PAGE員工檔案管理追責(zé)制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司員工檔案管理工作，確保員工檔案的真實性、完整性和保密性，維護公司及員工的合法權(quán)益，特制定本追責(zé)制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工檔案的管理工作，包括檔案的建立、收集、整理、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保員工檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實反映員工的實際情況，保證信息的準(zhǔn)確性和可靠性。3.保密安全原則加強檔案的保密管理，確保檔案信息不被泄露，同時保障檔案的安全存儲，防止檔案損壞、丟失等情況發(fā)生。4.責(zé)任追究原則對在員工檔案管理工作中違反規(guī)定的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、員工檔案管理職責(zé)分工（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)制定和完善員工檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)員工檔案的建立、收集、整理、保管、查閱、借閱等日常管理工作。3.對員工檔案信息進行審核，確保檔案內(nèi)容的真實、準(zhǔn)確、完整。4.負(fù)責(zé)向相關(guān)部門和人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤工作。5.定期對員工檔案進行清理和歸檔，確保檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門員工檔案材料的收集、整理和報送工作，確保檔案材料的及時、準(zhǔn)確、完整。2.配合人力資源部門做好員工檔案的查閱、借閱等工作，按照規(guī)定提供相關(guān)檔案材料，并做好登記和跟蹤工作。3.對本部門員工檔案信息的真實性、完整性負(fù)責(zé)，不得擅自修改、銷毀員工檔案材料。（三）檔案管理人員1.負(fù)責(zé)員工檔案的具體管理工作，包括檔案的整理、分類、編號以及日常的保管和維護等。2.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度及操作規(guī)程，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.對檔案的安全和保密負(fù)責(zé)，不得泄露檔案信息，防止檔案丟失、損壞等情況發(fā)生。4.按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)，并做好記錄。三、員工檔案的建立與收集（一）檔案內(nèi)容員工檔案應(yīng)包括以下基本內(nèi)容：1.員工個人基本信息，如姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。２.學(xué)歷學(xué)位證書、職業(yè)資格證書、專業(yè)技術(shù)職稱證書等相關(guān)證書復(fù)印件。３.勞動合同、入職登記表、離職申請表等勞動關(guān)系相關(guān)材料。４.工作經(jīng)歷證明材料，包括工作履歷、離職證明、崗位變動記錄等。５.培訓(xùn)記錄、考核評價材料，如培訓(xùn)證書、績效考核表、獎懲記錄等。６.工資福利待遇記錄，如工資條、獎金發(fā)放記錄、社保繳納記錄等。７.其他重要材料，如健康體檢報告、榮譽證書等。（二）檔案建立流程1.員工入職時，應(yīng)填寫《員工入職登記表》，并提供相關(guān)證明材料，如身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、職業(yè)資格證書等。2.人力資源部門負(fù)責(zé)對員工提交的材料進行審核，審核通過后，將相關(guān)材料原件歸檔，并留存復(fù)印件作為員工檔案的組成部分。3.人力資源部門按照檔案內(nèi)容的分類要求，對員工檔案進行整理和編號，建立員工檔案目錄，并將檔案信息錄入公司的人力資源管理系統(tǒng)。（三）檔案收集要求1.各部門應(yīng)及時收集本部門員工的各類檔案材料，并定期報送人力資源部門。2.檔案材料應(yīng)真實、完整、有效，不得偽造、篡改或擅自銷毀。3.對于重要的檔案材料，如涉及員工個人隱私、商業(yè)秘密等，應(yīng)進行加密處理，并妥善保管。四、員工檔案的整理與保管（一）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對員工檔案進行定期整理。2.整理檔案時，應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容的性質(zhì)和時間順序進行分類、排序，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。3.對檔案中的材料進行核對，發(fā)現(xiàn)問題及時與相關(guān)部門或人員溝通，予以更正或補充。4.檔案整理完成后，應(yīng)編制檔案目錄，便于查閱和管理。（二）檔案保管1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全存儲。2.檔案管理人員應(yīng)將員工檔案按照類別和編號順序存放，便于查找和管理。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施進行處理。4.對電子檔案應(yīng)進行備份，并存儲在安全可靠的介質(zhì)上，定期進行數(shù)據(jù)維護和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、員工檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱員工檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報人力資源部門審批。2.人力資源部門根據(jù)審批情況，確定是否允許查閱，并指定專人陪同查閱。查閱人員只能查閱與工作相關(guān)的檔案內(nèi)容，不得擅自摘抄、復(fù)制或傳播檔案信息。3.涉及員工個人隱私、商業(yè)秘密等重要檔案信息的查閱，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱權(quán)限1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱員工檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，并提供相關(guān)證明材料，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，報人力資源部門審批。2.人力資源部門根據(jù)審批情況，確定是否允許借閱，并與借閱單位或個人簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、借閱范圍、保密責(zé)任等事項。3.借閱人員應(yīng)按照協(xié)議約定的時間和范圍使用檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。（三）查閱與借閱記錄1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案查閱、借閱登記臺賬，詳細(xì)記錄查閱、借閱的時間、人員、內(nèi)容、審批情況等信息。2.查閱、借閱登記臺賬應(yīng)妥善保管，以備查閱和審計。六、員工檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露員工檔案信息。2.對涉及員工個人隱私、商業(yè)秘密等重要檔案信息，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，防止信息泄露。3.在檔案查閱、借閱過程中，查閱、借閱人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得將檔案信息用于非工作目的或泄露給無關(guān)人員。4.公司應(yīng)加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識，防止因員工疏忽或違規(guī)行為導(dǎo)致檔案信息泄露。（二）安全管理1.檔案保管場所應(yīng)安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案的安全。2.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進行演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。3.對檔案管理人員進行安全培訓(xùn)，提高其安全意識和應(yīng)急處理能力。4.加強對檔案保管場所的日常管理，嚴(yán)格執(zhí)行門禁制度，防止無關(guān)人員進入檔案保管場所。七、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.在員工檔案管理工作中，有下列行為之一的，屬于違規(guī)行為：未按照規(guī)定建立、收集、整理、保管員工檔案的；擅自修改、銷毀員工檔案材料的；泄露員工檔案信息的；違反檔案查閱、借閱規(guī)定，擅自提供檔案查閱、借閱服務(wù)的；未按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱登記手續(xù)的；其他違反員工檔案管理規(guī)定的行為。2.因違規(guī)行為導(dǎo)致員工檔案信息泄露、損壞、丟失等，給公司或員工造成損失的，應(yīng)依法依規(guī)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）責(zé)任追究方式1.對于違反員工檔案管理規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)任人批評教育、警告、記過、記大過、降職、撤職、解除勞動合同等處分。2.對于因違規(guī)行為給公司或員工造成經(jīng)濟損失的，應(yīng)責(zé)令責(zé)任人賠償相應(yīng)的經(jīng)濟損失。3.對于違反法律法規(guī)的行為，公司將依法移送司法機關(guān)處理。（三）責(zé)任追究程序1.發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為后，由人力資源部門進行調(diào)查核實，并收集相關(guān)證據(jù)。2.人力資源部門根據(jù)調(diào)查結(jié)果，提出責(zé)任追究建議，報公