PAGE秘密檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司秘密檔案的管理，確保公司機(jī)密信息的安全，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工。（三）定義1.秘密檔案：指公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的，涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密、人事秘密等，依照法律法規(guī)和公司規(guī)定需要保密的各類文件、資料、數(shù)據(jù)、記錄等。2.密級(jí)劃分：根據(jù)秘密檔案的重要性和保密程度，分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。絕密：是最重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴(yán)重的損害。機(jī)密：是重要的公司秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)益和利益遭受嚴(yán)重的損害。秘密：是一般的公司秘密，可以正常對(duì)外披露，但仍需采取一定的保密措施。（四）管理原則1.嚴(yán)格保密原則：對(duì)秘密檔案的管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司規(guī)定，采取有效的保密措施，確保秘密檔案不被泄露。2.分級(jí)管理原則：根據(jù)秘密檔案的密級(jí)，實(shí)行分級(jí)管理，明確各級(jí)管理人員的職責(zé)和權(quán)限。3.確保安全原則：采取必要的安全措施，保障秘密檔案的存儲(chǔ)、傳輸、使用等環(huán)節(jié)的安全，防止秘密檔案被篡改、丟失或損壞。4.方便利用原則：在確保秘密檔案安全的前提下，應(yīng)充分考慮公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，合理安排秘密檔案的管理和利用，提高工作效率。二、秘密檔案的范圍（一）商業(yè)秘密1.公司的發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、營(yíng)銷策略、市場(chǎng)分析報(bào)告等。2.公司的客戶名單、客戶資料、合作協(xié)議、業(yè)務(wù)合同等。3.公司的產(chǎn)品研發(fā)計(jì)劃、技術(shù)方案、工藝流程、技術(shù)訣竅等。4.公司的財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、資金運(yùn)作情況等。5.公司的內(nèi)部管理制度、工作流程、崗位職責(zé)、績(jī)效考核辦法等。（二）技術(shù)秘密1.公司自主研發(fā)的技術(shù)成果、專利技術(shù)、軟件著作權(quán)等。2.公司引進(jìn)的先進(jìn)技術(shù)、技術(shù)資料、技術(shù)協(xié)議等。3.公司在技術(shù)研發(fā)過程中形成的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、測(cè)試報(bào)告、技術(shù)文檔等。（三）財(cái)務(wù)秘密1.公司的財(cái)務(wù)賬目、財(cái)務(wù)憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表等。2.公司的資金賬戶信息、銀行存款余額、現(xiàn)金流量等。3.公司的稅務(wù)籌劃方案、稅務(wù)申報(bào)資料、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等。（四）人事秘密1.公司的員工個(gè)人信息、工資待遇、績(jī)效考核結(jié)果、獎(jiǎng)懲情況等。2.公司的人事檔案、招聘計(jì)劃、培訓(xùn)計(jì)劃、員工調(diào)動(dòng)記錄等。3.公司的內(nèi)部人事任免文件、員工晉升資料、員工離職手續(xù)等。（五）其他秘密1.公司的重大決策過程、會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)批示等。2.公司的重要項(xiàng)目資料、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目合同等。3.公司的對(duì)外宣傳資料、廣告策劃方案、新聞發(fā)布稿等。三、秘密檔案的產(chǎn)生與收集（一）產(chǎn)生1.公司各部門在日常工作中形成的涉及公司秘密的文件、資料、數(shù)據(jù)、記錄等，應(yīng)及時(shí)按照本制度的規(guī)定進(jìn)行標(biāo)識(shí)和管理。2.公司員工在工作過程中因履行工作職責(zé)而接觸到的公司秘密，應(yīng)妥善保管，不得泄露。（二）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門秘密檔案的收集工作，定期對(duì)本部門產(chǎn)生的秘密檔案進(jìn)行整理和歸檔。2.對(duì)于跨部門產(chǎn)生的秘密檔案，由牽頭部門負(fù)責(zé)收集，并按照本制度的規(guī)定進(jìn)行整理和歸檔。3.公司員工在工作中發(fā)現(xiàn)涉及公司秘密的文件、資料、數(shù)據(jù)、記錄等，應(yīng)及時(shí)交至本部門負(fù)責(zé)人或保密管理人員，由其進(jìn)行統(tǒng)一收集和管理。四、秘密檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.