PAGE餐飲商戶(hù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司對(duì)餐飲商戶(hù)的管理，規(guī)范餐飲商戶(hù)檔案的建立、保管、使用和銷(xiāo)毀等工作，確保公司對(duì)餐飲商戶(hù)信息的全面掌握和有效利用，保障公司業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所管理的所有餐飲商戶(hù)，包括但不限于餐廳、小吃店、飲品店等各類(lèi)提供餐飲服務(wù)的經(jīng)營(yíng)主體。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映餐飲商戶(hù)的實(shí)際情況。2.完整性原則：涵蓋餐飲商戶(hù)從準(zhǔn)入到退出全過(guò)程的各類(lèi)信息，確保檔案資料的全面性。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)餐飲商戶(hù)的商業(yè)秘密和敏感信息，防止信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)餐飲商戶(hù)的經(jīng)營(yíng)變化和公司管理需求，及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）基本信息1.商戶(hù)注冊(cè)信息：包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照注冊(cè)號(hào)、法定代表人姓名、地址、聯(lián)系方式等。2.經(jīng)營(yíng)資質(zhì)證明：食品經(jīng)營(yíng)許可證、餐飲服務(wù)許可證、衛(wèi)生許可證等相關(guān)證件的復(fù)印件。3.商戶(hù)簡(jiǎn)介：經(jīng)營(yíng)范圍、經(jīng)營(yíng)特色、品牌定位等。（二）經(jīng)營(yíng)狀況1.經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)：近一年的營(yíng)業(yè)額、客流量、客單價(jià)等數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。2.菜品信息：主要菜品名稱(chēng)、價(jià)格、特色菜品介紹等。3.市場(chǎng)反饋：顧客評(píng)價(jià)、投訴記錄、媒體報(bào)道等。（三）人員管理1.從業(yè)人員信息：廚師、服務(wù)員、收銀員等主要崗位人員的姓名、身份證號(hào)、健康證等。2.人員培訓(xùn)記錄：參加公司組織的食品安全、服務(wù)技能等培訓(xùn)的情況。（四）食品安全管理1.食品采購(gòu)記錄：食材供應(yīng)商信息、采購(gòu)日期、品種、數(shù)量等。2.食品加工過(guò)程記錄：加工流程、關(guān)鍵控制點(diǎn)監(jiān)控記錄等。3.食品儲(chǔ)存記錄：儲(chǔ)存條件、庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)記錄等。4.食品安全自查記錄：定期開(kāi)展食品安全自查的報(bào)告。（五）財(cái)務(wù)管理1.財(cái)務(wù)報(bào)表：近一年的資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。2.費(fèi)用支出記錄：房租、水電費(fèi)、原材料采購(gòu)費(fèi)用等主要支出情況。（六）合同管理1.租賃合同：與公司簽訂的場(chǎng)地租賃合同的復(fù)印件。2.合作協(xié)議：如有與公司的其他合作項(xiàng)目，相關(guān)合作協(xié)議的復(fù)印件。（七）其他信息1.重大事件記錄：如商戶(hù)發(fā)生食品安全事故、重大投訴、經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所變更等事件的詳細(xì)情況。2.其他與經(jīng)營(yíng)相關(guān)的重要信息：公司認(rèn)為有必要記錄的其他事項(xiàng)。三、檔案建立（一）資料收集1.公司業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)在餐飲商戶(hù)入駐時(shí)，收集其基本信息、經(jīng)營(yíng)資質(zhì)證明等資料，并填寫(xiě)《餐飲商戶(hù)檔案信息收集表》。2.定期要求餐飲商戶(hù)提供經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)、人員信息、食品安全管理記錄等相關(guān)資料。3.關(guān)注媒體報(bào)道、顧客反饋等渠道，及時(shí)收集有關(guān)餐飲商戶(hù)的各類(lèi)信息，并整理歸檔。（二）資料審核1.業(yè)務(wù)部門(mén)收集到的資料由專(zhuān)人進(jìn)行審核，確保資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于不符合要求的資料，及時(shí)通知餐飲商戶(hù)補(bǔ)充或更正。（三）檔案錄入1.審核通過(guò)的資料由專(zhuān)人錄入公司的檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案。2.同時(shí)，將紙質(zhì)資料按照類(lèi)別進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)，建立紙質(zhì)檔案。（四）檔案編號(hào)1.為每個(gè)餐飲商戶(hù)檔案賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)規(guī)則為：公司代碼+年份+流水號(hào)。2.例如：ABC2023001，表示公司代碼為ABC，2023年建立的第1個(gè)餐飲商戶(hù)檔案。四、檔案保管（一）保管方式1.電子檔案存儲(chǔ)在公司的服務(wù)器上，定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在異地存儲(chǔ)設(shè)備中。2.紙質(zhì)檔案存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和管理。（二）保管期限1.基本信息、經(jīng)營(yíng)資質(zhì)證明等永久性保存。2.經(jīng)營(yíng)狀況、人員管理、食品安全管理、財(cái)務(wù)管理等資料保存期限為自檔案建立之日起[X]年。3.合同管理資料保存期限至合同履行完畢后[X]年。（三）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，需填寫(xiě)《餐飲商戶(hù)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。（四）檔案借閱1.因特殊原因需要借閱檔案的，需填寫(xiě)《餐飲商戶(hù)檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，按時(shí)歸還，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)。五、檔案更新（一）定期更新1.業(yè)務(wù)部門(mén)每年定期對(duì)餐飲商戶(hù)檔案進(jìn)行更新，確保檔案信息的時(shí)效性。2.更新內(nèi)容包括經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)、人員信息、食品安全管理記錄等。（二）動(dòng)態(tài)更新1.如餐飲商戶(hù)發(fā)生經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所變更、法定代表人變更、經(jīng)營(yíng)范圍調(diào)整、食品安全事故等重大事件，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)信息，更新檔案內(nèi)容。2.在更新檔案時(shí)，應(yīng)注明變更日期和變更原因。六、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.檔案保管期限屆滿(mǎn)，且已無(wú)保存價(jià)值的。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、丟失，無(wú)法修復(fù)或找回的。（二）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理部門(mén)提出檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《餐飲商戶(hù)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，并附上擬銷(xiāo)毀檔案的清單。2.經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等，并由參與人員簽字確認(rèn)。七、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立嚴(yán)格的保密制度，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.對(duì)涉及餐飲商戶(hù)商業(yè)秘密和敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪(fǎng)問(wèn)等措施。（二）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)檔案管理人員違反保密規(guī)定，泄露檔案內(nèi)容的，將視情節(jié)