PAGE檔案移交制度領(lǐng)導(dǎo)簽字一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效整合與共享，特制定本檔案移交制度。本制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部機(jī)構(gòu)之間檔案移交的流程、標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任，保障公司各項(xiàng)工作的順利開展，維護(hù)公司的合法權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)、子公司，以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部機(jī)構(gòu)（包括但不限于合作伙伴、供應(yīng)商、客戶等）涉及的各類檔案移交工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案移交工作必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：移交的檔案應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的實(shí)際情況，保持檔案內(nèi)容的完整性，不得擅自篡改、偽造或遺漏重要信息。3.及時準(zhǔn)確原則：檔案移交應(yīng)按照規(guī)定的時間節(jié)點(diǎn)和要求進(jìn)行，確保移交信息的準(zhǔn)確性，避免因延誤或錯誤導(dǎo)致檔案管理混亂。4.責(zé)任明確原則：明確檔案移交過程中各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保責(zé)任落實(shí)到人，避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。二、檔案移交的范圍與分類（一）檔案移交范圍1.行政管理類檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；公司章程、規(guī)章制度；會議紀(jì)要、決議；工作計劃、總結(jié)；人事檔案、勞動合同；行政公文、函件等。2.財務(wù)會計類檔案：會計憑證、賬簿、報表；財務(wù)審計報告；稅務(wù)申報資料；資金往來記錄；財務(wù)預(yù)算、決算文件等。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案：市場營銷活動資料，如市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、客戶資料等；項(xiàng)目管理檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報告、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目進(jìn)度記錄、驗(yàn)收報告等；生產(chǎn)運(yùn)營檔案，涵蓋生產(chǎn)計劃、工藝流程、質(zhì)量控制文件、設(shè)備維護(hù)記錄等。4.技術(shù)研發(fā)類檔案：科研項(xiàng)目申報材料、研究成果報告；技術(shù)方案、設(shè)計圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)；專利申請文件、技術(shù)秘密資料等。5.其他類檔案：如公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書；對外投資文件；訴訟仲裁文件；重要合同協(xié)議等。（二）檔案分類1.按年度分類：將檔案按照形成的年度進(jìn)行劃分，便于查找和管理。例如，20XX年度的行政管理檔案、財務(wù)會計檔案等分別歸類存放。2.按機(jī)構(gòu)分類：根據(jù)公司內(nèi)部的組織架構(gòu)，將檔案分為總部檔案、各分支機(jī)構(gòu)檔案、子公司檔案等。對于涉及多個機(jī)構(gòu)的聯(lián)合項(xiàng)目檔案，應(yīng)按照項(xiàng)目參與機(jī)構(gòu)分別整理歸檔。3.按保管期限分類：檔案保管期限分為永久、定期（如30年、10年等）。永久保管的檔案主要是反映公司重要?dú)v史事件、核心業(yè)務(wù)活動以及具有長期查考利用價值的文件；定期保管的檔案在規(guī)定期限屆滿后，根據(jù)檔案的重要性和利用價值決定是否繼續(xù)保存或銷毀。三、檔案移交的流程（一）檔案整理與準(zhǔn)備1.移交部門職責(zé)：各部門負(fù)責(zé)對本部門產(chǎn)生的檔案進(jìn)行收集、整理、分類和編號。檔案應(yīng)按照統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行裝訂、編目，確保檔案內(nèi)容清晰、完整，便于查閱和移交。2.整理要求：檔案整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除金屬物，采用A4紙張規(guī)格進(jìn)行折疊或粘貼，統(tǒng)一使用黑色中性筆填寫檔案目錄和編號；對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，存儲格式應(yīng)符合長期保存要求，并建立相應(yīng)的索引目錄。（二）移交申請與審批1.申請?zhí)峤唬阂平徊块T在檔案整理完畢后，填寫《檔案移交申請表》，詳細(xì)說明移交檔案的名稱、數(shù)量、類別、保管期限、形成時間、移交原因等信息，并提交至檔案管理部門。2.審批流程：檔案管理部門收到《檔案移交申請表》后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、整理規(guī)范性以及移交的必要性等。對于符合移交要求的申請，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽署意見后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；對于不符合要求的申請，應(yīng)及時反饋移交部門，要求其補(bǔ)充或整改相關(guān)檔案。（三）檔案移交實(shí)施1.移交方式：檔案移交可采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同時移交的方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行實(shí)物移交，移交雙方應(yīng)對檔案數(shù)量、外觀等進(jìn)行清點(diǎn)核對，并在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)；電子檔案應(yīng)通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)存儲系統(tǒng)或移動存儲設(shè)備進(jìn)行移交，移交過程中應(yīng)確保電子檔案的完整性和可讀性，移交完成后，移交雙方應(yīng)對電子檔案的存儲路徑、文件名等信息進(jìn)行核對，并在《電子檔案移交清單》上簽字確認(rèn)。2.移交時間：檔案移交應(yīng)按照公司規(guī)定的時間進(jìn)行，原則上每年定期集中移交一次。對于因特殊原因需要臨時移交的檔案，移交部門應(yīng)提前與檔案管理部門溝通協(xié)調(diào)，確定移交時間和方式。3.移交地點(diǎn)：紙質(zhì)檔案的移交地點(diǎn)為公司檔案庫房；電子檔案的移交可通過網(wǎng)絡(luò)傳輸至公司指定的檔案存儲服務(wù)器或存儲在檔案管理部門指定的移動存儲設(shè)備上。（四）檔案接收與登記1.接收核對：檔案管理部門在接收檔案時，應(yīng)按照《檔案移交清單》對移交的檔案進(jìn)行逐件核對，檢查檔案的數(shù)量、內(nèi)容、完整性等是否與清單一致。對于核對無誤的檔案，應(yīng)及時辦理接收手續(xù)；對于發(fā)現(xiàn)問題的檔案，應(yīng)及時與移交部門溝通解決。2.登記入庫：檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，建立《檔案入庫登記表》，記錄檔案的名稱、類別、數(shù)量、保管期限、移交部門、移交時間等信息。