PAGE檔案管理三室分離制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的安全與完整，提高檔案利用效率，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本三室分離制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司的商業(yè)秘密和合法權(quán)益。2.分類管理原則：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找。3.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，最大限度地滿足公司各部門及員工對(duì)檔案的利用需求。二、檔案管理三室分離的具體內(nèi)容（一）檔案庫房1.庫房選址與建設(shè)檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的位置。庫房建筑應(yīng)符合國家相關(guān)建筑標(biāo)準(zhǔn)，具備良好的密封性和隔熱性。2.庫房設(shè)施配備配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，確保庫房?jī)?nèi)溫度保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度保持在45%60%之間。配備防蟲、防鼠設(shè)施，如防蟲網(wǎng)、鼠夾、鼠藥等。安裝防盜報(bào)警裝置，確保庫房安全。3.檔案存儲(chǔ)要求檔案應(yīng)分類存放在檔案架上，檔案架應(yīng)排列整齊，便于查找。檔案應(yīng)按照年度、類別、保管期限等順序進(jìn)行存放，同一類檔案應(yīng)集中存放。檔案存放應(yīng)保持整潔，不得堆放雜物。（二）檔案整理室1.整理室布局與設(shè)施整理室應(yīng)與檔案庫房相鄰，便于檔案的整理和交接。整理室內(nèi)應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、裝訂機(jī)等。整理室內(nèi)應(yīng)設(shè)置檔案整理工作臺(tái)，工作臺(tái)應(yīng)寬敞、整潔，便于檔案的整理和裝訂。2.檔案整理流程接收檔案：檔案管理人員應(yīng)及時(shí)接收各部門移交的檔案，并進(jìn)行登記。分類整理：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類，確定檔案的類別和保管期限。編目裝訂：對(duì)檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。質(zhì)量檢查：對(duì)整理好的檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保檔案的分類準(zhǔn)確、編目清晰、裝訂牢固。（三）檔案查閱室1.查閱室環(huán)境與設(shè)施查閱室應(yīng)寬敞、明亮、安靜，便于查閱人員查閱檔案。查閱室內(nèi)應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如桌椅、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等。查閱室內(nèi)應(yīng)設(shè)置檔案查閱專柜，專柜應(yīng)排列整齊，便于查閱人員查找檔案。2.查閱流程與規(guī)定查閱申請(qǐng)：查閱人員應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、日期、用途等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。查閱登記：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行查閱登記，記錄查閱人員的姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱等信息。查閱服務(wù)：檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請(qǐng)表的要求，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并在查閱過程中進(jìn)行監(jiān)督。查閱歸還：查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。3.查閱限制與保密要求查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守查閱規(guī)定，不得擅自將檔案帶出查閱室。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。三、檔案管理人員職責(zé)（一）庫房管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保庫房安全、整潔。2.按照檔案存儲(chǔ)要求，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，定期檢查檔案的保管狀況。3.負(fù)責(zé)檔案的出入庫登記，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、流向清晰。4.協(xié)助檔案整理人員進(jìn)行檔案的整理和裝訂工作。5.負(fù)責(zé)庫房設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。（二）整理室管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案整理室的日常管理，確保整理室工作秩序正常。2.按照檔案整理流程，對(duì)檔案進(jìn)行分類整理、編目裝訂等工作。3.對(duì)整理好的檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保檔案質(zhì)量符合要求。4.協(xié)助檔案查閱人員進(jìn)行檔案的查閱工作。5.負(fù)責(zé)整理室設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。（三）查閱室管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案查閱室的日常管理，確保查閱室環(huán)境整潔、舒適。2.按照查閱流程，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，辦理查閱登記和歸還手續(xù)。3.對(duì)查閱人員進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人員遵守查閱規(guī)定。4.協(xié)助檔案管理人員進(jìn)行檔案的整理和裝訂工作。5.負(fù)責(zé)查閱室設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。四、檔案交接與流轉(zhuǎn)（一）檔案交接1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的移交工作，移交人員應(yīng)填寫檔案移交清單，注明移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案移交清單進(jìn)行核對(duì)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。3.檔案移交清單應(yīng)由移交人員和檔案管理人員簽字確認(rèn)，一式兩份，雙方各執(zhí)一份。（二）檔案流轉(zhuǎn)1.檔案在公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)時(shí)，應(yīng)填寫檔案流轉(zhuǎn)單，注明流轉(zhuǎn)檔案的名稱、數(shù)量、流轉(zhuǎn)原因、流轉(zhuǎn)時(shí)間等信息。2.檔案流轉(zhuǎn)單應(yīng)由流轉(zhuǎn)人員和接收人員簽字確認(rèn)，一式兩份，雙方各執(zhí)一份。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案流轉(zhuǎn)單及時(shí)更新檔案的存放位置和狀態(tài)，確保檔案流轉(zhuǎn)順暢。五、檔案安全與保密（一）安全管理1.檔案庫房應(yīng)安裝防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫房管理制度，不得擅自離崗，確保庫房安全。3.檔案整理室和查閱室應(yīng)保持整潔，不得堆放易燃、易爆、易腐等物品。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放安全。（二）保密管理1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。2.查閱人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守查閱規(guī)定，不得擅自將檔案帶出查閱室或泄露檔案內(nèi)容。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行保密檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密存儲(chǔ)、限制查閱等。六、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)1.公司應(yīng)建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.檔案管理人員應(yīng)將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.電子檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（二）檔案信息化利用1.查閱人員可通過檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案查閱，提高查閱效率。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。3.公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄露和被篡改。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.公司應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和歷史意義，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限。（二）檔案銷毀1.對(duì)已過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。2.檔案銷毀工作應(yīng)由檔案管理人員填寫檔案銷毀清單，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。3.檔案銷毀清單應(yīng)由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等簽字確認(rèn)，一式兩份，雙方各執(zhí)一份。4.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息徹底銷毀。5.檔案銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司應(yīng)建立檔案管理內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案庫房、整理室、查閱室等進(jìn)行檢查，確保檔案管理工作規(guī)范、有序。3.各部門應(yīng)配合檔案管理部門的監(jiān)督檢查工作，及時(shí)整改存在的問題。（二）外部檢查1.公司應(yīng)積極配合國家檔案管理部門及相關(guān)部門的監(jiān)督檢查工作，及時(shí)整改存在的問題。2.對(duì)外部檢查提出的意見和建議，公司應(yīng)認(rèn)真研究，制定整改措施，確保檔案管理工作符合國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。