PAGE進才實驗中學檔案制度一、總則（一）目的為加強進才實驗中學檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于進才實驗中學各部門、各年級組、各學科組及全體教職員工在工作中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指進才實驗中學在教育教學、行政管理、后勤保障等各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學校檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由學校檔案室歸口負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實完整原則：檔案應(yīng)如實反映學校各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性。3.分類科學原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進行科學分類，便于管理和查找。4.安全保密原則：加強檔案的安全保護措施，確保檔案的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案室1.負責制定學校檔案管理制度和工作計劃，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理學校各類檔案，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.對學校各部門的檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。4.負責檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進程。5.做好檔案庫房的安全管理工作，確保檔案的安全存放。（二）各部門兼職檔案員1.負責本部門檔案的收集、整理、移交等工作，確保檔案的及時、完整。2.協(xié)助檔案室開展檔案業(yè)務(wù)工作，接受檔案室的監(jiān)督和指導(dǎo)。3.按照檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的日常管理和利用工作。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.學校行政管理檔案：包括學校的規(guī)劃、計劃、總結(jié)、規(guī)章制度、會議記錄、人事檔案、財務(wù)檔案、資產(chǎn)管理檔案等。2.教育教學檔案：包括教學計劃、教學大綱、教案、課件、學生成績冊、教學研究成果、師資培訓(xùn)檔案等。3.學生管理檔案：包括學生學籍檔案、獎懲記錄、綜合素質(zhì)評價檔案等。4.后勤保障檔案：包括校園建設(shè)規(guī)劃、維修記錄、物資采購檔案、食品安全檔案等。5.黨群工作檔案：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、工會工作、共青團工作等方面的檔案。6.其他具有保存價值的檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，確保檔案材料的及時收集。2.檔案材料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽署完備，符合檔案整理要求。3.對具有保存價值的電子文件，應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)和相關(guān)背景信息，進行規(guī)范整理和存儲。（三）歸檔時間1.當年形成的檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.重大活動、重要項目等檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時歸檔。（四）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對收集的檔案材料進行初步整理，按照檔案分類方案進行分類、編號，編制目錄清單。2.填寫檔案移交清單，將整理好的檔案移交至學校檔案室。3.檔案室對移交的檔案進行審核、驗收，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。四、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.采用年度機構(gòu)保管期限分類法。2.年度：按照文件形成的年度進行劃分。3.機構(gòu)：按照學校內(nèi)部的部門、年級組、學科組等機構(gòu)進行分類。4.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，劃分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種保管期限。（三）編號規(guī)則1.檔案編號采用“全宗號年度保管期限流水號”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號：學校檔案的唯一標識符，由檔案室統(tǒng)一編制。3.年度：用四位阿拉伯數(shù)字表示，如“2023”。4.保管期限：分別用“永久”“長期”“短期”表示。5.流水號：按照檔案整理順序依次編號，位數(shù)根據(jù)實際情況確定。（四）裝訂要求1.歸檔文件應(yīng)去除金屬物，采用A4紙規(guī)格的檔案盒進行裝訂。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。3.采用左側(cè)裝訂，裝訂線距左側(cè)20mm，上下兩端各留10mm。（五）編目1.編制歸檔文件目錄，包括檔號、文號、責任者、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。2.目錄應(yīng)打印或用鋼筆、碳素筆填寫，字跡工整、清晰。3.一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨成冊。五、檔案的保管（一）保管場所1.學校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合國家標準的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放安全、整齊。2.檔案裝具應(yīng)標注全宗號、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管的檔案：反映學校主要職能活動和歷史面貌的，對學校、國家和社會具有長遠利用價值的檔案。2.長期保管的檔案：在相當長的時間內(nèi)學校需要查考利用的檔案。3.短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)學校需要查考利用的檔案。（四）檔案保管期限的調(diào)整1.定期對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的實際價值和保管狀況，調(diào)整檔案的保管期限。2.對保管期限已滿但仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限。（五）檔案的清點與核對1.定期對檔案進行清點，每年至少一次，確保檔案數(shù)量準確、存放有序。2.核對檔案的目錄與實際檔案是否相符，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織與人員1.成立檔案鑒定工作小組，由學校分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案室負責人及相關(guān)部門代表組成。2.鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和工作計劃，組織開展檔案鑒定工作。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價值。2.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案進行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。2.填寫檔案銷毀清冊，注明檔案的檔號、文號、題名、日期、保管期限等信息。3.經(jīng)學校分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀。（四）銷毀方式1.采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀過程應(yīng)進行記錄，由監(jiān)銷人員簽字確認。（五）銷毀后的監(jiān)銷1.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)對銷毀情況進行檢查，確認銷毀徹底。2.將銷毀清冊及銷毀記錄歸檔保存。七、檔案的統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本信息。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進行記錄和匯總。2.采用手工統(tǒng)計與電子統(tǒng)計相結(jié)合的方式，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確、及時。（三）統(tǒng)計報表1.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和學校領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作情況。2.統(tǒng)計報表應(yīng)內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準確、格式規(guī)范。八、檔案的利用（一）利用范圍1.學校內(nèi)部各部門、教職員工因工作需要查閱檔案。2.上級主管部門、有關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.學生及家長因?qū)W籍管理、綜合素質(zhì)評價等需要查閱相關(guān)檔案。4.其他符合規(guī)定的查閱利用需求。（二）利用方式1.查閱：提供檔案原件或復(fù)印件供利用者查閱。2.借閱：根據(jù)利用者需求，辦理借閱手續(xù)，將檔案借出使用。（三）利用手續(xù)1.校內(nèi)人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案室查閱。2.校外單位查閱檔案，需持單位介紹信，填寫檔案查閱申請表，經(jīng)學校分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案室查閱。3.借閱檔案，需填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負責人和檔案室負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用限制1.涉及國家機密、學校商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)批準不得查閱、借閱。2.檔案原件一般不得外借，確因工作需要外借的，需經(jīng)學校分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.利用檔案時，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案材料。（五）利用登記1.對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、查閱或借閱時間、檔案內(nèi)容、歸還時間等。2.登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。九、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時收集本部門形成的電子文件，按照檔案管理要求進行整理和分類。2.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，確保其可讀性和可利用性。（二）電子檔案的存儲1.建立電子檔案存儲系統(tǒng)，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備進行存儲，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。2.定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（三）電子檔案的管理1.制定電子檔案管理制度