PAGE檔案編研制度名詞解釋一、總則（一）目的檔案編研工作是檔案管理的重要組成部分，旨在通過對檔案信息的系統(tǒng)整理、研究和開發(fā)，為公司/組織的各項工作提供有力的信息支持和決策依據(jù)，充分發(fā)揮檔案的價值，推動公司/組織的持續(xù)發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案編研工作的部門和人員。（三）基本原則1.真實性原則：編研工作所依據(jù)的檔案信息必須真實可靠，確保編研成果能夠準(zhǔn)確反映公司/組織的歷史面貌和發(fā)展歷程。2.系統(tǒng)性原則：對檔案進(jìn)行全面、系統(tǒng)的梳理和分析，按照一定的邏輯結(jié)構(gòu)和分類標(biāo)準(zhǔn)，形成完整、連貫的編研資料體系。3.實用性原則：緊密結(jié)合公司/組織的實際需求，編研具有針對性和實用性的資料，為解決實際問題、指導(dǎo)工作實踐提供有效幫助。4.保密性原則：在編研過程中，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，確保檔案信息不被泄露給無關(guān)人員。二、檔案編研工作的組織與管理（一）組織架構(gòu)公司/組織設(shè)立檔案編研工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃檔案編研工作，審議編研計劃、方案和重要編研成果，協(xié)調(diào)解決編研工作中遇到的重大問題。檔案管理部門作為檔案編研工作的具體執(zhí)行機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)制定編研計劃、組織實施編研項目、審核編研成果等工作。同時，根據(jù)需要可成立編研工作小組，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)專家和技術(shù)人員等，具體承擔(dān)編研任務(wù)。（二）職責(zé)分工1.檔案編研工作領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)檔案編研工作，制定檔案編研工作的方針、政策和發(fā)展規(guī)劃。審批檔案編研工作計劃、方案和預(yù)算，協(xié)調(diào)解決編研工作中的重大問題。審議和鑒定重要編研成果，決定編研成果的發(fā)布、推廣和應(yīng)用。2.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定檔案編研工作計劃和方案，明確編研目標(biāo)、任務(wù)、內(nèi)容和方法。組織開展檔案資料的收集、整理、分析和研究工作，確保編研資料的準(zhǔn)確性和完整性。負(fù)責(zé)編研成果的編寫、審核、修改和完善工作，組織編研成果的評審和鑒定。負(fù)責(zé)編研成果的發(fā)布、推廣和應(yīng)用工作，建立編研成果數(shù)據(jù)庫，為公司/組織提供檔案信息服務(wù)。負(fù)責(zé)與其他部門溝通協(xié)調(diào)，獲取編研所需的相關(guān)資料和信息，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案編研工作。3.編研工作小組職責(zé)根據(jù)檔案編研工作計劃和方案，具體承擔(dān)編研項目的實施工作，按照要求完成編研任務(wù)。對檔案資料進(jìn)行深入研究和分析，提出編研思路和方法，撰寫編研報告和成果材料。參與編研成果的評審和鑒定工作，并根據(jù)評審意見對編研成果進(jìn)行修改和完善。協(xié)助檔案管理部門做好編研成果的發(fā)布、推廣和應(yīng)用工作，提供相關(guān)技術(shù)支持和咨詢服務(wù)。（三）工作流程1.編研計劃制定檔案管理部門根據(jù)公司/組織的發(fā)展戰(zhàn)略、工作重點和檔案資源狀況，每年年初制定檔案編研工作計劃，明確編研項目的名稱、內(nèi)容、目標(biāo)、完成時間和責(zé)任人等。編研工作計劃報檔案編研工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批后實施。2.資料收集與整理根據(jù)編研計劃，編研工作小組負(fù)責(zé)收集相關(guān)檔案資料，包括文件、報表、會議記錄、照片、音像資料等。對收集到的檔案資料進(jìn)行分類、編號、登記和整理，建立編研資料目錄和索引，確保資料的有序存放和便于查找。3.編研內(nèi)容研究與編寫編研工作小組對整理好的檔案資料進(jìn)行深入研究和分析，確定編研內(nèi)容的主題、結(jié)構(gòu)和框架。根據(jù)編研內(nèi)容的需要，編寫編研報告、專題資料、大事記、年鑒等編研成果材料，確保編研成果內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、語言規(guī)范。4.編研成果審核與修改編研成果初稿完成后，由檔案管理部門組織相關(guān)人員進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括編研成果的真實性、準(zhǔn)確性、完整性、實用性和保密性等方面。根據(jù)審核意見，編研工作小組對編研成果進(jìn)行修改和完善，確保編研成果質(zhì)量達(dá)到要求。5.編研成果評審與鑒定對于重要的編研成果，檔案管理部門組織召開評審會，邀請公司/組織內(nèi)部的專家、學(xué)者和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人對編研成果進(jìn)行評審。評審會對編研成果的內(nèi)容、質(zhì)量、價值等方面進(jìn)行全面評價，提出評審意見和建議。