秘密檔案應(yīng)按照其內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行分類，分為商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密、人事秘密、其他秘密等五大類。2.每大類下可根據(jù)具體情況進(jìn)一步細(xì)分小類，如商業(yè)秘密可細(xì)分為發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、市場(chǎng)分析等小類。（二）編號(hào)1.秘密檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)管理，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號(hào)格式為：[年份][部門代碼][類別代碼][流水號(hào)]，其中：[年份]：為秘密檔案形成的年份，取四位數(shù)字，如“2023”。[部門代碼]：為秘密檔案產(chǎn)生部門的代碼，由公司統(tǒng)一規(guī)定，如“01”表示總經(jīng)理辦公室。[類別代碼]：為秘密檔案所屬類別的代碼，按照上述分類方法進(jìn)行編制，如“01”表示商業(yè)秘密。[流水號(hào)]：為秘密檔案在本類別下的順序號(hào)，從“001”開始依次編號(hào)。3.例如，總經(jīng)理辦公室2023年形成的一份商業(yè)秘密類的市場(chǎng)分析報(bào)告，其編號(hào)為“20230101001”。五、秘密檔案的標(biāo)識(shí)與存儲(chǔ)（一）標(biāo)識(shí)1.秘密檔案應(yīng)在其載體上顯著標(biāo)識(shí)密級(jí)和保密期限，標(biāo)識(shí)應(yīng)清晰、牢固、不易褪色。2.密級(jí)標(biāo)識(shí)采用以下樣式：絕密：紅色字體，在文檔左上角標(biāo)注，并在文檔封面加蓋“絕密”印章。機(jī)密：藍(lán)色字體，在文檔左上角標(biāo)注，并在文檔封面加蓋“機(jī)密”印章。秘密：黑色字體，在文檔左上角標(biāo)注，并在文檔封面加蓋“秘密”印章。3.保密期限標(biāo)識(shí)采用以下樣式：“[開始日期][結(jié)束日期]”，其中[開始日期]為秘密檔案確定密級(jí)的日期，[結(jié)束日期]為保密期限屆滿的日期。（二）存儲(chǔ)1.秘密檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專門的保密場(chǎng)所，如保密檔案室、保密文件柜等。2.保密場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施，確保秘密檔案的安全存儲(chǔ)。3.秘密檔案應(yīng)按照類別和編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。4.對(duì)于電子秘密檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在專門的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行加密處理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止電子秘密檔案被非法獲取或篡改。六、秘密檔案的借閱與使用（一）借閱1.因工作需要借閱秘密檔案的，應(yīng)填寫《秘密檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限、歸還日期等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和保密管理人員審批。2.絕密級(jí)秘密檔案一般不予借閱，確因工作需要借閱的，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.機(jī)密級(jí)秘密檔案的借閱，由所在部門負(fù)責(zé)人審批，報(bào)保密管理人員備案。4.秘密級(jí)秘密檔案的借閱，由所在部門負(fù)責(zé)人審批。5.借閱人應(yīng)按照審批后的借閱期限及時(shí)歸還秘密檔案，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。6.借閱人應(yīng)妥善保管秘密檔案，不得擅自復(fù)印、摘錄、轉(zhuǎn)借他人或帶出公司指定場(chǎng)所。（二）使用1.使用秘密檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露秘密檔案的內(nèi)容。2.在使用秘密檔案過程中，如需對(duì)秘密檔案進(jìn)行復(fù)制、摘錄等操作，應(yīng)經(jīng)保密管理人員批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將秘密檔案歸還保密管理人員，并辦理歸還手續(xù)。七、秘密檔案的傳遞與交換（一）傳遞1.秘密檔案的傳遞應(yīng)通過機(jī)要通信、專人送達(dá)等安全方式進(jìn)行，不得通過普通郵寄、電子郵件等方式傳遞。2.傳遞秘密檔案時(shí)，應(yīng)填寫《秘密檔案?jìng)鬟f登記表》，注明傳遞日期、傳遞人、接收人、秘密檔案名稱、密級(jí)等內(nèi)容，并由傳遞人和接收人簽字確認(rèn)。3.傳遞過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，確保秘密檔案的安全。（二）交換1.因業(yè)務(wù)合作等需要與外部單位交換秘密檔案的，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.