PAGE檔案室職責及保密制度一、總則（一）目的為加強公司檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，維護公司合法權益，特制定本職責及保密制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準。2.集中統(tǒng)一原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性。3.安全保密原則：強化檔案安全保密措施，防止檔案信息泄露。4.高效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，提高檔案利用效率，為公司發(fā)展提供支持。二、檔案室職責（一）檔案收集1.負責制定公司各類檔案的收集范圍和標準，明確各部門檔案收集職責。2.定期組織檔案收集工作，指導各部門做好文件材料的整理、歸檔工作，確保檔案的齊全、完整。3.對公司重大活動、重要項目等形成的檔案，及時進行跟蹤收集。（二）檔案整理1.按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行科學分類、編號、編目，建立健全檔案檢索體系。2.對檔案進行裝訂、編頁、裱糊等技術處理，確保檔案的整齊、美觀。3.定期對檔案進行清查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）檔案保管1.負責檔案庫房的建設和管理，配置必要的檔案保管設備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.對檔案進行妥善保管，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案安全。3.對破損、褪色的檔案及時進行修復和復制，延長檔案使用壽命。（四）檔案利用1.建立檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、方式和審批程序。2.積極為公司各部門提供檔案查閱、借閱服務，及時準確地提供所需檔案信息。3.根據(jù)公司發(fā)展需要，開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為公司決策提供依據(jù)。（五）檔案鑒定與銷毀1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案提出鑒定意見。2.按照規(guī)定程序，對確無保存價值的檔案進行銷毀，確保檔案銷毀過程的安全、規(guī)范。（六）檔案信息化建設1.制定檔案信息化建設規(guī)劃，推進檔案管理信息化進程。2.負責檔案信息的錄入、存儲、檢索和利用，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.加強檔案信息化安全管理，確保檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。三、保密制度（一）保密范圍1.公司各類文件、合同、協(xié)議、報表、數(shù)據(jù)等紙質和電子檔案。2.公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務信息、客戶信息等。3.公司在經營管理過程中形成的不宜公開的其他信息資源。（二）保密措施1.檔案庫房實行專人管理，無關人員未經許可不得進入。2.檔案管理人員應嚴格遵守保密紀律，不得擅自泄露檔案內容。3.對涉及保密的檔案，應注明保密標識，并采取加密存儲、限制訪問等措施。4.檔案查閱、借閱應嚴格履行審批手續(xù)，查閱、借閱人員不得擅自復制、拍照、傳播檔案內容。5.定期對檔案保密情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（三）保密教育與培訓1.定期組織檔案管理人員和相關人員參加保密教育與培訓，提高保密意識和技能。2.開展保密宣傳活動，營造公司保密工作氛圍。（四）保密監(jiān)督與考核1.建立保密監(jiān)督機制，對檔案管理中的保密工作進行監(jiān)督檢查。2.將保密工作納入績效考核體系，對違反保密制度的行為進行嚴肅處理。四、檔案管理流程（一）檔案形成與收集1.公司各部門在工作中形成的文件材料，應按照檔案收集范圍及時整理，定期移交檔案室。2.檔案管理人員對移交的檔案進行初步審核后，辦理接收手續(xù)。（二）檔案整理與編目1.檔案管理人員按照檔案分類標準，對接收的檔案進行分類整理。2.為整理好的檔案編制目錄，包括檔號、題名、日期、保管期限等信息，建立檔案檢索工具。（三）檔案存儲與保管1.將整理好的檔案按照類別存放于檔案庫房，確保檔案存放有序。2.定期對檔案進行盤點，檢查檔案的數(shù)量、質量和保管狀況，做好記錄。（四）檔案利用與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人審批后，到檔案室查閱。2.如需借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經部門負責人和檔案室負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應在規(guī)定期限內歸還檔案，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。（五）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理人員定期對檔案進行鑒定，提出檔案保管期限調整意見，報公司領導審批。2.對確無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，經公司領導批準后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同進行銷毀，并做好記錄。五、檔案管理人員職責（一）基本職責1.熱愛檔案事業(yè)，遵守檔案管理法律法規(guī)和公司各項規(guī)章制度。2.具備專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務流程。3.認真履行檔案管理職責，確保檔案管理工作的正常開展。（二）具體職責1.負責檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等工作。2.維護檔案庫房的安全和衛(wèi)生，做好檔案保管設備的維護和管理。3.及時更新檔案信息，保證檔案信息的準確性和完整性。4.協(xié)助公司各部門解決檔案利用過程中遇到的問題。5.完成領導交