編研工作小組根據(jù)評審意見對編研成果進(jìn)行進(jìn)一步修改和完善，形成最終的編研成果。檔案管理部門將編研成果報檔案編研工作領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行鑒定，經(jīng)鑒定通過的編研成果作為公司/組織的正式檔案編研資料保存和使用。6.編研成果發(fā)布與應(yīng)用檔案管理部門負(fù)責(zé)編研成果的發(fā)布工作，通過內(nèi)部刊物、網(wǎng)站、會議等形式向公司/組織內(nèi)部人員發(fā)布編研成果，提高編研成果的知曉度和利用率。積極推動編研成果在公司/組織各項工作中的應(yīng)用，為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)工作、文化建設(shè)等提供參考依據(jù)和支持。同時，根據(jù)公司/組織的需求，對編研成果進(jìn)行深度開發(fā)和二次加工，形成更多具有針對性和實用性的信息產(chǎn)品。三、檔案編研的內(nèi)容與形式（一）編研內(nèi)容1.公司/組織歷史沿革：系統(tǒng)梳理公司/組織的成立背景、發(fā)展歷程、重大事件、重要決策等，反映公司/組織的發(fā)展脈絡(luò)和歷史變遷。2.規(guī)章制度匯編：收集、整理公司/組織現(xiàn)行的各項規(guī)章制度，按照類別和時間順序進(jìn)行編排，便于查閱和執(zhí)行。3.業(yè)務(wù)工作資料：針對公司/組織的主要業(yè)務(wù)領(lǐng)域，收集相關(guān)的業(yè)務(wù)文件、報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、案例分析等資料，編研形成業(yè)務(wù)工作資料集，為業(yè)務(wù)工作提供參考和借鑒。4.人物事跡選編：整理公司/組織內(nèi)優(yōu)秀人物的事跡材料，包括先進(jìn)事跡、工作成果、榮譽(yù)獎勵等，弘揚(yáng)公司/組織的企業(yè)文化和精神風(fēng)貌。5.專題資料編研：根據(jù)公司/組織的特定需求和工作重點，開展專題資料編研工作，如重大項目建設(shè)、重要活動策劃、專項工作研究等，為解決特定問題提供專題資料支持。（二）編研形式1.編研報告：對某一主題或?qū)ｎ}進(jìn)行深入研究和分析后撰寫的報告，內(nèi)容包括研究背景、目的、方法、主要內(nèi)容和結(jié)論等，具有較強(qiáng)的專業(yè)性和指導(dǎo)性。2.專題資料集：將某一專題相關(guān)的檔案資料進(jìn)行集中整理和編輯而成的資料集，形式可以是紙質(zhì)書籍、電子文檔或數(shù)據(jù)庫等，便于查閱和使用。3.大事記：按照時間順序記錄公司/組織重要事件和活動的大事記冊，是公司/組織歷史發(fā)展進(jìn)程的簡要記錄。4.年鑒：逐年編纂的反映公司/組織年度工作概況、發(fā)展成果、重要事件等內(nèi)容的年鑒，具有資料性、綜合性和連續(xù)性的特點。5.圖冊：以圖片、圖表等形式展示公司/組織發(fā)展歷程、業(yè)務(wù)工作、文化建設(shè)等方面情況的圖冊，具有直觀性和形象性的特點。四、檔案編研的質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.準(zhǔn)確性：編研成果所依據(jù)的檔案信息必須準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、事實、觀點等應(yīng)與原始檔案一致，避免出現(xiàn)錯誤或偏差。2.完整性：編研內(nèi)容應(yīng)全面涵蓋相關(guān)主題或?qū)ｎ}的主要方面，資料收集應(yīng)完整無缺，確保編研成果能夠反映事物的全貌。3.系統(tǒng)性：編研成果應(yīng)按照一定的邏輯結(jié)構(gòu)和分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行組織和編排，內(nèi)容層次分明、條理清晰，具有系統(tǒng)性和連貫性。4.實用性：編研成果應(yīng)緊密結(jié)合公司/組織的實際需求，具有針對性和實用性，能夠為解決實際問題、指導(dǎo)工作實踐提供有效幫助。5.規(guī)范性：編研成果的編寫應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，語言表達(dá)規(guī)范、格式統(tǒng)一。（二）質(zhì)量控制措施1.建立質(zhì)量審核機(jī)制：制定嚴(yán)格的編研成果審核流程，明確審核人員的職責(zé)和審核內(nèi)容，對編研成果進(jìn)行多層次、多環(huán)節(jié)的審核，確保編研成果質(zhì)量符合要求。2.加強(qiáng)人員培訓(xùn)：定期組織編研人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高編研人員的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素養(yǎng)，使其熟悉檔案編研的工作流程、方法和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，掌握相關(guān)的法律法規(guī)和政策要求。3.引入專家指導(dǎo)：對于重要的編研項目，邀請公司/組織內(nèi)部或外部的專家進(jìn)行指導(dǎo)，充分發(fā)揮專家的專業(yè)優(yōu)勢和經(jīng)驗，提高編研成果的質(zhì)量和水平。4.