PAGE會計檔案追責(zé)制度包括一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會計檔案管理，規(guī)范會計檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，明確會計檔案管理過程中各環(huán)節(jié)的責(zé)任，確保會計檔案的真實、完整、安全，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》、《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)、子公司的會計檔案管理工作，涵蓋了公司在財務(wù)活動中形成的各種會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等資料。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保會計檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：保證會計檔案所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)真實、準(zhǔn)確、完整，不得篡改、偽造會計檔案。3.安全保密原則：采取有效措施確保會計檔案的安全，防止會計檔案被損壞、丟失、泄露，對涉及公司商業(yè)秘密的會計檔案嚴(yán)格保密。4.集中管理原則：公司會計檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或人員負(fù)責(zé)，便于查閱和利用。二、會計檔案管理職責(zé)分工（一）財務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)會計檔案的日常整理、裝訂、保管等基礎(chǔ)工作，并定期將整理好的會計檔案移交檔案管理部門。2.按照會計檔案管理要求，對會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等進(jìn)行分類、編號、編目，確保會計檔案的規(guī)范性。3.在會計檔案保管期限屆滿時，提出銷毀意見，并會同檔案管理部門等相關(guān)部門進(jìn)行鑒定和銷毀工作。4.負(fù)責(zé)為公司內(nèi)部各部門及外部審計、稅務(wù)等機(jī)構(gòu)查閱會計檔案提供便利，并做好登記和記錄。（二）檔案管理部門職責(zé)1.接收財務(wù)部門移交的會計檔案，進(jìn)行統(tǒng)一登記、編號、存放，建立會計檔案保管清冊。2.負(fù)責(zé)會計檔案的安全保管，確保檔案存放環(huán)境符合要求，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。3.按照規(guī)定的查閱、借閱流程，為公司內(nèi)部各部門及外部機(jī)構(gòu)提供會計檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好相關(guān)登記和跟蹤管理。4.定期對會計檔案進(jìn)行檢查、盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施處理。5.根據(jù)財務(wù)部門提出的銷毀意見，會同財務(wù)、審計等部門對擬銷毀的會計檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見，參與會計檔案的銷毀工作。（三）審計部門職責(zé)1.對會計檔案管理工作進(jìn)行定期審計監(jiān)督，檢查會計檔案的管理是否符合法律法規(guī)和公司制度要求。2.在審計工作中，對涉及會計檔案的相關(guān)資料進(jìn)行審查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。3.參與會計檔案保管期限屆滿時的銷毀鑒定工作，確保銷毀的會計檔案符合規(guī)定要求。（四）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)妥善保管本部門涉及的會計資料，并按照規(guī)定及時移交財務(wù)部門進(jìn)行統(tǒng)一整理歸檔。2.在工作中如需查閱會計檔案，應(yīng)按照規(guī)定的流程辦理查閱、借閱手續(xù)，不得擅自復(fù)制、涂改、銷毀會計檔案。三、會計檔案的收集與整理（一）會計檔案的范圍1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財務(wù)會計報告類：月度、季度、年度財務(wù)會計報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明等。4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊（含電子檔案移交清單）、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。（二）會計檔案的收集1.財務(wù)部門應(yīng)按照會計核算的流程，及時收集各類會計資料，確保會計檔案的完整性。2.對于外部取得的原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)、銀行回單等，應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生后及時傳遞給財務(wù)部門，并確保憑證的真實性、合法性和完整性。3.財務(wù)人員在編制記賬憑證、登記賬簿、編制財務(wù)會計報告等過程中，應(yīng)認(rèn)真審核相關(guān)資料，確保會計記錄的準(zhǔn)確性。（三）會計檔案的整理1.會計憑證的整理每月終了，財務(wù)人員應(yīng)將當(dāng)月形成的記賬憑證按照編號順序進(jìn)行整理，檢查憑證附件是否齊全、完整。對憑證附件進(jìn)行分類粘貼，確保附件與記賬憑證內(nèi)容相符，便于查閱。將整理好的記賬憑證按照日期順序裝訂成冊，在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖號碼、憑證張數(shù)等信息，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。2.會計賬簿的整理年度終了，總賬、明細(xì)賬、日記賬等賬簿應(yīng)打印裝訂成冊。賬簿應(yīng)按照科目順序排列，在賬簿扉頁上注明單位名稱、賬簿名稱、啟用日期、截止日期、頁數(shù)、冊次、記賬人員和會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員姓名，并加蓋名章和單位公章。對于活頁式賬簿，應(yīng)抽出空白賬頁，整理編號，加具封面，裝訂成冊。3.財務(wù)會計報告的整理年度財務(wù)會計報告應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行編制，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及附注等。財務(wù)會計報告應(yīng)依次編定頁碼，加具封面，裝訂成冊，在封面上注明單位名稱、年度、月份、報告種類，并由單位負(fù)責(zé)人、主管會計工作的負(fù)責(zé)人、會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會計主管人員）簽名并蓋章。4.其他類會計檔案的整理銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等應(yīng)按月或按季整理成冊，注明日期、內(nèi)容等信息。納稅申報表應(yīng)按照所屬期間進(jìn)行整理，確保申報數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性?！稌嫏n案移交清冊》、《會計檔案保管清冊》、《會計檔案銷毀清冊》、《會計檔案鑒定意見書》等應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行編制，詳細(xì)記錄會計檔案的相關(guān)信息及處理情況。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證保管期限為30年。2.會計賬簿保管期限為30年，其中固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)會計報告保管期限為：月度、季度財務(wù)會計報告保管期限為10年，年度財務(wù)會計報告永久保管。4.其他類會計檔案保管期限為：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年；納稅申報表保管期限為10年；會計檔案移交清冊保管期限為30年；會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書永久保管。