PAGE公安機關檔案歸檔制度一、總則（一）目的為了加強公安機關檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公安工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》等法律法規(guī)，結合公安機關實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于各級公安機關及其所屬單位的檔案歸檔工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公安機關檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：歸檔的檔案必須真實反映公安工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.及時歸檔原則：各項公安業(yè)務活動形成的文件材料應及時整理歸檔，不得積壓。4.便于利用原則：檔案的整理和分類應便于查閱和利用，提高工作效率。二、檔案歸檔范圍（一）文書檔案1.上級文件：包括黨中央、國務院、公安部及上級黨委、政府、公安機關下發(fā)的文件、指示、通知等。2.本級文件：公安機關制發(fā)的各類文件，如決定、命令、規(guī)定、通知、通報等。3.會議文件：黨委會、局長辦公會、專題會議等形成的會議記錄、紀要、決議等。4.人事文件：干部任免、調(diào)配、獎懲、考核等文件材料。5.財務文件：經(jīng)費預算、決算、審計報告等。6.業(yè)務文件：治安管理、刑事偵查、交通管理、出入境管理等各項公安業(yè)務工作中形成的文件材料。（二）業(yè)務檔案1.刑事偵查檔案：刑事案件的立案、偵查、破案等過程中形成的各種材料，如案件卷宗、證據(jù)材料、訊問筆錄等。2.治安管理檔案：治安案件的受理、查處、調(diào)解等材料，以及特種行業(yè)、公共場所、危險物品管理等方面的文件。3.交通管理檔案：交通事故處理、車輛管理、駕駛員管理等檔案材料。4.出入境管理檔案：公民出入境申請、審批、簽證等文件，以及外國人管理方面的檔案。5.其他業(yè)務檔案：根據(jù)公安工作實際，其他各類業(yè)務工作中形成的具有保存價值的檔案。（三）聲像檔案1.照片檔案：反映公安工作重大活動、重要事件、先進事跡等的照片。2.錄音檔案：重要會議、領導講話、案件偵破等方面的錄音資料。3.錄像檔案：公安工作中的監(jiān)控視頻、執(zhí)法記錄視頻等。（四）電子檔案1.辦公自動化系統(tǒng)生成的電子文件：如公文、報表、數(shù)據(jù)等。2.業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)：如刑事案件信息系統(tǒng)、治安管理信息系統(tǒng)等中的數(shù)據(jù)。3.其他電子文件：具有保存價值的電子文檔、圖片、音頻、視頻等。三、檔案歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保各類文件材料齊全完整。2.收集的文件材料應真實、準確、完整，不得擅自涂改、偽造。3.對于重要文件材料，應及時進行備份，防止丟失。（二）文件材料的整理1.文書檔案應按照年度、保管期限、機構（問題）等進行分類整理，編制歸檔目錄。2.業(yè)務檔案應根據(jù)不同業(yè)務類型，按照規(guī)定的格式和要求進行整理，做到一案一卷、目錄清晰。3.聲像檔案應按照形成時間、內(nèi)容等進行分類整理，標注相關信息。4.電子檔案應按照一定的邏輯結構進行分類存儲，建立相應的索引和目錄。（三）文件材料的裝訂1.文書檔案應采用A4紙張，左側(cè)裝訂，裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。2.業(yè)務檔案應根據(jù)檔案類型和實際情況進行裝訂，確保檔案的完整性和規(guī)范性。3.聲像檔案應進行必要的整理和包裝，防止損壞。4.電子檔案應進行備份存儲，并建立相應的存儲介質(zhì)管理制度。（四）文件材料的編目1.文書檔案應編制歸檔文件目錄，包括文件編號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。2.業(yè)務檔案應編制卷內(nèi)目錄，包括順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目。3.聲像檔案應編制聲像檔案目錄，包括題名、日期、拍攝（錄制）者、內(nèi)容摘要、載體形式等項目。4.電子檔案應建立電子檔案目錄，包括文件名、文件類型、存儲位置、日期等項目。四、檔案歸檔流程（一）收集整理1.各部門在完成一項工作或一個階段工作后，應及時將形成的文件材料進行收集整理。2.收集的文件材料應按照歸檔要求進行分類、排序、編號等整理工作。（二）初步審核1.各部門整理好的文件材料應送交本部門負責人進行初步審核，確保文件材料的完整性和準確性。2.審核內(nèi)容包括文件材料是否齊全、分類是否合理、編號是否準確等。（三）移交歸檔1.經(jīng)初步審核合格的文件材料，由各部門檔案管理人員填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到移交的檔案后，應進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與移交部門溝通解決。（四）正式歸檔1.檔案管理部門對核對無誤的檔案進行正式歸檔，按照規(guī)定的保管期限和分類方法進行存放。2.歸檔后的檔案應建立相應的檔案臺賬，記錄檔案的名稱、數(shù)量、存放位置等信息。五、檔案保管期限（一）永久保管1.上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件。2.本機關制定的法規(guī)政策性文件材料。3.本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。4.