PAGE檔案工作保密安全制度一、總則（一）目的為加強公司檔案工作的保密安全管理，確保公司檔案信息的完整性、準確性和保密性，防止檔案信息泄露、丟失、損壞等情況的發(fā)生，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構以及所有涉及公司檔案管理工作的人員。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，依法開展檔案工作保密安全管理。2.預防為主原則：強化檔案工作保密安全意識，建立健全各項防范措施，預防檔案安全事故的發(fā)生。3.分級負責原則：明確各部門、各崗位在檔案工作保密安全管理中的職責，實行分級負責、責任到人。4.全程管控原則：對檔案的收集、整理、保管、利用、銷毀等全過程進行嚴格管理，確保檔案安全。二、檔案管理部門及人員職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案工作保密安全管理制度，并組織實施。2.指導、監(jiān)督各部門的檔案工作保密安全管理，定期進行檢查和評估。3.負責公司檔案的集中統(tǒng)一管理，確保檔案的安全存放和有效利用。4.組織開展檔案工作人員的保密安全培訓和教育，提高其保密意識和業(yè)務水平。5.負責處理檔案工作中的保密安全事故，及時向上級報告，并采取有效措施進行補救。（二）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案工作保密安全制度，認真履行崗位職責。2.負責檔案的收集、整理、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的完整和有序。3.做好檔案庫房的安全管理工作，定期檢查檔案保管狀況，及時發(fā)現(xiàn)和處理問題。4.嚴格按照規(guī)定的程序和權限提供檔案利用服務，做好利用登記和跟蹤反饋工作。5.對涉及保密的檔案信息進行嚴格保密，不得擅自泄露。6.協(xié)助有關部門做好檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案銷毀過程的安全和規(guī)范。（三）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的真實、完整和安全。2.明確本部門檔案管理的責任人，督促其認真履行職責。3.配合檔案管理部門做好檔案工作保密安全管理的各項工作，接受檔案管理部門的指導和監(jiān)督。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應按照公司檔案管理的要求，及時收集本部門在工作活動中形成的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，確保檔案的齊全和完整。2.對于重要的會議文件、合同協(xié)議、技術資料等，應在形成后及時移交檔案管理部門。3.檔案管理人員應定期對各部門的檔案收集情況進行檢查和督促，確保檔案按時、足額收集。（二）檔案整理1.檔案管理人員應按照檔案分類標準和編號規(guī)則，對收集到的檔案進行科學分類、編號和編目。2.對檔案進行裝訂、裝盒，確保檔案的整齊和美觀。3.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的計算機管理，方便查詢和利用。四、檔案保管（一）檔案庫房建設1.檔案庫房應選擇安全、干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜的地點，并配備必要的消防、防盜、溫濕度控制等設施設備。2.檔案庫房應設置專門的檔案架、檔案柜等存放設備，確保檔案存放有序。3.檔案庫房應劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，保證工作流程順暢。（二）檔案保管措施1.檔案管理人員應定期對檔案進行清查和盤點，核對檔案數(shù)量、質量和存放位置，確保檔案賬實相符。2.對重要檔案和易損檔案應采取特殊的保管措施，如復制備份、專柜存放等。3.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，定期進行監(jiān)測和調節(jié)，防止檔案因溫濕度不適而損壞。4.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，定期進行消毒，防止蟲害和霉變。5.加強檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入，確保檔案庫房的安全。（三）檔案存儲介質管理1.對于存儲檔案信息的光盤、硬盤、磁帶等存儲介質，應進行分類登記和標識管理。2.定期對存儲介質進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。3.存儲介質應存放在安全可靠的環(huán)境中，防止受到損壞、丟失或數(shù)據(jù)泄露。4.對存儲介質上的檔案信息應進行加密處理，確保信息安全。五、檔案利用（一）利用原則1.嚴格遵守檔案利用的審批程序，確保檔案利用符合規(guī)定和權限。2.堅持保密原則，對涉及公司機密的檔案信息嚴格保密，不得擅自擴大利用范圍。3.注重檔案利用的效益，提高檔案的利用率，為公司的生產(chǎn)經(jīng)營和管理決策提供有力支持。（二）利用審批1.公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容和期限，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位人員因特殊原因需要查閱公司檔案的，應持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司主管領導審批后，方可查閱。3.涉及公司機密的檔案信息，查閱申請人應簽署保密承諾書，嚴格遵守保密規(guī)定。（三）利用登記1.檔案管理人員應對檔案利用情況進行詳細登記，包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內容、歸還日期等。2.對檔案的借閱情況進行跟蹤管理，及時提醒借閱人按時歸還檔案。3.定期對檔案利用登記情況進行統(tǒng)計和分析工作，為檔案管理決策提供依據(jù)。（四）利用方式1.檔案管理人員應根據(jù)查閱申請人的需求，提供檔案原件或復印件，并做好相關記錄。2.對于重要檔案，應在檔案管理部門指定的地點進行查閱，不得外借。3.如需對檔案進行摘錄、復制等操作，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期組織對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成，負責對檔案進行鑒定工作評議。3.檔案鑒定小組應根據(jù)國家有關規(guī)定和公司實際情況，制定檔案鑒定標準和工作流程。4.對檔案的鑒定結果應進行詳細記錄，并形成檔案鑒定報告。（二）檔案銷毀1.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，應按照檔案銷毀程序進行銷毀。2.檔案銷毀前，應填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)檔案管理部門負責人審核、公司主管領導批準后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應在指定的地點進行，由檔案管理部門和相關業(yè)務部門共同派人監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀申請表》上簽字確認，并將銷毀情況記錄在案。七、保密與安全管理（一）保密措施1.加強對檔案工作人員的保密教育，提高其保密意識和責任感。2.對涉及公司機密的檔案信息，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，采取加密存儲、專人保管等措施。3.在檔案利用過程中，應對涉及保密的檔案信息進行嚴格控制，防止泄露。4.與檔案工作人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務和責任。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、設備設施等的安全管理。2.定期對檔案安全狀況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.制定檔案安全應急預案，提高應對突發(fā)事件的能力，確保在緊急情況下能夠迅速、有效地保護檔案安全。4.加強對檔案工作人員的安全培訓，提高其安全意識和應急處理能力。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制1.檔案管理部門應定期對各部門的檔案工作保密安全管理情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.公司內部審計部門應將檔案工作保密安全管理納入審計范圍，定期進行審計監(jiān)督。3.接受上級主管部門和相關監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，對提出的問題及時進行整改落實。（二）違規(guī)處理1.對于違反檔案工作保密安全制度的行為，應視情節(jié)輕重