PAGE科室人員檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)科室人員檔案管理，確保人員檔案的真實(shí)、完整、安全，充分發(fā)揮檔案在科室管理、人才培養(yǎng)、績(jī)效考核等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本科室全體在職人員的檔案管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：科室人員檔案由專(zhuān)人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)如實(shí)反映人員的基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、獎(jiǎng)懲情況等，保證檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.保密安全原則：嚴(yán)格遵守檔案管理的保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，同時(shí)做好檔案的安全保管工作，防止檔案損壞、丟失。4.規(guī)范有序原則：按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行檔案的收集、整理、歸檔、查閱等工作，保證檔案管理工作規(guī)范有序。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式（包括手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱等）。3.家庭住址、緊急聯(lián)系人及聯(lián)系方式。（二）學(xué)歷學(xué)位1.最高學(xué)歷、畢業(yè)院校、所學(xué)專(zhuān)業(yè)、入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間。2.學(xué)位證書(shū)編號(hào)、學(xué)歷證書(shū)編號(hào)。3.進(jìn)修培訓(xùn)經(jīng)歷，包括培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容等。（三）工作經(jīng)歷1.入職時(shí)間、離職時(shí)間、工作單位名稱(chēng)、擔(dān)任職務(wù)、工作職責(zé)及業(yè)績(jī)。2.工作調(diào)動(dòng)記錄，包括調(diào)動(dòng)原因、調(diào)動(dòng)時(shí)間、調(diào)入調(diào)出單位等。（四）專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格1.專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格證書(shū)名稱(chēng)、取得時(shí)間及證書(shū)編號(hào)。2.聘任情況，包括聘任時(shí)間、聘任單位、聘任職務(wù)等。（五）執(zhí)業(yè)資格1.執(zhí)業(yè)資格證書(shū)名稱(chēng)、取得時(shí)間及證書(shū)編號(hào)。2.注冊(cè)情況，包括注冊(cè)時(shí)間、注冊(cè)單位、注冊(cè)有效期等。（六）獎(jiǎng)懲情況1.獲得的各類(lèi)獎(jiǎng)勵(lì)，包括獎(jiǎng)勵(lì)名稱(chēng)、頒發(fā)單位、頒發(fā)時(shí)間。2.受到的紀(jì)律處分及處罰，包括處分處罰原因、作出單位、作出時(shí)間。（七）培訓(xùn)考核1.參加科室內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時(shí)間、考核成績(jī)等。2.年度考核、季度考核結(jié)果及評(píng)語(yǔ)。（八）其他材料1.個(gè)人述職報(bào)告、工作總結(jié)。2.發(fā)表的論文、著作、科研成果等材料。3.其他與個(gè)人工作相關(guān)的重要材料。三、檔案收集與整理（一）收集1.新員工入職時(shí)，應(yīng)提交個(gè)人基本信息表、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、身份證復(fù)印件、專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格證書(shū)、執(zhí)業(yè)資格證書(shū)等相關(guān)材料。2.員工工作期間，如有學(xué)歷學(xué)位變更、專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格晉升、獎(jiǎng)懲情況發(fā)生等，應(yīng)及時(shí)提交相關(guān)證明材料。3.科室定期收集員工的培訓(xùn)考核記錄、年度考核材料等。4.檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)關(guān)注員工的工作動(dòng)態(tài)，及時(shí)提醒員工提交應(yīng)歸檔的材料。（二）整理1.檔案管理人員收到檔案材料后，應(yīng)按照檔案內(nèi)容的分類(lèi)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)效的材料。2.對(duì)每份材料進(jìn)行編號(hào)，并在材料右上角加蓋編號(hào)章。3.按照檔案內(nèi)容的順序，將材料依次排列，裝入檔案袋或檔案盒，并在檔案袋或檔案盒上標(biāo)明員工姓名、檔案類(lèi)別等信息。4.建立檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案內(nèi)每份材料的名稱(chēng)、編號(hào)、日期等信息，以便查閱。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，按照員工姓名順序排列存放于檔案柜中。2.建立電子檔案，將檔案目錄及重要材料的電子版本進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期更新。3.對(duì)檔案的歸檔情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括歸檔時(shí)間、檔案內(nèi)容變動(dòng)情況等。（二）保管1.檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，保持通風(fēng)、干燥，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀。2.檔案柜應(yīng)加鎖，鑰匙由檔案管理人員專(zhuān)人保管，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得擅自開(kāi)啟。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，如檔案損壞、丟失等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取補(bǔ)救措施。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。五、檔案查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱檔案的，查閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查詢(xún)檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)印、拍照。4.借閱期滿(mǎn)后，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。六、檔案的更新與維護(hù)（一）更新1.員工個(gè)人基本信息發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)提交變更后的證明材料，檔案管理人員及時(shí)更新檔案信息。2.員工工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位、專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格、執(zhí)業(yè)資格等發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)在變動(dòng)發(fā)生后的[X]個(gè)工作日內(nèi)提交相關(guān)證明材料，檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的檔案更新。3.定期對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)檔案信息與實(shí)際情況不符或存在錯(cuò)誤的，及時(shí)通知員工進(jìn)行更正。（二）維護(hù)1.對(duì)檔案柜、檔案盒等保管設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保其正常使用。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.根據(jù)檔案管理的需要，適時(shí)對(duì)檔案管理制度進(jìn)行修訂和完善。七、檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.檔案材料超過(guò)保管期限，且已無(wú)保存價(jià)值的。2.檔案內(nèi)容涉及機(jī)密信息，因保密期限已過(guò)或其他原因可以公開(kāi)的。3.檔案材料因損壞、霉變等原因無(wú)法繼續(xù)保存的。（二）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理人員提出檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等。2.科室負(fù)責(zé)人對(duì)銷(xiāo)毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)后報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員會(huì)同相關(guān)人員對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保銷(xiāo)毀檔案的準(zhǔn)確性。4.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。5.銷(xiāo)毀