PAGE檔案社會責任管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司/組織在檔案管理方面的社會責任履行，確保檔案管理工作符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，保障檔案的真實性、完整性、安全性和可用性，為公司/組織的持續(xù)發(fā)展提供有力支持，同時維護社會公共利益。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門、崗位及人員，包括但不限于檔案形成部門、檔案保管部門、檔案利用部門等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，如《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法等，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.真實完整原則檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的各項活動和業(yè)務情況，保證檔案的完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案嚴格保密。4.服務利用原則充分發(fā)揮檔案的價值，為公司/組織的決策、管理、業(yè)務開展以及社會公眾的合理利用提供優(yōu)質(zhì)服務。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.制定和完善檔案管理制度、工作流程和標準規(guī)范，并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計等日常管理工作。3.建立和維護檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務水平。4.對公司/組織內(nèi)各部門的檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作。5.按照規(guī)定向國家綜合檔案館或其他有關(guān)部門移交檔案，并做好相關(guān)手續(xù)辦理工作。6.負責檔案的開發(fā)利用工作，根據(jù)授權(quán)提供檔案查閱、借閱、復制等服務，為公司/組織和社會提供檔案信息咨詢服務。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門業(yè)務活動中形成檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案的齊全、完整、準確。2.按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)業(yè)務信息和資料。4.在檔案管理部門的指導下，開展本部門檔案的日常保管和利用工作，確保檔案的安全和有效利用。（三）檔案利用部門職責1.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定向檔案管理部門提出檔案查閱、借閱、復制等利用申請，并填寫相關(guān)申請表。2.在檔案利用過程中，嚴格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案，確保檔案的安全和完整。3.及時歸還所借檔案，并向檔案管理部門反饋檔案利用情況，如發(fā)現(xiàn)問題及時報告。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項業(yè)務活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的材料，包括但不限于行政管理、業(yè)務運營、財務審計、人力資源、技術(shù)研發(fā)、項目建設等方面。2.國家法律法規(guī)規(guī)定應當歸檔保存的文件材料。3.與公司/組織相關(guān)的外部文件、資料，如合作協(xié)議、上級文件、行業(yè)信息等。（二）收集要求1.檔案形成部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的檔案應保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、剪裁、拼湊等。對于破損、褪色的檔案，應及時進行修復或復制。3.電子文件應按照相關(guān)標準和規(guī)范進行收集，確保其格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整、可讀性強，并與紙質(zhì)文件對應一致。（三）整理原則與方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性，按照年度、機構(gòu)（問題）、保管期限等進行分類整理。2.紙質(zhì)檔案應進行裝訂、編頁、編目等工作，確保檔案的整齊、牢固和便于查閱。電子檔案應按照規(guī)定進行分類、編號、著錄等，建立清晰的電子檔案目錄體系。3.對于具有特定聯(lián)系的檔案，如項目檔案、專題檔案等，應進行專項整理，形成獨立的檔案案卷，并編制相應的檢索工具。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案形成部門在完成檔案整理后，應及時向檔案管理部門移交。移交時，雙方應填寫檔案移交清單，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并簽字確認。2.檔案管理部門對接收的檔案進行核對、驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與檔案形成部門溝通解決。驗收合格后，將檔案正式歸檔入庫。（二）保管期限劃分1.根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值和現(xiàn)實利用需求，將檔案保管期限劃分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織和社會具有長遠利用價值的檔案，如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議等。長期保管的檔案是在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為15年至50年，如年度工作計劃、總結(jié)、重要業(yè)務文件等。短期保管的檔案是在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有參考價值的檔案，保管期限一般為5年以下，如一般性文件、臨時性報表等。2.檔案管理部門應定期對檔案保管期限進行鑒定，根據(jù)實際情況及時調(diào)整保管期限。（三）保管條件與措施1.設立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設施設備。2.配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別、保管期限等進行合理排列存放。