PAGE建設單位檔案查詢制度一、總則（一）目的為加強建設單位檔案管理，規(guī)范檔案查詢行為，保障檔案信息的合理利用，維護檔案的真實性、完整性和安全性，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本單位實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本建設單位內(nèi)部各部門、分支機構以及與本單位檔案查詢相關的外部單位和個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案查詢活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保查詢行為合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案查詢過程中，要高度重視檔案信息的安全保密工作，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.服務利用原則以服務本單位業(yè)務工作和合理需求為出發(fā)點，在確保檔案安全的前提下，積極提供檔案查詢服務，提高檔案利用效率。4.規(guī)范有序原則明確檔案查詢流程和要求，做到查詢申請、審批、辦理等環(huán)節(jié)規(guī)范有序，保證檔案查詢工作的順利進行。二、檔案查詢范圍（一）建設項目前期文件1.項目建議書、可行性研究報告及批復文件。2.環(huán)境影響評價報告及審批文件。3.建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證等相關證件。（二）工程設計文件1.初步設計文件、施工圖設計文件及變更設計文件。2.設計交底、圖紙會審記錄。（三）工程施工文件1.施工組織設計、施工方案。2.工程開工報告、施工日志。3.原材料、構配件及設備的質(zhì)量證明文件、試驗檢測報告。4.隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄。5.工程質(zhì)量事故報告及處理記錄。（四）工程監(jiān)理文件1.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則。2.監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀要。3.工程質(zhì)量評估報告、監(jiān)理工作總結。（五）工程竣工驗收文件1.單位工程竣工驗收報告、工程竣工驗收備案表。2.工程竣工決算報告、審計報告。3.工程質(zhì)量保修書。（六）其他相關文件1.與建設項目有關的合同文件，如勘察合同、設計合同、施工合同、監(jiān)理合同等。2.建設過程中形成的各類往來文件、函件、通知等。三、檔案查詢申請（一）內(nèi)部人員查詢申請1.本單位內(nèi)部各部門因工作需要查詢檔案的，應由部門負責人填寫《建設單位檔案查詢申請表》（以下簡稱“申請表”），注明查詢目的、查詢內(nèi)容、查詢期限等信息，并簽字蓋章。2.將申請表提交至本單位檔案管理部門。（二）外部單位查詢申請1.外單位因工作需要查詢本單位檔案的，應提前與本單位檔案管理部門聯(lián)系，說明查詢目的、查詢內(nèi)容等情況。2.檔案管理部門審核同意后，外單位應填寫申請表，并提交相關證明材料，如單位介紹信、查詢?nèi)松矸葑C明等，經(jīng)簽字蓋章后提交至檔案管理部門。（三）個人查詢申請1.涉及個人權益的檔案查詢，如本人的工程建設相關檔案，個人應填寫申請表，注明查詢目的、查詢內(nèi)容等信息，并簽字。2.提交本人身份證明等相關證明材料，經(jīng)檔案管理部門審核同意后進行查詢。四、檔案查詢審批（一）審批流程1.檔案管理部門收到查詢申請后，應及時對申請內(nèi)容進行審核。審核內(nèi)容包括查詢目的是否合理、查詢內(nèi)容是否明確、查詢期限是否適當?shù)取?.對于內(nèi)部人員查詢申請，檔案管理部門審核通過后，報本單位分管領導審批。分管領導審批同意后，檔案管理部門方可辦理查詢手續(xù)。3.對于外部單位查詢申請，檔案管理部門審核通過后，需報本單位主要領導審批。主要領導審批同意后，檔案管理部門按照規(guī)定辦理查詢手續(xù)，并與外單位簽訂檔案查詢保密協(xié)議。4.對于個人查詢申請，檔案管理部門審核通過后，由檔案管理部門負責人審批。審批同意后，即可辦理查詢手續(xù)。