PAGE財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案保管制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理，確保財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的安全與完整，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作。（三）定義本制度所稱財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，是指公司在進(jìn)行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算過(guò)程中形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等專業(yè)資料，是公司檔案的重要組成部分。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作在公司管理層的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施，并接受公司檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理崗位，負(fù)責(zé)本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管等工作。2.依法合規(guī)原則財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性和安全性。3.方便利用原則財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的管理應(yīng)便于查閱和利用，以滿足公司內(nèi)部管理和外部審計(jì)、稅務(wù)等工作的需要。二、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.會(huì)計(jì)憑證類包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿類包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，以及相關(guān)附表、附注等。4.其他類包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。（二）編號(hào)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照分類進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循以下原則：1.唯一性原則每個(gè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案都應(yīng)有唯一的編號(hào)，避免重復(fù)和混淆。2.系統(tǒng)性原則編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性，能夠反映財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的分類和順序。3.穩(wěn)定性原則編號(hào)一經(jīng)確定，不得隨意更改，以保證財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的連續(xù)性和穩(wěn)定性。具體編號(hào)方法如下：1.會(huì)計(jì)憑證類按照年份和月份順序編號(hào)，如“20XX年X月記字第X號(hào)”。2.會(huì)計(jì)賬簿類總賬編號(hào)為“總字第X號(hào)”，明細(xì)賬編號(hào)為“明字第X號(hào)”，日記賬編號(hào)為“日字第X號(hào)”，固定資產(chǎn)卡片編號(hào)為“固字第X號(hào)”。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類按照年份和報(bào)告期編號(hào)，如“20XX年度第X期”。4.其他類按照類別和順序編號(hào)，如“銀調(diào)字第X號(hào)”、“銀對(duì)字第X號(hào)”等。三、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的收集與整理（一）收集1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期收集本部門及所屬分支機(jī)構(gòu)在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算過(guò)程中形成的各類檔案資料，確保檔案資料的齊全和完整。2.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)在每月結(jié)賬后及時(shí)整理裝訂，記賬憑證應(yīng)連同所附的原始憑證等按照編號(hào)順序排列，折疊整齊，按期裝訂成冊(cè)，并加具封面、封底。封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)等內(nèi)容。3.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后，按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行打印或手工抄寫，并整理裝訂成冊(cè)?？傎~、明細(xì)賬應(yīng)分別裝訂，封面應(yīng)注明單位名稱、賬簿名稱、年度、賬簿頁(yè)數(shù)等內(nèi)容。4.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)在年度終了后，按照規(guī)定的格式和內(nèi)容編制完成，并加蓋單位公章、單位負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)工作負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）簽名并蓋章。月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)在月度、季度終了后及時(shí)編制，并報(bào)送相關(guān)部門和人員。5.其他類檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求進(jìn)行收集整理，確保檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。（二）整理1.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案收集后，應(yīng)按照分類和編號(hào)要求進(jìn)行整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.對(duì)于破損、褪色、字跡模糊的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，以保證檔案資料的可讀性和完整性。3.整理后的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照類別和年度順序存放，便于查找和利用。四、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證類原始憑證、記賬憑證、匯總憑證的保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿類總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿的保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的保管期限為10年；年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的保管期限為永久。4.其他類銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表的保管期限為10年；會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)的保管期限為30年；會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)的保管期限為永久。（二）保管要求1.公司應(yīng)設(shè)立專門的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房，配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防鼠等設(shè)施，確保財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的安全保管。2.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照類別和年度順序存放，排列整齊，便于查找。同時(shí)，應(yīng)建立財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案目錄，注明檔案的類別、編號(hào)、名稱、保管期限等信息，以便于管理和利用。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。4.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案不得外借，如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。五、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員查閱財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案保管部門查閱。2.查閱財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案保管人員在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自將檔案帶出保管庫(kù)房。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還保管人員，并辦理歸還手續(xù)。3.查閱財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案時(shí)，嚴(yán)禁在檔案上涂畫、拆封和抽換。如需復(fù)印或復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。（二）借閱1.公司外部單位或個(gè)人查閱財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并填寫《財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案保管部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)簽訂《財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限保管要求等事項(xiàng)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊需要，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格按照《財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案借閱協(xié)議》的要求使用檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或泄露檔案內(nèi)容。借閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還保管人員，并辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門提出銷毀意見(jiàn)，會(huì)同檔案管理部門共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。（二）銷毀程序1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)編制《財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列明擬銷毀檔案的類別、編號(hào)、名稱、保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.公司應(yīng)成立財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案銷毀工作小組，負(fù)責(zé)對(duì)擬銷毀的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行審核和監(jiān)督銷毀。銷毀工作小組應(yīng)由財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門等相關(guān)人員組成。3.銷毀財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)在銷毀工作小組的監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷毀過(guò)程的合規(guī)性和安全性。銷毀后，應(yīng)由監(jiān)銷人員在《財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》上簽名蓋章，并將銷毀情況報(bào)告公司負(fù)責(zé)人。（三）銷毀記錄公司應(yīng)建立財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案銷毀記錄，詳細(xì)記錄銷毀檔案的類別、編號(hào)、名稱、保管期限、銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、監(jiān)銷人員等信息。