PAGE學(xué)校檔案中心管理制度一、總則（一）目的為加強學(xué)校檔案中心管理，有效保護和利用檔案資源，為學(xué)校各項工作提供有力支持，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及教育行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校檔案中心對各類檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原則1.真實性原則：確保檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確反映學(xué)校各項活動的實際情況。2.完整性原則：全面收集學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等方面形成的各類檔案，保證檔案的完整性。3.保密性原則：對涉及學(xué)校機密、個人隱私等重要檔案嚴格保密，防止信息泄露。4.便利性原則：檔案管理工作應(yīng)便于檔案的查找、利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案中心職責(zé)1.負責(zé)制定和完善學(xué)校檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理學(xué)校各類檔案，對檔案進行分類、編號、編目、上架等整理工作。3.負責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全與完整。4.開展檔案的開發(fā)利用工作，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等提供檔案信息服務(wù)。5.組織檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷工作，并定期向檔案中心移交。2.配合檔案中心做好檔案的鑒定、銷毀等工作。3.按照檔案利用規(guī)定，向檔案中心提出檔案查閱、借閱申請。（三）檔案工作人員職責(zé)1.認真履行檔案管理職責(zé)，遵守檔案管理制度。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、保管、統(tǒng)計等。3.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用，為學(xué)校各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。4.保守檔案機密，確保檔案安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)校行政管理類檔案，包括學(xué)校發(fā)文、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.教學(xué)管理類檔案，如教學(xué)計劃、課程標(biāo)準(zhǔn)、教案、學(xué)生成績等。3.科研管理類檔案，涵蓋科研項目申報書、研究成果、學(xué)術(shù)論文等。4.學(xué)生管理類檔案，包括學(xué)生學(xué)籍檔案、獎懲記錄、綜合素質(zhì)評價等。5.師資隊伍建設(shè)類檔案，如教師個人檔案、職稱評審材料、培訓(xùn)記錄等。6.財務(wù)審計類檔案，包括財務(wù)報表、賬目憑證、審計報告等。7.基建后勤類檔案，如校園建設(shè)規(guī)劃、工程圖紙、維修記錄等。8.外事活動類檔案，包括對外交流協(xié)議、來訪接待記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造。3.對電子檔案，應(yīng)同時收集其對應(yīng)的紙質(zhì)檔案，并確保兩者內(nèi)容一致。（三）整理方法1.按照檔案類別進行分類，如文書檔案、教學(xué)檔案、科研檔案等。2.對每類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編制檔案目錄，包括檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。4.對檔案進行裝訂、編頁，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案中心應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、防蟲藥、滅火器、防盜門等。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照類別、編號順序上架存放，便于查找和管理。2.上架的檔案應(yīng)排列整齊，標(biāo)識清晰，不得隨意堆放。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。2.永久保管的檔案主要是反映學(xué)校歷史面貌、具有重要憑證和查考價值的檔案。長期保管的檔案一般為16年至50年，短期保管的檔案為15年以下。3.各部門應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和價值，提出合理的保管期限建議，由檔案中心審核確定。（四）檔案定期檢查1.檔案中心應(yīng)定期對檔案進行檢查，一般每年不少于一次。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對檢查情況應(yīng)做好記錄，并存檔備查。五、檔案的利用（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門因教學(xué)、科研、管理等工作需要查閱檔案。2.校外單位因工作需要，經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)后查閱相關(guān)檔案。3.個人因特殊原因需要查閱本人檔案或其他相關(guān)檔案。（二）利用流程1.校內(nèi)利用：查閱部門填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號等信息。申請表經(jīng)部門負責(zé)人簽字后，提交檔案中心。檔案中心審核申請表，符合條件的予以批準(zhǔn)，并安排查閱。查閱人員在檔案中心指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理制度，愛護檔案。2.校外利用：校外單位填寫《檔案查閱申請表》，并附上單位介紹信及查閱人員有效身份證件。申請表經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門負責(zé)人簽字同意后，提交檔案中心。檔案中心審核申請表及相關(guān)材料，報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后，檔案中心按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并對查閱情況進行記錄。3.個人利用：個人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱本人檔案的具體內(nèi)容及用途。申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字后，提交檔案中心。檔案中心審核申請表，符合條件的予以批準(zhǔn)，并安排查閱。查閱本人檔案一般應(yīng)在檔案中心進行，特殊情況需帶出的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)。（三）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人和檔案中心負責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案中心應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時處理。（四）檔案復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息。2.{申請表經(jīng)部門負責(zé)人和檔案中心負責(zé)人批準(zhǔn)后，檔案中心按照規(guī)定進行復(fù)制。3.復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案中心印章，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等信息。4.復(fù)制檔案的用途應(yīng)符合規(guī)定，不得用于非法活動。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案中心負責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)專家組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實利用價值等因素進行鑒定。2.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，可考慮予以銷毀。3.對涉及學(xué)校機密、個人隱私等重要檔案，應(yīng)嚴格審查，確保不被銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對檔案進行鑒定，提出鑒定意見。2.檔案中心根據(jù)鑒定意見，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限、鑒定意見等信息。3.《檔案銷毀清冊》經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行檔案銷毀。（四）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀。2.對電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除等安全方式進行銷毀。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)督，確保銷毀徹底。4.銷毀工作完成后，應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期，并由監(jiān)督人員簽字確認。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立學(xué)校檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.提高檔案管理工作效率，方便檔案的查找、利用和統(tǒng)計分析。3.加強檔案信息安全保護，防止檔案信息泄露。（二）檔案數(shù)字化1.對學(xué)校各類檔案進行全面數(shù)字化掃描，確保檔案內(nèi)容完整、清晰。2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案數(shù)據(jù)進行分類存儲、索引編目等管理。3.定期對數(shù)字化檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息系統(tǒng)管理1.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能。2.嚴格設(shè)置用戶權(quán)限，不同人員只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。3.定期對信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。（四）信息安全保障1.建立檔案信息安全管理制度，加強對檔案信息系統(tǒng)的安全防護。2.采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段