（二）審批期限檔案管理部門應在收到查詢申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并將審核結果告知申請單位或個人。對于需報領導審批的申請，領導應在收到審批材料后的[X]個工作日內(nèi)完成審批。五、檔案查詢辦理（一）查詢方式1.現(xiàn)場查詢：申請單位或個人可到本單位檔案管理部門指定的場所，在檔案管理人員的協(xié)助下進行檔案查詢。2.復制查詢：對于符合條件的查詢申請，檔案管理部門可根據(jù)申請內(nèi)容提供檔案復印件。復制檔案應使用符合檔案保護要求的設備和材料，確保復制件清晰、完整。3.電子查詢：對于已數(shù)字化的檔案，檔案管理部門可根據(jù)申請單位或個人的需求，提供電子檔案查詢服務。在提供電子檔案時，應確保電子檔案的真實性、完整性和安全性，并按照規(guī)定進行加密處理。（二）查詢限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)法定程序批準，不得查詢。2.檔案原件一般不得外借。確因工作需要外借的，須經(jīng)本單位主要領導批準，并辦理相關借閱手續(xù)。外借期限不得超過[X]個工作日，到期應及時歸還。3.對于重要檔案或涉及多個項目的檔案，如需進行批量查詢或長時間查閱的，應經(jīng)檔案管理部門負責人同意，并安排專人協(xié)助查詢。（三）查詢記錄1.檔案管理部門應對每一次檔案查詢進行詳細記錄，記錄內(nèi)容包括查詢申請時間、申請單位或個人、查詢目的、查詢內(nèi)容、審批情況、查詢方式、查詢期限、查詢結果等信息。2.查詢記錄應妥善保存，保存期限不少于[X]年。查詢記錄可采用紙質(zhì)或電子形式保存，以便日后查閱和審計。六、檔案查詢監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.本單位紀檢監(jiān)察部門負責對檔案查詢制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，定期或不定期對檔案查詢工作進行抽查。2.檔案管理部門應建立健全內(nèi)部監(jiān)督機制，加強對檔案查詢流程的管理和控制，確保查詢工作規(guī)范有序。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等相關部門的監(jiān)督檢查，積極配合提供檔案查詢相關資料和信息。2.對于外單位提出的檔案查詢申請，應按照規(guī)定進行審核和辦理，并及時反饋查詢結果。同時，應接受外單位對檔案查詢工作的監(jiān)督和評價。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定進行檔案查詢的單位或個人，檔案管理部門應及時制止，并要求其糾正違規(guī)行為。2.對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予警告、批評教育等處理；對于情節(jié)嚴重的違規(guī)行為，如泄露檔案信息、篡改檔案內(nèi)容等，應依法依規(guī)追究相關單位或個人的責任，并視情節(jié)輕重給予相應的行政處罰。3.因違規(guī)查詢導致檔案信息泄露、丟失或其他損失的，責任單位或個人應承擔相應的賠償責任。七、檔案查詢收費（一）收費原則1.本單位檔案查詢收費應遵循合理、公平、公開的原則，不得擅自提高收費標準或變相增加收費項目。2.收費標準應根據(jù)檔案查詢的成本、工作量等因素合理確定，并報本單位財務部門備案。（二）收費項目及標準1.現(xiàn)場查詢：按照實際發(fā)生的人工成本、場地占用等費用收取查詢服務費，收費標準為每小時[X]元。不足一小時的，按一小時計算。2.復制查詢：根據(jù)復制檔案的數(shù)量、紙張規(guī)格、復制方式等因素收取復制費。具體收費標準如下：A4紙黑白單面復?。好繌圼X]元；A4紙黑白雙面復?。好繌圼X]元；A3紙黑白單面復?。好繌圼X]元；A3紙黑白雙面復?。好繌圼X]元；彩色復?。焊鶕?jù)實際情況另行收費。3.電子查詢：對于提供電子檔案查詢服務的，按照查詢的電子檔案數(shù)量收取查詢費，收費標準為每[X]兆字節(jié)[X]元。（三）收費方式1.檔案管理部門在辦理檔案查詢手續(xù)時，應向申請單位或個人明確告知收費項目及標準，并出具收費憑證。2.收費方式可采用現(xiàn)金、轉(zhuǎn)賬、支票等方式支付。申請單位或個人應在規(guī)定的時間內(nèi)繳納查詢費用，逾期未繳納