PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障，特制定本歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門、各站所及所屬事業(yè)單位在工作中形成的各類文書檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各類文書檔案進(jìn)行集中收集、整理、保管和利用。2.真實(shí)完整原則歸檔的文書檔案應(yīng)真實(shí)反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容完整無缺。3.分類科學(xué)原則按照文書檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找。4.便于利用原則以方便利用為出發(fā)點(diǎn)，合理組織檔案，提供高效便捷的查閱服務(wù)。二、歸檔范圍（一）上級(jí)文件1.上級(jí)黨委、政府及各部門下發(fā)的與鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的批示、講話等。（二）鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委文件1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委的決議、決定、通知、通報(bào)等。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委會(huì)議記錄、紀(jì)要等。（三）鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府文件1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的工作報(bào)告、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府發(fā)布的命令、決定、通知、通告等。3.鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府會(huì)議記錄、紀(jì)要等。（四）工作匯報(bào)與總結(jié)1.各部門、各站所及所屬事業(yè)單位向上級(jí)主管部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府報(bào)送的工作匯報(bào)、總結(jié)、報(bào)表等。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)在各類會(huì)議上的工作匯報(bào)材料。（五）會(huì)議文件1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)召開的各類會(huì)議的通知、議程、報(bào)告、講話、決議、紀(jì)要等。2.以鄉(xiāng)鎮(zhèn)名義召開的各類專題會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)等形成文件材料。（六）人事文件1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)及所屬事業(yè)單位的干部任免、調(diào)配、考核、獎(jiǎng)懲等文件。2.人事檔案材料、工資調(diào)整文件等。（七）財(cái)務(wù)文件1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)年度財(cái)政預(yù)算、決算報(bào)告。2.財(cái)務(wù)收支憑證、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。（八）業(yè)務(wù)文件1.農(nóng)業(yè)、林業(yè)、水利、民政、計(jì)生、社保等各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中形成的文件、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料等。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)與其他單位簽訂的合同、協(xié)議等。（九）信訪文件1.群眾來信、來訪記錄及處理結(jié)果。2.信訪案件的調(diào)查處理報(bào)告等。（十）其他文件1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀等。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)組織的各類活動(dòng)形成的文件材料。三、歸檔要求（一）文件材料齊全完整1.各部門、各站所及所屬事業(yè)單位應(yīng)將工作中形成的各類文件材料及時(shí)收集齊全，不得遺漏。2.確保文件材料的內(nèi)容完整，包括文件的正件、附件、批示、簽批意見等。（二）文件格式規(guī)范1.文件應(yīng)使用統(tǒng)一的紙張規(guī)格，一般為A4紙。2.字跡應(yīng)清晰、工整，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。3.文件排版應(yīng)符合規(guī)范要求，標(biāo)題、正文、落款等格式應(yīng)統(tǒng)一。（三）文件簽署完備1.文件應(yīng)具備完整的簽署手續(xù)，包括發(fā)文單位蓋章、領(lǐng)導(dǎo)簽字等。2.聯(lián)合發(fā)文的文件，各發(fā)文單位均應(yīng)簽署齊全。(四）文件日期準(zhǔn)確1.文件的形成日期應(yīng)準(zhǔn)確無誤，不得隨意涂改。2.對(duì)于日期不明確的文件，應(yīng)及時(shí)核實(shí)并注明準(zhǔn)確日期。四、歸檔時(shí)間（一）當(dāng)年文件1.各部門、各站所及所屬事業(yè)單位應(yīng)在次年第一季度末將上一年度形成的文件材料整理歸檔完畢。2.對(duì)于一些時(shí)效性較強(qiáng)的文件，應(yīng)及時(shí)歸檔，不得拖延。（二）跨年度文件1.對(duì)于跨年度處理的文件，應(yīng)在辦結(jié)年度歸檔。2.對(duì)于一些涉及多個(gè)年度的項(xiàng)目文件，應(yīng)按項(xiàng)目進(jìn)展情況分別在各年度歸檔相關(guān)材料。五、歸檔程序（一）收集1.各部門、各站所及所屬事業(yè)單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集人員應(yīng)定期對(duì)本部門的文件材料進(jìn)行清查，防止文件丟失。（二）整理1.收集后的文件材料應(yīng)按照本制度規(guī)定的分類方法進(jìn)行整理。2.對(duì)文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等工作，確保文件排列有序，便于查找。（三）裝訂1.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件。2.對(duì)于紙張規(guī)格不一致的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。（四）編目1.編制文件目錄，包括文件編號(hào)、文號(hào)、標(biāo)題、日期、頁(yè)數(shù)等信息。2.目錄應(yīng)打印清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)。（五）裝盒1.將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。2.檔案盒應(yīng)排列整齊，存放有序。（六）上架1.將裝盒后的檔案上架存放，按照檔案類別、年度順序排列。2.建立檔案存放位置索引，便于快速查找檔案。六、檔案分類與編號(hào)（一）分類方法1.年度分類法按照文件形成的年度進(jìn)行分類，將每年的文件分為一類。2.機(jī)構(gòu)分類法按照鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門、各站所及所屬事業(yè)單位進(jìn)行分類，同一機(jī)構(gòu)形成的文件歸為一類。3.問題分類法按照文件的內(nèi)容所反映的問題進(jìn)行分類，如農(nóng)業(yè)、林業(yè)、水利等。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年度機(jī)構(gòu)問題流水號(hào)”的編號(hào)方式，如“2023黨政辦綜合業(yè)務(wù)001”。2.類別編號(hào)為便于管理，對(duì)各類檔案分別進(jìn)行編號(hào)，如“1”代表上級(jí)文件，“2”代表鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委文件等。七、檔案保管期限（一）永久保管1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府的重要文件、決議、決定等。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)的歷史沿革、大事記等。3.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的重要批示、講話等。（二）長(zhǎng)期保管1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門、各站所及所屬事業(yè)單位的年度工作計(jì)劃、總結(jié)等。2.人事檔案材料、工資調(diào)整文件等。3.財(cái)務(wù)文件中的年度財(cái)政預(yù)算決算報(bào)告等。（三）短期保管1.一般性的工作匯報(bào)、報(bào)表等。2.信訪文件中的一般性來信來訪記錄等。八、檔案利用（一）查閱權(quán)限1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案的，需持有單位介紹信，經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可查閱。（二）查閱手續(xù)1.查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容等信息。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。（三）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。（四）復(fù)制規(guī)定1.查閱人員如需復(fù)制檔案材料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并按規(guī)定進(jìn)行登記。2.復(fù)制檔案材料應(yīng)使用復(fù)印件，不得使用原件進(jìn)行復(fù)制。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員為成員。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案名稱、編號(hào)、年度、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)鑒定小組審核簽字后，報(bào)鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)人員共同監(jiān)督銷毀過程，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。（四）銷毀記錄1.對(duì)檔案銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息。2.銷毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存。十、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括各類檔案的數(shù)量、年度變化情況等（二）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.檔案管理部門應(yīng)定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)真實(shí)，不得虛報(bào)、瞞報(bào)。十一、檔案安全管理（一）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。2.庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。（二）人員管理1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自離崗、脫崗。2.非檔案管理人員未