PAGE訴訟案件檔案調(diào)閱制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司訴訟案件檔案的調(diào)閱管理，確保檔案信息的安全與合理利用，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)及員工因工作需要調(diào)閱訴訟案件檔案的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：調(diào)閱訴訟案件檔案必須符合國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，不得違反任何法律規(guī)定。2.安全性原則：確保檔案在調(diào)閱過(guò)程中的安全，防止檔案信息的泄露、篡改或丟失。3.規(guī)范性原則：調(diào)閱流程應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，保證調(diào)閱活動(dòng)的規(guī)范有序。4.必要性原則：調(diào)閱檔案應(yīng)基于工作實(shí)際需要，不得隨意調(diào)閱，避免資源浪費(fèi)。二、檔案調(diào)閱申請(qǐng)（一）申請(qǐng)主體公司內(nèi)部各部門(mén)及員工因工作需要，可提出訴訟案件檔案調(diào)閱申請(qǐng)。（二）申請(qǐng)流程1.填寫(xiě)申請(qǐng)表：申請(qǐng)人需填寫(xiě)《訴訟案件檔案調(diào)閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明調(diào)閱檔案的名稱(chēng)、調(diào)閱目的、調(diào)閱時(shí)間范圍、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人審批：申請(qǐng)表經(jīng)申請(qǐng)人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，確認(rèn)申請(qǐng)理由合理、調(diào)閱目的明確后，簽署審批意見(jiàn)。3.提交申請(qǐng)：申請(qǐng)人將經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后的申請(qǐng)表提交至公司檔案管理部門(mén)。三、檔案調(diào)閱審批（一）審批主體公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)調(diào)閱申請(qǐng)進(jìn)行審批。（二）審批標(biāo)準(zhǔn)1.申請(qǐng)理由合理性：審核調(diào)閱目的是否與工作實(shí)際需求相符，是否確實(shí)需要調(diào)閱相關(guān)檔案。2.調(diào)閱范圍適當(dāng)性：根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，確定調(diào)閱檔案的范圍是否恰當(dāng)，避免過(guò)度調(diào)閱。3.時(shí)間合理性：評(píng)估預(yù)計(jì)調(diào)閱時(shí)間和歸還時(shí)間是否合理，確保檔案能夠按時(shí)歸還。（三）審批流程1.初步審核：檔案管理部門(mén)收到申請(qǐng)表后，進(jìn)行初步審核，對(duì)不符合要求的申請(qǐng)及時(shí)反饋給申請(qǐng)人并說(shuō)明原因。2.深入審查：對(duì)于初步審核通過(guò)的申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)進(jìn)一步審查調(diào)閱檔案可能涉及的法律風(fēng)險(xiǎn)、信息安全等因素。3.審批決定：檔案管理部門(mén)根據(jù)審核情況，做出審批決定。同意調(diào)閱的，明確調(diào)閱的具體要求；不同意調(diào)閱的，向申請(qǐng)人說(shuō)明理由。四、檔案調(diào)閱執(zhí)行（一）調(diào)閱方式1.現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱：申請(qǐng)人可在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱，檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人協(xié)助查閱，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。2.復(fù)制調(diào)閱：對(duì)于因工作需要無(wú)法現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱或確實(shí)需要復(fù)制檔案內(nèi)容的，經(jīng)檔案管理部門(mén)審批同意后，可進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制方式包括復(fù)印、掃描等，復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。（二）調(diào)閱要求1.遵守場(chǎng)所規(guī)定：現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)遵守檔案管理部門(mén)的場(chǎng)所規(guī)定，保持安靜、整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。2.妥善保管檔案：無(wú)論是現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱還是復(fù)制調(diào)閱，申請(qǐng)人都應(yīng)妥善保管調(diào)閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、丟失或損壞。3.按時(shí)歸還檔案：申請(qǐng)人應(yīng)按照審批確定的歸還時(shí)間及時(shí)歸還調(diào)閱的檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)并說(shuō)明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。五、檔案調(diào)閱監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)調(diào)閱檔案的過(guò)程進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督，確保調(diào)閱活動(dòng)符合規(guī)定要求。2.定期檢查：定期對(duì)調(diào)閱檔案的歸還情況、保管狀況等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）違規(guī)處理1.警告與批評(píng)：對(duì)于違反調(diào)閱制度，如未按時(shí)歸還檔案、擅自涂改檔案等輕微違規(guī)行為，給予警告或批評(píng)教育。2.責(zé)任追究：對(duì)于因違規(guī)調(diào)閱導(dǎo)致檔案信息泄露、丟失或其他嚴(yán)重后果的，將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任，包括但不限于行政處分、經(jīng)濟(jì)賠償?shù)?。六、檔案調(diào)閱信息安全管理（一）保密措施1.限制接觸范圍：嚴(yán)格控制調(diào)閱檔案的人員范圍，僅限于經(jīng)審批同意的申請(qǐng)人及必要的協(xié)助人員。2.信息保密要求：調(diào)閱檔案的人員應(yīng)對(duì)檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員透露檔案信息。（二）安全防護(hù)1.技術(shù)手段：利用信息技術(shù)手段對(duì)調(diào)閱檔案的操作進(jìn)行記錄和監(jiān)控，防止非法操作。2.環(huán)境安全：確保調(diào)閱檔案的場(chǎng)所具備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防潮、防蟲(chóng)等。七、檔案調(diào)閱相關(guān)記錄與歸檔（一）記錄內(nèi)容1.調(diào)閱申請(qǐng)表：詳細(xì)記錄調(diào)閱申請(qǐng)的相關(guān)信息，包括申請(qǐng)人、申請(qǐng)時(shí)間、調(diào)閱檔案名稱(chēng)、調(diào)閱目的、審批意見(jiàn)等。2.調(diào)閱記錄：對(duì)現(xiàn)場(chǎng)調(diào)閱的時(shí)間、地點(diǎn)、調(diào)閱人員、調(diào)閱檔案內(nèi)容等進(jìn)行記錄；對(duì)復(fù)制調(diào)閱的復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制時(shí)間、申請(qǐng)人等進(jìn)行記錄。3.歸還記錄：記錄檔案的歸還時(shí)間、歸還人等信息。（二）歸檔要求1.定期歸檔：檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)調(diào)閱相關(guān)記錄進(jìn)行整理歸檔，確保記錄的完整性和可追溯性。2.長(zhǎng)期保存：調(diào)閱記錄應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行長(zhǎng)期保存，以備后續(xù)查詢(xún)和審計(jì)。