PAGE工會經費審計檔案制度一、總則（一）目的為加強工會經費審計檔案管理，規(guī)范審計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等工作，確保審計檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮審計檔案在工會經費審計工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國工會法》《中國工會審計條例》等法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織工會經費審計工作中形成的各類審計檔案，包括審計計劃、審計通知書、審計工作底稿、審計證據(jù)、審計報告、審計決定書、審計意見書以及與審計項目相關的其他文件資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則工會經費審計檔案由工會審計機構集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自分散保存。2.完整準確原則審計檔案應全面、完整地反映審計項目的實施過程和結果，確保檔案內容真實、準確、可靠。3.安全保密原則加強審計檔案的安全防護措施，確保檔案信息不泄露、不丟失，嚴格遵守保密規(guī)定。4.便于利用原則優(yōu)化檔案整理和保管方式，提高檔案檢索效率，方便審計人員及其他相關人員查閱和利用審計檔案。二、審計檔案的收集與整理（一）收集要求1.審計項目實施過程中，審計人員應及時將各自工作中形成的文件資料收集齊全，確保無遺漏。2.審計項目結束后，審計組應指定專人負責將審計過程中形成的全部文件資料進行集中收集，包括紙質文件、電子文檔、視聽資料等。3.收集的審計檔案應保持原始記錄的完整性，不得擅自修改、涂抹、剪裁或抽取。（二）整理步驟1.分類按照審計項目的性質、內容和形成時間等因素，將審計檔案分為審計綜合類、審計項目類等類別。審計綜合類包括審計工作計劃、總結、規(guī)章制度等；審計項目類按照具體審計項目分別整理，每個項目檔案再細分為審計準備、審計實施、審計終結等階段的文件資料。2.編號對每一份審計檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和查找。編號可采用年份+項目序號+資料序號的方式，如“20230101”表示2023年第1個審計項目的第1份資料。3.編目編制審計檔案目錄，目錄應包含檔案編號、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等內容。題名應準確反映檔案的主要內容，日期填寫文件形成的年月日，頁數(shù)為該份檔案的實際頁數(shù)，保管期限按照本制度規(guī)定確定。4.裝訂對紙質審計檔案進行裝訂，拆除文件上原有的金屬物，采用左側裝訂方式，確保整齊牢固。裝訂時應注意保護文件的完整性，不得壓字、掉頁。5.裝盒將整理好的審計檔案裝入檔案盒，檔案盒應標明檔案類別、年份、項目名稱等信息，并在盒脊上填寫檔案編號范圍。三、審計檔案的保管（一）保管期限1.永久保管涉及工會經費重大違法違規(guī)問題、對工會組織和職工權益有重大影響的審計項目檔案，應永久保管。2.定期保管其他審計項目檔案的保管期限分為30年和10年。其中，審計結論和決定執(zhí)行完畢，沒有遺留問題的審計項目檔案保管期限為10年；審計中發(fā)現(xiàn)問題需跟蹤檢查的審計項目檔案保管期限為30年。（二）保管地點設立專門的審計檔案保管庫，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等，確保檔案存放安全。保管庫應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。（三）保管要求1.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫時間、保管期限、存放位置等信息，便于查詢和管理。2.定期對審計檔案進行檢查和清點，核對檔案數(shù)量、完整性和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對電子審計檔案應進行備份，備份存儲介質應與原始存儲介質分開存放，并定期進行數(shù)據(jù)恢復測試，確保數(shù)據(jù)安全。4.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案保管庫，檔案管理人員因工作需要查閱檔案時，應辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內歸還。四、審計檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內部審計人員因工作需要查閱審計檔案，以了解以往審計項目情況，借鑒經驗教訓，指導當前審計工作。2.本公司/組織工會委員會成員、相關部門負責人等因工作需要查閱審計檔案，以了解工會經費使用情況、審計結果及相關建議，為決策提供參考依據(jù)。3.上級工會組織、審計機關等因工作需要查閱審計檔案，以檢查指導工作、開展監(jiān)督檢查等。（二）利用手續(xù)1.查閱審計檔案應填寫《審計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，并經所在部門負責人或相關領導批準。2.檔案管理人員根據(jù)批準的申請表，提供相應的審計檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自將檔案帶出保管庫，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換或損壞。3.需要復印或摘錄審計檔案內容的，應經檔案管理人員同意，并登記復印或摘錄的內容、頁數(shù)等信息。復印或摘錄的檔案資料應與原件核對無誤，并加蓋檔案管理章。（三）利用限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密及工會工作秘密的審計檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制查閱范圍，未經批準不得對外提供。2.審計檔案僅供查閱利用，不得用于其他非審計工作目的，不得擅自傳播或公開檔案內容。五、審計檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立審計檔案鑒定小組，由工會審計機構負責人、審計業(yè)務骨干及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對已到保管期限的審計檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標準1.對保管期限已滿的審計檔案，鑒定小組應根據(jù)檔案內容的重要性、查考價值及歷史意義等因素進行全面審查。2.對于仍有查考利用價值的檔案，應延長保管期限；對于已無保存必要的檔案，可提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.經鑒定小組鑒定同意銷毀的審計檔案，編制《審計檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.《審計檔案銷毀清冊》經工會審計機構負責人審核、工會主席批準后，方可進行銷毀。3.銷毀審計檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字確認，并注明銷毀方式、時間和地點等信息。4.銷毀后的審計檔案銷毀清冊應永久保存。六、審計檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的審計檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)審計檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高審計檔案管理工作的效率和質量，為公司/組織提供更加便捷、高效的檔案服務。（二）信息化管理內容1.檔案數(shù)字化加工對紙質審計檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子圖像文件，并進行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，確保電子檔案與紙質檔案內容一致。2.電子檔案存儲將數(shù)字化后的審計檔案存儲在安全可靠的電子存儲設備上，并建立備份機制，防止數(shù)據(jù)丟失。3.信息化管理系統(tǒng)建設開發(fā)或選用適合本公司/組織的審計檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、分類、編號、編目、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能，提高檔案管理的信息化水平。4.數(shù)據(jù)安全管理加強對審計檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限管理，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和非法訪問。定期對系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。（三）信息化利用1.審計人員可通過信息化管理系統(tǒng)快速檢索和查閱審計檔案，提高工作效率。2.利用信息化管理系統(tǒng)的統(tǒng)計分析功能，可以對審計檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分