PAGE宿舍檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司宿舍管理，規(guī)范宿舍檔案工作，確保宿舍相關(guān)信息的完整、準(zhǔn)確、安全與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有員工宿舍的檔案管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映宿舍實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集與宿舍相關(guān)的各類信息，確保檔案資料齊全。3.保密性原則：對(duì)涉及員工個(gè)人隱私等敏感信息嚴(yán)格保密。4.規(guī)范性原則：檔案的整理、歸檔、保管、查閱等工作遵循統(tǒng)一規(guī)范。二、檔案管理職責(zé)（一）管理部門行政部門為公司宿舍檔案管理的歸口部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)宿舍檔案管理工作，制定檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門檔案管理工作，并負(fù)責(zé)檔案的集中保管。（二）相關(guān)部門及人員職責(zé)1.宿舍管理員負(fù)責(zé)所在宿舍樓日常檔案資料的收集、整理與初步分類。及時(shí)反饋宿舍人員變動(dòng)、設(shè)施設(shè)備維修等情況，確保檔案信息實(shí)時(shí)更新。2.各部門負(fù)責(zé)人督促本部門員工配合宿舍檔案管理工作，確保員工信息準(zhǔn)確提供。協(xié)助行政部門做好涉及本部門員工宿舍相關(guān)問(wèn)題的處理及檔案資料補(bǔ)充。3.員工如實(shí)提供個(gè)人在宿舍居住期間的相關(guān)信息。配合宿舍檔案管理工作的各項(xiàng)要求，不得故意隱瞞或提供虛假信息。三、檔案內(nèi)容（一）宿舍基本信息檔案1.宿舍樓檔案宿舍樓名稱、地址、建成時(shí)間、建筑面積、層數(shù)、房間數(shù)量等基本概況。宿舍樓設(shè)計(jì)圖紙、竣工圖紙等相關(guān)資料。宿舍樓配套設(shè)施設(shè)備清單，包括消防設(shè)施、水電設(shè)施、門禁系統(tǒng)等詳細(xì)信息及維修保養(yǎng)記錄。2.宿舍房間檔案每個(gè)房間的編號(hào)、面積、居住人員信息（姓名、部門、入職時(shí)間等）。房間設(shè)施設(shè)備清單，如床鋪、桌椅、衣柜等物品的品牌、型號(hào)、數(shù)量及購(gòu)置時(shí)間。房間入住、退住記錄，包括入住時(shí)間、退住原因、交接情況等。（二）人員檔案1.員工宿舍入住申請(qǐng)表：記錄員工申請(qǐng)入住宿舍的時(shí)間、申請(qǐng)理由、預(yù)計(jì)入住時(shí)長(zhǎng)等信息。2.員工宿舍分配記錄：明確員工具體分配到的宿舍房間號(hào)、分配時(shí)間等。3.員工宿舍變更記錄：若員工宿舍發(fā)生變更，詳細(xì)記錄變更原因、變更時(shí)間、變更后的房間號(hào)等。4.員工退宿申請(qǐng)表及記錄：?jiǎn)T工申請(qǐng)退宿的時(shí)間、退宿原因、退宿驗(yàn)收情況等。（三）衛(wèi)生與安全檔案1.衛(wèi)生檢查記錄定期對(duì)宿舍衛(wèi)生進(jìn)行檢查的記錄，包括檢查時(shí)間、檢查人員、檢查結(jié)果（合格/不合格）及存在問(wèn)題的詳細(xì)描述。針對(duì)衛(wèi)生不合格情況的整改記錄，如整改時(shí)間、整改責(zé)任人、整改完成情況等。2.安全檢查記錄宿舍安全檢查情況，涵蓋消防安全、用電安全、治安安全等方面。記錄檢查時(shí)間、檢查人員、發(fā)現(xiàn)的安全隱患及處理措施。安全培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容、參與人員等，以提高員工的安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。安全事故記錄，若宿舍發(fā)生安全事故，詳細(xì)記錄事故發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過(guò)、原因分析、處理結(jié)果等。（四）維修與維護(hù)檔案1.設(shè)施設(shè)備維修申請(qǐng)表：?jiǎn)T工或宿舍管理員提交的設(shè)施設(shè)備維修申請(qǐng)，記錄申請(qǐng)時(shí)間、申請(qǐng)維修的設(shè)施設(shè)備名稱及故障描述等。2.維修工單：維修部門接到申請(qǐng)后開(kāi)具的工單，包括工單編號(hào)、維修時(shí)間、維修人員、維修內(nèi)容、維修費(fèi)用等信息。3.維修驗(yàn)收記錄：維修完成后對(duì)維修質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收的記錄，驗(yàn)收人員、驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）及驗(yàn)收意見(jiàn)等。4.設(shè)施設(shè)備維護(hù)計(jì)劃與記錄：制定的設(shè)施設(shè)備定期維護(hù)計(jì)劃，以及每次維護(hù)工作的執(zhí)行記錄，包括維護(hù)時(shí)間、維護(hù)項(xiàng)目、維護(hù)人員等。（五）費(fèi)用檔案1.宿舍水電費(fèi)記錄：每月或每季度的宿舍水電費(fèi)明細(xì)，包括各宿舍的用電量、用水量、費(fèi)用金額及繳費(fèi)情況。