（二）保管要求1.會計檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜等條件，溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。2.檔案管理部門應(yīng)對會計檔案進(jìn)行分類存放，按照年度、類別、保管期限等順序排列，便于查找和管理。3.對于電子會計檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲在磁性介質(zhì)或光盤等存儲設(shè)備上，異地存放，確保電子會計檔案的安全性和完整性。同時，應(yīng)建立電子會計檔案的索引目錄，便于快速檢索和查閱。4.檔案管理部門應(yīng)建立會計檔案保管清冊，詳細(xì)記錄會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等信息，并定期進(jìn)行核對，確保賬實相符。（三）保管期限的變更與延長1.會計檔案保管期限一般不得隨意變更。如有特殊情況需要變更保管期限的，應(yīng)由財務(wù)部門提出書面申請，說明變更理由，并經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行調(diào)整。2.對于涉及重要經(jīng)濟(jì)事項或具有重大歷史價值的會計檔案，在保管期限屆滿后，如需繼續(xù)保存的，應(yīng)由財務(wù)部門會同檔案管理部門等相關(guān)部門進(jìn)行評估，提出延長保管期限的建議，報公司管理層批準(zhǔn)后延長保管期限。五、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱流程1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱會計檔案時，應(yīng)填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.將《會計檔案查閱申請表》提交給檔案管理部門，檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，確定查閱的會計檔案，并安排專人陪同查閱。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱會計檔案，不得擅自將會計檔案帶出檔案庫房。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)會計檔案，不得在會計檔案上涂改、標(biāo)記、拆封、抽換等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將查閱的會計檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后在《會計檔案查閱申請表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱流程1.公司內(nèi)部各部門因工作需要借閱會計檔案時，應(yīng)填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.將《會計檔案借閱申請表》提交給檔案管理部門，檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，確定借閱的會計檔案，并辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)在《會計檔案借閱登記簿》上簽字登記，注明借閱檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、借閱時間、歸還時間等信息。3.檔案管理部門應(yīng)向借閱人員提供必要的借閱條件，確保借閱人員能夠安全、完整地使用借閱的會計檔案。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的會計檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在借閱的會計檔案上涂改、標(biāo)記、拆封、抽換等。4.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的歸還時間及時歸還借閱的會計檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后在《會計檔案借閱登記簿》上注明歸還情況，并將檔案歸還原位。（三）外部機(jī)構(gòu)查閱與借閱1.審計、稅務(wù)等外部機(jī)構(gòu)因工作需要查閱或借閱公司會計檔案時，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫《會計檔案查閱（借閱）申請表》，注明查閱（借閱）目的、查閱（借閱）內(nèi)容、查閱（借閱）時間等信息。2.公司財務(wù)部門應(yīng)審核外部機(jī)構(gòu)的申請，并報公司管理層批準(zhǔn)后，通知檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)按照外部機(jī)構(gòu)的申請內(nèi)容，確定查閱或借閱的會計檔案，并安排專人陪同查閱或借閱。查閱或借閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和公司制度的規(guī)定，確保會計檔案的安全和保密。4.外部機(jī)構(gòu)查閱或借閱結(jié)束后，應(yīng)將查閱或借閱情況及時反饋給公司財務(wù)部門，并將查閱或借閱的會計檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后在相關(guān)登記簿上簽字確認(rèn)。六、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.會計檔案保管期限屆滿，且經(jīng)鑒定確無保存價值的，可以按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.因保管不善等原因?qū)е聲嫏n案損壞、變質(zhì)，無法繼續(xù)保存的，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序與鑒定1.財務(wù)部門應(yīng)在會計檔案保管期限屆滿前，對擬銷毀的會計檔案進(jìn)行清理和核對，編制《會計檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等信息。2.財務(wù)部門會同檔案管理部門、審計部門等相關(guān)部門對擬銷毀的會計檔案進(jìn)行鑒定，形成《會計檔案鑒定意見書》，提出鑒定意見，明確擬銷毀的會計檔案是否符合銷毀條件。3.《會計檔案銷毀清冊》和《會計檔案鑒定意見書》經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行會計檔案的銷毀工作。（三）銷毀實施1.銷毀會計檔案時，應(yīng)由檔案管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對《會計檔案銷毀清冊》和《會計檔案鑒定意見書》的內(nèi)容，確保銷毀的會計檔案與清單一致。2.會計檔案銷毀過程中，監(jiān)銷人員應(yīng)現(xiàn)場監(jiān)督銷毀情況，直至?xí)嫏n案被完全銷毀。銷毀結(jié)束后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《會計檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并注明銷毀日期。3.對于電子會計檔案銷毀，應(yīng)采用符合國家規(guī)定的技術(shù)手段進(jìn)行徹底刪除，確保電子數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。同時，應(yīng)在銷毀過程中進(jìn)行記錄，留存相關(guān)證據(jù)。七、會計檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計部門應(yīng)定期對會計檔案管理工作進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查會計檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合法律法規(guī)和公司制度的要求。2.審計部門在審計過程中，應(yīng)查閱相關(guān)會計檔案資料，檢查會計檔案的真實性、完整性、準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。3.財務(wù)部門應(yīng)