本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料。5.本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、統(tǒng)計報表等。6.本機關機構演變、人事任免等文件材料。7.本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。8.上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件。9.同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。（二）定期保管1.30年保管：本機關一般業(yè)務文件材料。2.10年保管：本機關一般性文件材料。六、檔案查閱利用（一）查閱權限1.公安機關內(nèi)部人員查閱檔案，應填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外單位因工作需要查閱檔案，應持單位介紹信，經(jīng)公安機關相關領導批準后，方可查閱。3.涉及國家秘密、警務工作秘密的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行查閱，未經(jīng)批準，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。2.查閱檔案時，應愛護檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。3.查閱檔案如需摘錄、復制，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。（三）利用反饋1.檔案管理部門應定期對檔案的查閱利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案的利用需求和效果。2.對于檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行整改，提高檔案的服務質(zhì)量。七、檔案鑒定銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地看問題的原則，確保鑒定結果的準確性。2.鑒定工作應在檔案管理部門負責人的領導下，由檔案管理人員和相關業(yè)務人員組成鑒定小組進行。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的保管期限是否準確，是否符合保管期限的劃分標準。2.檔案的內(nèi)容是否已失去保存價值，是否已被其他檔案所替代。3.檔案的完整性和準確性，是否存在缺頁、損壞等情況。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀清單，一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份報公安機關負責人批準。2.批準后的檔案銷毀清單應作為檔案銷毀的依據(jù)，檔案管理部門應按照清單進行銷毀。3.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀過程中，應指定專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的安全、徹底。5.檔案銷毀后，應在檔案銷毀清單上注明銷毀日期，并由監(jiān)銷人員簽字確認。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立公安機關檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公安工作提供更加便捷、高效的檔案服務。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理部門應按照檔案整理和編目的要求，將檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（三）安全管理1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設置必要的安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失等情況發(fā)生。2.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性。（四）系統(tǒng)應用1.充分利用檔案管理信息系統(tǒng)，為公安機關內(nèi)部人員提供便捷的檔案查閱和利用服務。2.逐步實現(xiàn)檔案信息的共享和交換，提高公安工作的協(xié)同效率。九、檔案人員職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實施。2.負責本單位檔案的收集整理、歸檔保管、查閱利用、鑒定銷毀等工作。3.指導和監(jiān)督所屬單位的檔案工作，開展檔案業(yè)務培訓和交流活動。4.負責檔案管理信息系統(tǒng)的建設、維護和管理，推進檔案信息化建設。5.根據(jù)工作需要，編制檔案工作統(tǒng)計報表，及時向上級主管部門報送檔案工作情況。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的日常收集、整理、分類、編目等工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)。2.按照規(guī)定的保管期限和分類方法，對檔案進行科學存放，便于查閱和利用。3.負責檔案的查閱登記、借閱管理等工作，嚴格執(zhí)行檔案查閱利用制度。4.定期對檔案進行清查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。5.參與檔案的鑒定銷毀工作，按照規(guī)定程序進行檔案銷毀。6.負責檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)