的流程和審批權限，印章保管是否安全妥善，印章使用登記簿記錄是否完整準確等。2.公司內部審計部門應定期對檔案室專用章的管理情況進行審計監(jiān)督，檢查制度執(zhí)行情況，發(fā)現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度使用檔案室專用章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。情節(jié)較輕的，給予批評教育、責令改正；情節(jié)嚴重的，將依法依規(guī)追究相關人員的責任。2.因違規(guī)使用印章給公司造成經濟損失或不良影響的，違規(guī)人員應承擔相應的賠償責任，并接受公司進一步的紀律處分。七、附則（一）解釋權