PAGE收文檔案如何管理制度一、總則（一）目的為加強公司收文檔案管理，確保收文檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，提高公司行政管理效率和決策支持能力，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在處理收文過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司收文檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則收文檔案應如實反映文件的形成過程和內容，不得擅自篡改或偽造。3.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的收文檔案進行保密管理，防止信息泄露。4.方便利用原則收文檔案的管理應便于查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、收文檔案的定義與范圍（一）定義收文檔案是指公司在日常工作中收到的各類文件、信函、傳真、電子郵件等資料，經(jīng)過整理、分類、編號、裝訂等處理后形成的檔案。（二）范圍1.上級機關下發(fā)的各類文件、通知、指示等。2.平行單位或相關部門發(fā)來的函件、協(xié)作文件等。3.下級單位上報的請示、報告、統(tǒng)計報表等。4.其他與公司業(yè)務相關的外來文件。三、收文處理流程（一）收文登記與簽收1.公司辦公室指定專人負責收文的登記與簽收工作。收到文件后，應及時在收文登記簿上記錄文件的名稱、文號、來文單位、日期、份數(shù)等信息。2.對重要文件或急件，應在簽收后立即送辦公室主任或相關領導閱批。（二）文件傳閱1.辦公室主任根據(jù)文件內容和領導分工，確定文件傳閱范圍，并在收文登記簿上注明。2.文件傳閱應按照規(guī)定的順序進行，一般由領導依次傳閱，不得擅自擴大或縮小傳閱范圍。3.傳閱文件時，應使用文件傳閱單，注明傳閱人姓名、傳閱日期等信息。傳閱完畢后，傳閱人應在傳閱單上簽字確認。（三）文件批辦1.領導在傳閱文件后，應根據(jù)文件內容和工作需要，及時做出批示。批示內容應明確、具體，包括承辦部門、承辦人、辦理期限等要求。2.辦公室應將領導批示及時傳達給承辦部門和承辦人，并做好記錄。（四）文件承辦與催辦1.承辦部門和承辦人應按照領導批示的要求，認真辦理文件，并在規(guī)定的期限內完成。2.辦公室應定期對承辦部門的文件辦理情況進行催辦，確保文件按時辦理完畢。對逾期未辦的，應及時向承辦部門和承辦人了解原因，并向領導匯報。（五）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應及時將文件整理歸檔，并移交公司檔案管理部門。2.檔案管理部門應按照檔案管理的要求，對歸檔文件進行分類、編號、裝訂、上架等處理，確保檔案的整齊、規(guī)范。四、收文檔案的分類與編號（一）分類收文檔案按照文件的來源、內容、性質等因素進行分類，一般分為以下幾類：1.上級文件類2.平行文件類3.下級文件類4.其他文件類（二）編號收文檔案應按照分類進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號方法如下：1.年份編號：采用公元紀年，如“20XX”。2.類別編號：按照收文檔案的分類，用一位數(shù)字表示，如“1”代表上級文件類，“2”代表平行文件類，“3”代表下級文件類，“4”代表其他文件類。3.流水編號：按照文件收到的先后順序，用三位數(shù)字表示，如“001”、“002”等。收文檔案的編號應標注在文件首頁的右上角，如“20XX1001”。五、收文檔案的整理與裝訂（一）整理1.收文檔案應按照文件的形成時間、內容、來源等進行整理，確保文件的順序合理、條理清晰。2.對文件中的附件、批示、簽批意見等應進行整理，與正文一并歸檔。3.整理后的文件應去除金屬物、訂書釘?shù)?，保持文件的整潔。（二）裝訂1.收文檔案應采用線裝或膠裝的方式進行裝訂，確保文件的牢固、整齊。2.裝訂時應注意文件的頁邊距，一般左邊距為20mm，右邊距為15mm，上邊距為25mm，下邊距為20mm。3.裝訂后的文件應在首頁左上角加蓋檔案章，注明檔案編號、年度、保管期限等信息。六、收文檔案的保管期限與銷毀（一）保管期限收文檔案的保管期限根據(jù)文件的重要性、時效性等因素確定，一般分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌，并對公司有長遠利用價值的文件，應列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司有查考利用價值的文件，應列為長期保管。長期保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內對公司有查考利用價值的文件，應列為短期保管。短期保管期限一般為1年至15年。（二）銷毀1.對保管期限已滿或已失去保存價值的收文檔案，應按照規(guī)定進行銷毀。2.檔案銷毀前，應編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、文號、日期、保管期限等信息，并報公司領導審批。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人應在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀清冊應永久保存。七、收文檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱收文檔案時，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱范圍、查閱時間等信息，并經(jīng)部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應按照查閱申請表的要求，提供相應的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱人姓名、查閱日期、查閱內容、歸還日期等信息。3.查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出或轉借他人。查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理部門。（二）借閱1.公司外部單位或人員因工作需要借閱收文檔案時，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱單位或人員名稱、借閱目的、借閱范圍、借閱時間等信息，并經(jīng)公司領導簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應與借閱單位或人員簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權利和義務。借閱協(xié)議應包括檔案借閱期限、歸還日期、保密責任、違約責任等內容。3.借閱檔案時，應按照檔案借閱協(xié)議的要求，提供相應的擔?；虻盅?，并繳納一定的借閱費用。借閱費用標準由公司檔案管理部門制定。4.借閱檔案的期限一般不得超過[具體期限]天。如需延長借閱期限，應提前向檔案管理部門提出申請，并經(jīng)公司領導批準。5.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉借、復印、摘錄、銷毀檔案內容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的賠償責任。6.借閱人查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時追究借閱人的責任。八、收文檔案的保密與安全管理（一）保密管理1.檔案管理部門應建立健全收文檔案保密制度，明確保密責任和保密措施。2.對涉及公司機密的收文檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制查閱和借閱范圍，并采取加密存儲、專人保管等措施，防止信息泄露。3.檔案管理人員應嚴格遵守保密紀律，不得擅自泄露檔案內容。如因工作需要查閱機密檔案，應經(jīng)公司領導批準，并在指定地點進行查閱。查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并做好查閱記錄。4.對違反保密規(guī)定的行為，應依法依規(guī)追究相關人員的責任。（二）安全管理1.檔案管理部門應加強收文檔案的安全管理，確保檔案的實體安全和信息安全。2.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設施，并定期進行檢查和維護。3.檔案管理人員應定期對檔案進行清點和核對，確保檔案的數(shù)量和質量。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。4.對電子檔案應采取備份存儲、加密保護等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。同時，應定期對電子檔案進行維護和更新，確保