登記完成后，將檔案按照分類要求存入檔案庫房，并更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。四、檔案移交的責(zé)任與監(jiān)督（一）責(zé)任劃分1.移交部門責(zé)任：移交部門應(yīng)對移交檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。在檔案移交前，應(yīng)確保檔案已經(jīng)過整理、審核，符合移交要求。如因移交部門原因?qū)е聶n案缺失、損壞或信息錯誤，移交部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并負(fù)責(zé)采取措施進(jìn)行補(bǔ)充、修復(fù)或更正。2.檔案管理部門責(zé)任：檔案管理部門負(fù)責(zé)對移交檔案進(jìn)行接收、審核、登記和保管。在接收檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保檔案接收的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如因檔案管理部門原因?qū)е聶n案丟失、損壞或管理不善，檔案管理部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并負(fù)責(zé)采取措施進(jìn)行補(bǔ)救。3.審批領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任：公司分管領(lǐng)導(dǎo)對檔案移交申請進(jìn)行審批，應(yīng)對審批結(jié)果負(fù)責(zé)。在審批過程中，應(yīng)認(rèn)真審查檔案移交的必要性和合規(guī)性，確保檔案移交工作符合公司整體利益和管理要求。如因?qū)徟I(lǐng)導(dǎo)失誤導(dǎo)致檔案移交不當(dāng)，審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。（二）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對檔案移交制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期審計監(jiān)督，檢查檔案移交流程是否合規(guī)、責(zé)任是否落實(shí)、檔案管理是否規(guī)范等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.外部監(jiān)督：公司應(yīng)積極配合國家檔案管理部門以及相關(guān)行業(yè)監(jiān)管機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，按照要求提供檔案管理相關(guān)資料，接受外部監(jiān)督指導(dǎo)。對于外部監(jiān)督檢查提出的問題，應(yīng)認(rèn)真整改落實(shí)，并及時反饋整改情況。五、檔案移交的保密與安全（一）保密措施1.保密制度：公司應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確檔案管理人員和接觸檔案人員的保密職責(zé)，規(guī)定保密紀(jì)律和違規(guī)責(zé)任。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.保密協(xié)議：對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，在檔案移交過程中，移交雙方應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密范圍、保密期限、保密措施以及違約責(zé)任等內(nèi)容，確保檔案信息的安全保密。3.人員管理：加強(qiáng)對檔案管理人員和接觸檔案人員的保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識和業(yè)務(wù)水平。對涉及重要檔案的人員進(jìn)行背景審查，確保人員具備良好的職業(yè)道德和保密意識。（二）安全保障1.檔案庫房安全：檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施，確保檔案存儲環(huán)境安全可靠。定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。2.電子檔案安全：加強(qiáng)對電子檔案存儲系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護(hù)措施，防止電子檔案被非法訪問、篡改或丟失。定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。3.應(yīng)急處置：制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)攻擊等突發(fā)事件時的應(yīng)急處置措施。定期組織應(yīng)急演練，提高檔案管理人員的應(yīng)急處置能力，確保在突發(fā)事件發(fā)生時能夠迅速、有效地保護(hù)檔案安全。六、檔案移交的信息化管理（一）檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.系統(tǒng)功能：公司應(yīng)建立完善的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、分類、編號、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能的信息化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。2.數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)：檔案管理部門應(yīng)及時將移交的檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案一致。定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.系統(tǒng)升級與優(yōu)化：隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和檔案管理需求的變化，及時對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級和優(yōu)化，提高系統(tǒng)的性能和功能，滿足公司檔案管理工作的需要。（二）電子檔案管理1.格式規(guī)范：電子檔案應(yīng)采用通用的、易于長期保存和檢索的格式進(jìn)行存儲，如PDF、TIFF等。對于特殊格式的電子檔案，應(yīng)同時保存相應(yīng)的轉(zhuǎn)換工具和說明文件，確保電子檔案能夠正常讀取和利用。2.元數(shù)據(jù)管理：建立電子檔案元數(shù)據(jù)管理制度，對電子檔案的元數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范管理。元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件題名、作者、日期、格式、來源等信息，確保電子檔案的元數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確，便于電子檔案的檢索和利用。3.電子檔案備份：定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份頻率應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和變動情況確定。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的存儲介質(zhì)上，并分別存儲在不同的物理位置，以防止因存儲介質(zhì)損壞或丟失導(dǎo)致電子檔案數(shù)據(jù)丟失。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。