PAGE房屋租賃檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司房屋租賃檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有房屋租賃業(yè)務(wù)相關(guān)檔案的管理，包括租賃合同、租賃申請、審批文件、租金支付記錄、房屋交接記錄、維修記錄等各類與房屋租賃活動(dòng)有關(guān)的文件資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對房屋租賃檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則根據(jù)檔案的性質(zhì)、來源、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，便于查找和利用。3.安全保密原則采取必要的安全保密措施，確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則隨著房屋租賃業(yè)務(wù)的發(fā)展和變化，及時(shí)對檔案進(jìn)行更新和維護(hù)，保證檔案的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立檔案管理中心，負(fù)責(zé)房屋租賃檔案的具體管理工作。（二）職責(zé)1.制定和完善房屋租賃檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)房屋租賃檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。4.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，做好檔案的保密工作。6.參與房屋租賃業(yè)務(wù)流程中的檔案管理環(huán)節(jié)，提供檔案管理方面的指導(dǎo)和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.租賃合同包括與租戶簽訂的各類房屋租賃合同，涵蓋合同的正本、副本及補(bǔ)充協(xié)議等。2.租賃申請租戶提交的租賃申請文件，如申請表、身份證明、營業(yè)執(zhí)照等相關(guān)資料。3.審批文件公司內(nèi)部對租賃申請的審批意見、會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)批示等文件。4.租金支付記錄租戶的租金支付憑證、銀行轉(zhuǎn)賬記錄、欠費(fèi)記錄等。5.房屋交接記錄房屋交接清單、鑰匙交接記錄、房屋現(xiàn)狀照片等相關(guān)資料。6.維修記錄房屋維修申請、維修合同、維修報(bào)告、維修費(fèi)用清單等。7.其他相關(guān)資料與房屋租賃業(yè)務(wù)有關(guān)的其他文件資料，如租戶投訴處理記錄、租賃市場調(diào)研報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門在房屋租賃業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)文件資料移交檔案管理部門。2.移交的文件資料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，簽字蓋章手續(xù)完備。3.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的文件資料移交情況進(jìn)行檢查和督促。（三）整理方法1.分類按照檔案的性質(zhì)和類別，將房屋租賃檔案分為租賃合同類、租賃申請類、審批文件類、租金支付類、房屋交接類、維修記錄類等。2.編號(hào)為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和管理。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.檔案管理部門在對收集到的文件資料進(jìn)行整理后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。2.歸檔的檔案應(yīng)按照分類和編號(hào)順序存放，便于查找和利用。3.建立檔案索引，方便快速檢索檔案信息。（二）保管1.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)采用專柜存放，對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.根據(jù)檔案的保管期限，對檔案進(jìn)行分類存放，便于管理和清理。4.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，核對檔案的數(shù)量、完整性和準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱房屋租賃檔案。查閱范圍包括租賃合同、租賃申請、審批文件、租金支付記錄等與房屋租賃業(yè)務(wù)直接相關(guān)的文件資料。（二）利用程序1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排查閱。4.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。5.查閱人如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）借閱范圍因特殊原因，公司外部單位或個(gè)人需要借閱房屋租賃檔案的，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱范圍一般限于與房屋租賃業(yè)務(wù)相關(guān)的非保密文件資料。（四）借閱程序1.借閱人填寫檔案借閱申請表，詳細(xì)說明借閱目的、借閱期限、歸還時(shí)間等信息。2.申請表經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后與借閱人簽訂檔案借閱協(xié)議。4.借閱人按照協(xié)議約定的時(shí)間和方式歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。5.借閱人如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對檔案信息予以保密。2.對涉及公司商業(yè)秘密、租戶隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，限制查閱和使用范圍。3.在檔案查閱和借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱人和借閱人的行為，防止檔案信息的泄露。4.對檔案管理場所進(jìn)行定期檢查，確保安全設(shè)施的正常運(yùn)行和檔案的安全存放。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案管理場所的安全保衛(wèi)工作，配備必要的安全防范設(shè)備，如監(jiān)控?cái)z像頭、門禁系統(tǒng)等。2.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能發(fā)生的火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，確保檔案的安全。3.定期對檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對房屋租賃檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、財(cái)務(wù)部門代表等組成。3.鑒定小組根據(jù)檔案的重要性、時(shí)效性、完整性等因素，對檔案進(jìn)行綜合評估，確定保管期限。（二）銷毀1.對超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案前，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如?/p>