開展質(zhì)量檢查和評估：定期對編研工作進(jìn)行質(zhì)量檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決編研過程中存在的問題，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷改進(jìn)編研工作質(zhì)量。5.建立質(zhì)量反饋機(jī)制：鼓勵編研人員之間相互交流和反饋意見，及時發(fā)現(xiàn)編研成果中存在的問題，并進(jìn)行修改和完善。同時，收集公司/組織內(nèi)部人員對編研成果的使用反饋意見，根據(jù)反饋意見對編研成果進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整。五、檔案編研的保密管理（一）保密制度1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，對編研工作中涉及的檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.編研人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，承諾不泄露編研工作中知悉的公司/組織機(jī)密信息。3.對編研工作場所進(jìn)行嚴(yán)格管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入，確保編研工作環(huán)境的安全性和保密性。4.編研工作中使用的計算機(jī)、存儲設(shè)備等應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，設(shè)置密碼保護(hù)，防止信息泄露。5.編研成果在發(fā)布和使用前，應(yīng)進(jìn)行保密審查，確保編研成果中的敏感信息得到妥善處理，不被泄露給無關(guān)人員。（二）保密措施1.文件管理：對編研過程中涉及的文件、資料等進(jìn)行嚴(yán)格分類、編號和登記，妥善保管，防止丟失或被盜。2.存儲管理：編研工作中產(chǎn)生的電子文件應(yīng)存儲在安全的存儲設(shè)備中，并進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，對存儲設(shè)備進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.人員管理：加強(qiáng)對編研人員的保密教育和培訓(xùn)，提高編研人員的保密意識和防范能力。對編研人員的工作行為進(jìn)行監(jiān)督和管理，防止因人員疏忽或違規(guī)操作導(dǎo)致信息泄露。4.訪問控制：對編研工作場所的訪問進(jìn)行嚴(yán)格控制，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。對編研成果的訪問權(quán)限進(jìn)行明確規(guī)定，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相關(guān)編研資料和成果。5.銷毀管理：對編研過程中不再使用的檔案資料和編研成果，應(yīng)按照公司/組織的保密制度進(jìn)行銷毀處理，確保信息徹底消除。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，以備查考。六、檔案編研的經(jīng)費(fèi)管理（一）經(jīng)費(fèi)預(yù)算檔案編研經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)根據(jù)編研工作計劃和項目需求進(jìn)行編制，主要包括資料收集費(fèi)用（如檔案查閱費(fèi)、資料復(fù)印費(fèi)、調(diào)研費(fèi)等）、編研人員費(fèi)用（如工資、津貼、獎金等）、設(shè)備購置費(fèi)用（如計算機(jī)、打印機(jī)、存儲設(shè)備等）、編研成果出版費(fèi)用（如印刷費(fèi)、裝訂費(fèi)、發(fā)行費(fèi)等）以及其他相關(guān)費(fèi)用（如會議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、咨詢費(fèi)等）。（二）經(jīng)費(fèi)使用1.檔案編研經(jīng)費(fèi)應(yīng)?？顚Ｓ?，嚴(yán)格按照預(yù)算安排使用，不得挪作他用。2.經(jīng)費(fèi)使用應(yīng)遵循合理、節(jié)約、高效的原則，嚴(yán)格控制各項費(fèi)用支出，確保經(jīng)費(fèi)使用效益最大化。3.編研經(jīng)費(fèi)的報銷應(yīng)按照公司/組織的財務(wù)管理制度進(jìn)行，提供真實、合法、有效的報銷憑證，經(jīng)審核批準(zhǔn)后予以報銷。4.定期對檔案編研經(jīng)費(fèi)的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決經(jīng)費(fèi)使用過程中存在的問題，確保經(jīng)費(fèi)使用的合規(guī)性和合理性。（三）經(jīng)費(fèi)監(jiān)督1.建立檔案編研經(jīng)費(fèi)監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對經(jīng)費(fèi)使用情況的監(jiān)督和檢查。檔案管理部門應(yīng)定期向檔案編研工作領(lǐng)導(dǎo)小組匯報經(jīng)費(fèi)使用情況，接受領(lǐng)導(dǎo)小組的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.公司/組織