PAGE原始檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司原始檔案資料的管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，便于檔案資料的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中形成的原始檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司原始檔案資料由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準確原則：檔案資料應如實反映公司各項工作的實際情況，確保其真實性和準確性。3.安全保密原則：加強檔案資料的安全保密措施，防止檔案資料的泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：在確保檔案資料安全保密的前提下，應盡可能方便檔案資料的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置公司設立專門的檔案管理部門，負責公司原始檔案資料的集中管理。（二）檔案管理部門職責1.制定和完善公司原始檔案資料管理制度，并組織實施。2.負責公司各類原始檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對檔案資料進行清查、核對，確保檔案資料的完整性和準確性。4.加強檔案資料的安全保密工作，采取必要的安全防護措施，防止檔案資料的泄露、損毀和丟失。5.負責檔案管理設施設備的維護和管理，確保檔案管理工作的正常開展。6.組織開展檔案資料的信息化建設，提高檔案管理工作的效率和水平。7.對公司各部門的檔案管理工作進行指導和監(jiān)督，定期檢查各部門檔案資料的管理情況。8.積極開展檔案資料的編研工作，為公司的決策和發(fā)展提供參考依據。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司原始檔案資料分為以下幾類：1.行政管理類：包括公司文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、行政事務等方面的檔案資料。2.財務會計類：包括會計憑證、賬簿、報表、財務審計報告、稅務資料等方面的檔案資料。3.業(yè)務經營類：包括市場調研、銷售合同、采購合同、生產計劃、產品研發(fā)、客戶資料等方面的檔案資料。4.工程技術類：包括工程項目規(guī)劃、設計圖紙、施工方案、竣工驗收報告等方面的檔案資料。5.其他類：包括公司榮譽證書、資質證書、知識產權證書、對外宣傳資料等方面的檔案資料。（二）檔案編號1.檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴展性的原則，確保檔案編號能夠準確反映檔案的類別、年度和順序。2.檔案編號采用“類別代碼+年度+順序號”的結構，具體如下：類別代碼：采用大寫字母表示，如“XZ”表示行政管理類，“CW”表示財務會計類，“YW”表示業(yè)務經營類，“GC”表示工程技術類，“QT”表示其他類。年度：采用公元紀年，如“2023”表示2023年度。順序號：采用阿拉伯數字，從001開始依次編號。3.例如，行政管理類2023年度的第10文件，其檔案編號為“XZ2023010”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應指定專人負責本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案資料的形成部門應在工作完成后及時將檔案資料移交檔案管理部門，不得拖延或積壓。3.檔案管理部門應定期對各部門檔案資料的收集情況進行檢查和督促，確保檔案資料的按時收集。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到檔案資料后，應按照檔案分類標準進行整理，確保檔案資料的分類準確、排列有序。2.檔案整理工作包括對檔案資料的分類、編號、編目、裝訂等環(huán)節(jié)。3.檔案資料應按照年度、類別、保管期限等進行分類整理，并編制相應的目錄清單，以便于查閱和管理。4.對于破損、褪色、字跡模糊等不符合檔案保管要求的檔案資料，應及時進行修復或復制，確保檔案資料的完整性和可讀性。五、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.檔案整理工作完成后，應及時進行歸檔，將檔案資料移交至檔案庫房進行保管。2.檔案歸檔應按照檔案編號順序進行排列，確保檔案資料的存放有序、便于查找。3.檔案管理部門應建立檔案歸檔臺賬，詳細記錄檔案資料的歸檔時間、類別、編號、數量等信息，以便于對檔案資料進行跟蹤和管理。（二）檔案保管1.檔案庫房應具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案資料的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等，以滿足檔案保管的需要。3.檔案管理部門應定期對檔案庫房進行檢查和維護，確保檔案保管設備的正常運行和檔案資料的安全存放。4.檔案資料應按照保管期限進行分類存放，對于保管期限已滿的檔案資料，應按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。5.檔案管理部門應建立檔案借閱登記制度，對檔案資料的借閱情況進行詳細記錄，確保檔案資料的安全使用。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司員工因工作需要查閱檔案資料時，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，方可到檔案管理部門查閱。2.公司外部人員因特殊原因需要查閱檔案資料時，應填寫《檔案查閱申請表》，經公司分管領導批準后，方可到檔案管理部門查閱。查閱時，檔案管理部門應安排專人陪同，并對查閱情況進行詳細記錄。3.涉及公司機密的檔案資料，未經公司主要領導批準，任何人不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人應提前向檔案管理部門提交《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案資料的類別、編號、查閱目的等信息。2.檔案管理部門收到《檔案查閱申請表》后，應進行審核，對于符合查閱條件的，應及時安排查閱，并提供必要的協(xié)助。3.查閱人應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出檔案庫房。如需復印或摘錄檔案資料，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。4.查閱人查閱檔案資料后，應及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）利用規(guī)定1.檔案資料的利用應嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司的相關規(guī)定，不得用于任何違法違規(guī)或損害公司利益的活動。2.檔案管理部門應積極為公司各部門提供檔案資料的利用服務，提高檔案資料的利用效率，為公司的決策和發(fā)展提供支持。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等重要檔案資料的利用，應采取嚴格的保密措施，防止檔案資料的泄露。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、慎重處理的原則，確保檔案資料的鑒定結果準確可靠。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成，負責公司檔案資料的鑒定工作。（三）鑒定內容檔案鑒定工作小組應根據檔案資料的保管期限、價值大小、現(xiàn)實利用情況等因素，對檔案資料進行全面審查和鑒定，確定檔案資料的存毀。（四）銷毀程序1.經鑒定需要銷毀的檔案資料，應由檔案管理部門編制《檔案銷毀清單》，詳細記錄檔案資料的類別、編號、名稱、數量等信息。2.《檔案銷毀清單》經檔案鑒定工作小組審核簽字后，報公司分管領導批準。3.檔案銷毀工作應在檔案管理部門指定的地點進行，由檔案管理部門安排專人負責監(jiān)銷。監(jiān)銷人應在檔案銷毀過程中進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保檔案資料的徹底銷毀。4.檔案銷毀工作完成后，監(jiān)銷人應在《檔案銷毀清單》上簽字確認，并將《檔案銷毀清單》歸檔保存。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案資料的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，為公司的檔案管理工作提供決策依據。2.檔案統(tǒng)計工作應做到及時、準確、全面，統(tǒng)計報表應按照規(guī)定的格式和時間要求報送。（二）檔案移交1.公司因機構調整、資產重組等原因需要進行檔案移交時，應按照國家有關規(guī)定和公司的相關要求，辦理檔案移交手續(xù)