3.建立檔案庫房管理制度，明確庫房管理人員職責，嚴格控制庫房出入人員，定期對庫房進行檢查和維護，確保檔案保管環(huán)境符合要求。4.對電子檔案應進行備份存儲，采用多種存儲介質(zhì)和存儲方式，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期進行數(shù)據(jù)校驗和恢復測試，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要做好電子檔案的安全防護工作，設置防火墻、防病毒軟件等，防止網(wǎng)絡攻擊和病毒入侵。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務部門代表等。2.檔案鑒定工作小組定期對到期檔案進行鑒定，依據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實利用價值等因素，確定檔案的存毀。3.鑒定過程中，應詳細審查檔案內(nèi)容，結(jié)合公司/組織的實際情況和發(fā)展需求，對檔案的價值進行綜合評估。對于涉及重要事項、可能仍有利用價值的檔案，應適當延長保管期限。（二）銷毀審批與實施1.經(jīng)鑒定確定需要銷毀的檔案清單，應報公司/組織主管領導審批。審批通過后，方可進行銷毀操作。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等物理方法，確保檔案信息無法恢復。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀清冊歸檔保存，以備查考。六、檔案利用與服務（一）利用申請與審批1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱、復制檔案的，應填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、數(shù)量、利用期限等信息，并提交所在部門負責人審核。2.部門負責人審核通過后，申請表提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)檔案的密級、保管期限等情況進行審批，對于涉及重要檔案或敏感信息的利用申請，應報公司/組織主管領導審批。3.審批通過后，檔案管理部門按照規(guī)定為利用者提供檔案查閱、借閱、復制等服務，并做好相關(guān)登記記錄。（二）利用方式與限制1.檔案查閱一般應在檔案管理部門指定的查閱場所進行，利用者不得擅自將檔案帶出查閱場所。如需摘抄、復制檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行操作。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損等。3.對于涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制利用范圍和對象，并采取相應的保密措施。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自對外提供或公開此類檔案信息。（三）服務質(zhì)量與反饋1.檔案管理部門應不斷優(yōu)化檔案利用服務流程，提高服務效率和質(zhì)量，為利用者提供便捷、高效的服務。2.定期收集利用者對檔案利用服務的意見和建議，及時進行整理分析，針對存在的問題采取有效措施加以改進，不斷提升檔案服務水平，滿足公司/組織和社會公眾的合理需求。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標與規(guī)劃1.制定檔案信息化建設目標，明確在一定時期內(nèi)實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化、智能化，提高檔案管理效率和服務能力。2.根據(jù)公司/組織的發(fā)展戰(zhàn)略和檔案管理實際需求，編制檔案信息化建設規(guī)劃，確定信息化建設的總體架構(gòu)、技術(shù)路線、實施步驟等內(nèi)容，并納入公司/組織信息化建設總體規(guī)劃。（二）系統(tǒng)建設與應用1.按照檔案信息化建設規(guī)劃，建設檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、檢索、利用等業(yè)務流程的信息化管理。系統(tǒng)應具備功能齊全、操作簡便、安全可靠等特點，滿足不同用戶的使用需求。2.加強檔案管理信息系統(tǒng)與公司/組織內(nèi)部其他業(yè)務系統(tǒng)的集成，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和業(yè)務協(xié)同，提高工作效率和管理水平。同時，要做好系統(tǒng)的日常維護和升級工作，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。（三）數(shù)據(jù)管理與安全1.建立健全檔案數(shù)據(jù)管理制度，規(guī)范數(shù)據(jù)錄入、審核、存儲、備份、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)的操作流程，確保數(shù)據(jù)的準確性、完整性和一致性。2.加強檔案數(shù)據(jù)安全防護，采取身份認證、訪問控制、加密傳輸、數(shù)據(jù)脫敏等技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改、丟失等安全事故發(fā)生。定期對數(shù)據(jù)進行安全檢查和風險評估，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.建立檔案管理監(jiān)督機制，檔案管理部門定期對公司/組織內(nèi)各部門的檔案管理工作進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。2.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對檔案管理工作進行審計監(jiān)督，重點檢查檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案管理流程規(guī)范性、檔案安全保管措施落實情況等，對發(fā)現(xiàn)的問題提出審計意見和建議。3.接受上級主管部門、國家檔案行政管理部門以及社會公眾的監(jiān)督檢查，對提出的意見和建議及時進行整改落實，并將整改情況向上級主管部門報告。（二）考核辦法1.制定檔案管理工作考核辦法，明確考核指標、考核方式、考核周期等內(nèi)容?？己酥笜藨w檔案管理的各個環(huán)節(jié)，如檔案收集的完整性、整理的規(guī)范性、歸檔的及時性、保管的安全性、利用的服務質(zhì)量等。2.檔案管理工作考核采取定量與定性相結(jié)合的方式，通過查閱檔案資料、實地檢查、用戶滿意度調(diào)查等方法進行綜合評價。3.根據(jù)考核結(jié)果，對檔案管理工