PAGE企業(yè)三項(xiàng)制度檔案總則目的為加強(qiáng)公司企業(yè)三項(xiàng)制度（勞動(dòng)、人事、分配制度）檔案的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司的決策、管理和發(fā)展提供有力支持，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司總部及所屬各單位企業(yè)三項(xiàng)制度檔案的管理工作。定義企業(yè)三項(xiàng)制度檔案是指公司在勞動(dòng)、人事、分配制度改革與實(shí)施過程中形成的，具有保存價(jià)值的各類文件、資料、記錄等。管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)三項(xiàng)制度檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映企業(yè)三項(xiàng)制度改革與實(shí)施的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。檔案內(nèi)容與分類勞動(dòng)制度檔案1.勞動(dòng)合同管理檔案：包括勞動(dòng)合同文本、簽訂與解除記錄、員工名冊(cè)等。2.勞動(dòng)定員定額檔案：勞動(dòng)定員標(biāo)準(zhǔn)、定額執(zhí)行情況統(tǒng)計(jì)分析等。3.勞動(dòng)考勤與休假檔案：考勤記錄、請(qǐng)假審批表、休假制度文件等。4.勞動(dòng)保護(hù)與職業(yè)健康檔案：勞動(dòng)保護(hù)用品發(fā)放記錄、職業(yè)健康檢查報(bào)告等。人事制度檔案1.員工招聘與錄用檔案：招聘計(jì)劃、應(yīng)聘人員簡(jiǎn)歷、錄用審批表等。2.員工培訓(xùn)與發(fā)展檔案：培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等。3.員工考核與評(píng)價(jià)檔案：績(jī)效考核方案、考核結(jié)果記錄、評(píng)價(jià)意見等。4.員工晉升與調(diào)動(dòng)檔案：晉升審批表、調(diào)動(dòng)通知、崗位變動(dòng)記錄等。5.員工離職與退休檔案：離職申請(qǐng)、離職手續(xù)辦理記錄、退休審批表等。分配制度檔案1.薪酬管理制度檔案：薪酬方案、工資核算表、獎(jiǎng)金分配記錄等。2.福利與保險(xiǎn)制度檔案：福利項(xiàng)目清單、保險(xiǎn)繳納記錄、福利申請(qǐng)審批表等。3.激勵(lì)與獎(jiǎng)勵(lì)制度檔案：激勵(lì)措施文件、獎(jiǎng)勵(lì)審批表、獎(jiǎng)勵(lì)發(fā)放記錄等。檔案收集與整理收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)企業(yè)三項(xiàng)制度檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地移交。2.檔案收集范圍應(yīng)涵蓋企業(yè)三項(xiàng)制度改革與實(shí)施過程中的各類文件、資料、記錄，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文檔、圖表、照片等。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行原件收集；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。整理方法1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。2.每份檔案應(yīng)編寫頁碼，并制作目錄清單，注明檔案名稱、日期、編號(hào)等信息。3.對(duì)于電子文檔，應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的有序存儲(chǔ)。4.檔案整理過程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無效的文件資料，確保檔案的精煉和準(zhǔn)確。檔案歸檔與保管歸檔流程1.整理后的檔案資料應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.檔案管理部門按照檔案分類目錄，將檔案資料存入相應(yīng)的檔案柜或電子存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立檔案索引。3.歸檔完成后，檔案管理人員應(yīng)填寫檔案歸檔登記表，記錄檔案名稱、數(shù)量、歸檔日期等信息。保管期限1.企業(yè)三項(xiàng)制度檔案的保管期限根據(jù)檔案的重要性和性質(zhì)確定，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期。2.短期檔案保管期限為[X]年，主要包括一般性的文件資料和臨時(shí)記錄；中期檔案保管期限為[X]年，如部分考核記錄、薪酬核算資料等；長(zhǎng)期檔案保管期限為[X]年以上，如重要的制度文件修訂記錄、員工職業(yè)發(fā)展檔案等。3.檔案保管期限屆滿后，經(jīng)檔案管理部門鑒定，確無保存價(jià)值的檔案可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保存。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。檔案查閱與借閱查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱企業(yè)三項(xiàng)制度檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容和期限。2.查閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱檔案。3.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)許可不得泄露檔案內(nèi)容。借閱程序1.因工作需要借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限和歸還時(shí)間。2.借閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)向借閱人員提供檔案復(fù)印件或電子副本，并登記借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱日期和歸還日期等信息。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自涂改、復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還與注銷1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.歸還檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)在檔案借閱登記表上簽字確認(rèn)。3.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)注銷借閱記錄，將檔案歸還原位。檔案統(tǒng)計(jì)與分析統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)企業(yè)三項(xiàng)制度檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、類別、保管期限、查閱借閱情況等。2.通過檔案統(tǒng)計(jì)，了解檔案的動(dòng)態(tài)變化情況，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。分析方法1.運(yùn)用數(shù)據(jù)分析工具，對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，如繪制圖表、計(jì)算比例等，直觀展示檔案管理的現(xiàn)狀和趨勢(shì)。2.結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行分析，評(píng)估檔案對(duì)公司決策和管理的支持作用，發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足。結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)與分析結(jié)果，制定針對(duì)性的檔案管理措施，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理效率和質(zhì)量。2.將檔案統(tǒng)計(jì)與分析結(jié)果作為公司人力資源管理決策的參考依據(jù)，為公司的勞動(dòng)、人事、分配制度改革與完善提供數(shù)據(jù)支持。檔案鑒定與銷毀鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)保管期限屆滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，綜合判斷檔案是否具有保存價(jià)值。2.對(duì)于涉及公司核心業(yè)務(wù)、重要決策、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等方面的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，檔案鑒定工作小組應(yīng)填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀申請(qǐng)表經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，并填寫檔案