交換秘密檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審批，并填寫《秘密檔案交換申請(qǐng)表》，注明交換目的、交換期限、歸還日期等內(nèi)容。3.交換過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，確保秘密檔案的安全。八、秘密檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.超過保密期限且不再需保密的秘密檔案。2.因保管不善等原因造成損壞、變質(zhì)且無法修復(fù)的秘密檔案。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意銷毀的其他秘密檔案。（二）銷毀程序1.各部門應(yīng)定期對(duì)本部門保管的秘密檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，填寫《秘密檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、密級(jí)、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和保密管理人員審批。2.絕密級(jí)秘密檔案的銷毀，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.機(jī)密級(jí)秘密檔案的銷毀，由所在部門負(fù)責(zé)人審批，報(bào)保密管理人員備案。4.秘密級(jí)秘密檔案的銷毀，由所在部門負(fù)責(zé)人審批。5.經(jīng)審批同意銷毀的秘密檔案，應(yīng)在保密管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。6.銷毀方式可采用焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)擦除等方式，確保秘密檔案無法恢復(fù)。7.銷毀過程中，應(yīng)填寫《秘密檔案銷毀登記表》，注明銷毀日期、銷毀人、監(jiān)銷人、秘密檔案名稱、密級(jí)、數(shù)量等內(nèi)容，并由銷毀人、監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。九、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)構(gòu)公司設(shè)立保密委員會(huì)，負(fù)責(zé)對(duì)公司秘密檔案管理工作進(jìn)行全面監(jiān)督和指導(dǎo)。保密委員會(huì)下設(shè)保密辦公室，負(fù)責(zé)日常保密管理工作的組織和實(shí)施。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.秘密檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.秘密檔案的標(biāo)識(shí)、存儲(chǔ)、借閱、使用、傳遞、交換、銷毀等環(huán)節(jié)的管理情況。3.員工的保密意識(shí)和保密行為。（三）檢查方式1.定期檢查：保密辦公室定期對(duì)公司各部門的秘密檔案管理工作進(jìn)行檢查，每年不少于[X]次。2.不定期檢查：保密辦公室根據(jù)工作需要，不定期對(duì)公司各部門的秘密檔案管理工作進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)公司重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等涉及秘密檔案管理的情況，進(jìn)行專項(xiàng)檢查。（四）問題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，保密辦公室應(yīng)及時(shí)下達(dá)《整改通知書》，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)按照《整改通知書》的要求，制定整改措施，認(rèn)真進(jìn)行整改，并將整改情況及時(shí)反饋給保密辦公室。3.對(duì)于違反秘密檔案管理制度的行為，公司將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究法律責(zé)任。十、保密教育與培訓(xùn)（一）教育對(duì)象公司全體員工。（二）教育內(nèi)容1.國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司秘密檔案管理制度。2.保密意識(shí)和保密技能培訓(xùn)。3.典型案例分析。（三）培訓(xùn)方式1.定期培訓(xùn)：公司每年組織不少于[X]次的保密知識(shí)培訓(xùn)，培訓(xùn)時(shí)間不少于[X]小時(shí)。2.專題培訓(xùn)：根據(jù)工作需要，針對(duì)特定崗位或特定業(yè)務(wù)開展專題保密培訓(xùn)。3.在線學(xué)習(xí)：通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，提供保密知識(shí)在線學(xué)習(xí)資源，供員工自主學(xué)習(xí)。（四）培訓(xùn)考核1.公司對(duì)參加保密培訓(xùn)的員工進(jìn)行考核，考核方式可采用考試、撰寫心得體會(huì)等方式。2.考核結(jié)果將作為員工績(jī)效考核和晉升的重要依據(jù)之一。十一、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)1.對(duì)在秘密檔案管