PAGE綠化檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司綠化檔案管理，確保綠化檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司綠化工作的決策、規(guī)劃、實(shí)施和監(jiān)督提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與綠化相關(guān)的檔案管理工作，包括但不限于綠化規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、綠化施工資料、綠化養(yǎng)護(hù)記錄、植物品種信息、病蟲害防治檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：綠化檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映綠化工作的實(shí)際情況，不得虛假記錄。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、文字等應(yīng)符合規(guī)范要求。4.系統(tǒng)性原則：檔案應(yīng)按照一定的分類體系和邏輯順序進(jìn)行整理，保持其系統(tǒng)性。5.保密性原則：對(duì)于涉及公司機(jī)密的綠化檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善綠化檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.負(fù)責(zé)綠化檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對(duì)綠化檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)，確保檔案的安全和完整。4.對(duì)損壞、變質(zhì)的綠化檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理。5.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門提供綠化檔案的查閱、借閱服務(wù)，并做好記錄。（二）綠化工作相關(guān)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門綠化工作中形成檔案的收集、整理和移交工作，并確保檔案的質(zhì)量。2.配合檔案管理部門做好綠化檔案的管理工作，按照要求提供相關(guān)資料和信息。3.在綠化工作中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范形成各類檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉綠化檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的基本知識(shí)和技能。2.認(rèn)真做好綠化檔案的收集、整理、歸檔等工作，確保檔案質(zhì)量。3.妥善保管綠化檔案，嚴(yán)格遵守檔案保管制度，防止檔案損壞、丟失。4.積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。5.定期對(duì)綠化檔案進(jìn)行整理和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)更新檔案信息。三、檔案收集（一）收集范圍1.綠化規(guī)劃設(shè)計(jì)階段：包括綠化規(guī)劃方案、設(shè)計(jì)圖紙、效果圖、設(shè)計(jì)變更記錄等。2.綠化施工階段：施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程進(jìn)度報(bào)表、材料設(shè)備清單、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。3.綠化養(yǎng)護(hù)階段：養(yǎng)護(hù)計(jì)劃、養(yǎng)護(hù)記錄（包括澆水、施肥、修剪、病蟲害防治等情況）、植物生長(zhǎng)記錄、養(yǎng)護(hù)工作總結(jié)等。4.植物相關(guān)資料：植物品種清單、植物引種記錄、植物檢疫證書、植物生長(zhǎng)習(xí)性及養(yǎng)護(hù)要點(diǎn)等。5.其他與綠化工作相關(guān)的文件、資料，如綠化項(xiàng)目招投標(biāo)文件、合同協(xié)議等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在綠化工作完成或階段性工作結(jié)束后，及時(shí)將形成的檔案資料收集整理，并移交檔案管理部門。2.檔案資料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式正確、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)綠化檔案按照以下類別進(jìn)行分類：1.規(guī)劃設(shè)計(jì)類：包括綠化總體規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃、專項(xiàng)設(shè)計(jì)等。2.施工管理類：涵蓋施工過(guò)程中的各類文件資料。3.養(yǎng)護(hù)管理類：涉及綠化養(yǎng)護(hù)的各項(xiàng)記錄。4.植物信息類：有關(guān)植物品種、特性等方面的資料。5.其他類：如招投標(biāo)文件、合同協(xié)議等。（二）編號(hào)規(guī)則1.每類檔案賦予一個(gè)固定的類別代碼，如規(guī)劃設(shè)計(jì)類為“GD”，施工管理類為“SG”等。2.每一份檔案按照其形成時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性。例如，“GD20230101001”表示2023年1月1日形成的第一份規(guī)劃設(shè)計(jì)類檔案。（三）整理方法1.對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，剔除重復(fù)、無(wú)效的文件。2.按照編號(hào)規(guī)則對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制相應(yīng)的目錄。3.對(duì)于圖紙類檔案，應(yīng)折疊整齊，標(biāo)注清晰，并與相關(guān)文字說(shuō)明一同歸檔。4.電子文件應(yīng)按照分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在指定的文件夾中，同時(shí)建立電子文件索引目錄。五、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.綠化規(guī)劃設(shè)計(jì)文件在規(guī)劃設(shè)計(jì)項(xiàng)目完成并通過(guò)審核后一個(gè)月內(nèi)歸檔。2.綠化施工資料在工程竣工驗(yàn)收合格后三個(gè)月內(nèi)歸檔。3.綠化養(yǎng)護(hù)記錄應(yīng)每月定期歸檔，確保記錄的連續(xù)性和完整性。4.其他臨時(shí)性的綠化工作檔案在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。（二）歸檔流程1.各部門將整理好的檔案資料移交至檔案管理部門，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.審核通過(guò)后，檔案管理部門按照分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行歸檔，并將檔案存放至指定的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的綠化檔案保管庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別和編號(hào)順序存放于檔案柜中，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)。3.對(duì)于重要的紙質(zhì)檔案和電子檔案，可進(jìn)行異地備份，以防止因自然災(zāi)害等原因?qū)е聶n案丟失。（三）保管期限1.綠化規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、綠化施工資料等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，保管期限為永久。2.綠化養(yǎng)護(hù)記錄、植物生長(zhǎng)記錄等檔案保管期限為10年。3.其他臨時(shí)性的綠化工作檔案保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定，一般不少于3年。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)綠化檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，記錄清查情況和發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理結(jié)果。七、檔案利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱綠化檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的綠化檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)獲得公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，并在檔案管理部門的監(jiān)督下查閱。（二）查閱流程1.申請(qǐng)人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)審批后，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)人的要求提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)在指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）借閱管理1.因工作需要借閱綠化檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自涂改、損壞、丟失檔案。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。八、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)綠化檔案的保密管理，制定保密制度，明確保密責(zé)任。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的綠化檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)權(quán)限等措施，防止信息泄露。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無(wú)關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。4.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案在使用過(guò)程中的安全性。（二）保密責(zé)任追究1.對(duì)于違反綠化檔案保密制度，導(dǎo)致檔案信息泄露的人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。2.如因檔案信息泄露給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的綠化檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.通過(guò)信息化手段，提高綠化檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，方便公司各部門快速獲取所需檔案信息。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案和電子文件準(zhǔn)確錄入系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按編號(hào)、類別、關(guān)鍵詞等進(jìn)行快速查詢，方便用戶獲取所需檔案。3.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全性和保密性。4.統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表，為公司綠化工作決策提供數(shù)據(jù)支持。5.備份與恢復(fù)功能：定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)按照檔案整理的要求進(jìn)行分類、編號(hào)和命名，確保其