2.其他費(fèi)用記錄：如宿舍物業(yè)費(fèi)、設(shè)施設(shè)備折舊費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用的記錄與核算。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.宿舍管理員應(yīng)在日常工作中及時(shí)收集各類檔案資料，確保信息的及時(shí)性。2.各部門及員工應(yīng)按照規(guī)定主動(dòng)向宿舍管理員或行政部門提供相關(guān)檔案材料，不得拖延或拒絕。3.對(duì)于重要事件或緊急情況產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資料，應(yīng)在事件發(fā)生后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成收集并提交。（二）整理方法1.行政部門定期對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行整理，按照檔案類別進(jìn)行分類。2.每類檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排序，確保檔案資料條理清晰。3.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除無(wú)關(guān)的紙張，進(jìn)行編號(hào)、編目，并制作相應(yīng)的目錄清單。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)范的命名方式進(jìn)行命名，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲(chǔ)，同時(shí)做好備份工作。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.整理后的檔案資料由行政部門統(tǒng)一進(jìn)行歸檔，填寫(xiě)檔案歸檔登記表，注明檔案名稱、類別、歸檔時(shí)間、保管期限等信息。2.檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜或檔案存儲(chǔ)設(shè)備中，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)選擇安全可靠的設(shè)備，并進(jìn)行異地備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.長(zhǎng)期檔案：宿舍基本信息檔案、宿舍樓及房間設(shè)施設(shè)備相關(guān)檔案等，保管期限為[X]年。2.中期檔案：人員檔案、衛(wèi)生與安全檢查記錄、維修與維護(hù)檔案等，保管期限為[X]年。3.短期檔案：費(fèi)用檔案等，保管期限為[X]年。（三）保管要求1.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并記錄相關(guān)情況。3.對(duì)于超過(guò)保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案管理的有效性和合規(guī)性。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱宿舍檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到行政部門辦理查閱手續(xù)。2.涉及員工個(gè)人隱私的檔案信息，未經(jīng)員工本人書(shū)面同意，不得查閱。3.外部單位或人員因特殊原因需要查閱宿舍檔案的，須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照公司規(guī)定辦理查閱手續(xù)，查閱過(guò)程中應(yīng)安排專人陪同，確保檔案安全。（二）借閱管理1.借閱申請(qǐng)：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱宿舍檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和行政部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限：一般檔案借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱歸還：借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)行政部門應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案保密與銷毀（一）保密措施1.接觸宿舍檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息被不當(dāng)獲取或傳播。3.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、員工個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和管理。（二）銷毀規(guī)定1.檔案保管期滿后，由行政部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)檔案銷毀申請(qǐng)表，注明擬銷毀檔案名稱、類別、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.組織相關(guān)人員對(duì)擬銷毀