PAGE檔案公司工作制度一、總則1.目的本工作制度旨在規(guī)范公司檔案管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，為公司各項工作的開展提供有力支持，保障公司合法權(quán)益，促進公司持續(xù)健康發(fā)展。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位和個人涉及公司檔案管理的相關(guān)活動。3.基本原則真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項業(yè)務(wù)活動的實際情況。完整性原則：全面收集、整理公司各類檔案，確保檔案不缺失、不遺漏。準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)記錄清晰，表述規(guī)范。安全性原則：采取有效措施保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄露。保密性原則：對涉及公司機密的檔案嚴(yán)格保密，防止信息不當(dāng)擴散。可利用性原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，方便公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查閱和使用檔案。二、檔案管理職責(zé)分工1.檔案管理部門職責(zé)負責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案管理工作，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案收集、整理、歸檔等工作。集中管理公司各類檔案，建立健全檔案管理系統(tǒng)，確保檔案的有序存放和有效利用。負責(zé)檔案的鑒定、銷毀、移交等工作，并按照規(guī)定進行備案。開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊伍的專業(yè)素質(zhì)。2.各部門職責(zé)負責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動中形成檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期移交至檔案管理部門。明確本部門檔案管理責(zé)任人，負責(zé)指導(dǎo)和督促本部門員工做好檔案的日常管理工作。配合檔案管理部門開展檔案的鑒定、銷毀、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造或轉(zhuǎn)移檔案。3.檔案管理人員職責(zé)認真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，履行檔案管理崗位職責(zé)。負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、有序存放。做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和霉變等情況發(fā)生。負責(zé)檔案信息的錄入、維護和更新，確保檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和完整，提高檔案檢索效率。按照規(guī)定做好檔案的借閱、查閱服務(wù)工作，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，及時催還借出檔案。參與檔案的鑒定、銷毀等工作，提供專業(yè)意見和建議。積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理1.檔案收集范圍公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，包括工商登記材料、公司章程、股東會議記錄等。公司各項業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的文件、合同、協(xié)議、報表、報告、信函、傳真等。公司內(nèi)部管理文件，如規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議紀(jì)要、人事檔案、財務(wù)檔案等。公司對外宣傳資料、產(chǎn)品資料、技術(shù)資料、科研成果等。公司重要活動的文件、照片、影像資料等。公司與外部單位往來的文件、函件、合作協(xié)議、項目資料等。其他具有保存價值的文件材料。2.檔案收集要求各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時收集本部門在業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件材料，確保檔案收集的及時性和完整性。檔案收集責(zé)任人應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的文件材料進行初步整理，剔除重復(fù)、無用的文件，確保檔案質(zhì)量。對于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集，并及時移交檔案管理部門。涉及多個部門的業(yè)務(wù)活動形成的檔案，由主辦部門負責(zé)收集整理，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門提供補充材料。3.檔案整理原則與方法遵循文件形成規(guī)律：按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等特征進行分類整理，保持文件之間的有機聯(lián)系。分類科學(xué)合理：根據(jù)公司檔案的實際情況，采用年度機構(gòu)保管期限分類法進行分類。即先按年度將檔案分為不同類別，再在每個年度內(nèi)按機構(gòu)（部門）進行細分，最后根據(jù)檔案的保管期限分為永久、長期、短期三類。編號規(guī)范統(tǒng)一：為每一份檔案或檔案盒編制唯一的編號，編號應(yīng)簡潔明了、易于識別和管理。編號格式為：年度+機構(gòu)代碼+保管期限代碼+流水號。例如：202301Y001，表示2023年度公司01部門的永久保管檔案，流水號為001。裝訂整齊牢固：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行修整、裱糊，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。編目清晰準(zhǔn)確：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、機構(gòu)（部門）、保管期限、起止日期、卷內(nèi)文件頁數(shù)、件數(shù)、編號等項目，目錄應(yīng)打印或書寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨成冊。四、檔案的歸檔與保管1.檔案歸檔期限各部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案整理完畢并移交至檔案管理部門。對于重大項目、重要活動等形成的檔案，應(yīng)在項目結(jié)束或活動完成后[X]個工作日內(nèi)完成歸檔工作。人事檔案、財務(wù)檔案等特殊檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定的時間要求及時歸檔。2.檔案歸檔程序各部門檔案管理人員將整理好的檔案編制移交清單，一式兩份，雙方簽字確認。檔案管理部門接收檔案時，應(yīng)對移交檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通解決。檔案管理部門按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對接收的檔案進行重新整理和上架，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，更新檔案狀態(tài)。3.檔案保管要求檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備（除濕機、空調(diào)等）、防蟲設(shè)備（防蟲藥、驅(qū)蟲燈等）、防盜設(shè)備（監(jiān)控攝像頭、門禁系統(tǒng)等），確保檔案存放環(huán)境安全、適宜。檔案應(yīng)按照分類編號順序排列上架，標(biāo)識清晰，便于查找和取用。定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，核對檔案數(shù)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并采取措施處理。對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進行檢查和恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)的可用性。嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度、濕度，溫度保持在[具體溫度范圍]，濕度保持在[具體濕度范圍]。對檔案庫房進行定期清潔，保持庫房整潔衛(wèi)生，防止灰塵、雜物等對檔案造成損害。五、檔案的鑒定與銷毀1.檔案鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正原則，確保鑒定結(jié)果真實反映檔案的價值。以國家有關(guān)檔案鑒定的法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)，結(jié)合公司實際情況，綜合考慮檔案的歷史、現(xiàn)實和未來利用價值。2.檔案鑒定組織與程序成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人以及檔案管理人員組成。檔案鑒定小組定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，確定檔案的存毀價值。對擬銷毀的檔案編制銷毀清單，詳細記錄檔案的題名、年度、機構(gòu)（部門）、保管期限、編號等信息，經(jīng)檔案鑒定小組組長審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀方式與監(jiān)督經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)采用符合環(huán)保要求的方式進行銷毀，如粉碎、焚燒等。檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責(zé)現(xiàn)場監(jiān)督，確保銷毀過程徹底、合規(guī)，并對銷毀情況進行記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、地點、方式、檔案名稱及數(shù)量、監(jiān)銷人員等信息，由監(jiān)銷人員簽字確認后存檔。六、檔案的利用與借閱1.檔案利用范圍與方式公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。查閱范圍包括與工作相關(guān)的各類檔案資料，借閱范圍根據(jù)檔案的保密級別和實際需求確定。外部單位因業(yè)務(wù)往來需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案利用方式包括現(xiàn)場查閱、復(fù)印、摘錄等。對于涉及公司機密的檔案，一般不提供原件借閱，確需借閱原件的，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。2.檔案借閱手續(xù)公司內(nèi)部員工借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。外部單位借閱檔案，需提交書面申請函，說明借閱目的、范圍、期限等內(nèi)容，并加蓋單位公章，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門與借閱單位簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方權(quán)利義務(wù)，辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)審批意見，為借閱人提供相應(yīng)的檔案，并在檔案管理系統(tǒng)中記錄借閱信息，包括借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等。3.檔案借閱期限與歸還檔案借閱期限一般不超過[具體天數(shù)]，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需續(xù)借，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。檔案歸還時，檔案管理人員應(yīng)對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。七、檔案的信息化管理1.檔案信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。推動檔案信息資源的共享與整合，促進公司內(nèi)部各部門之間的信息交流與協(xié)同工作，為公司決策提供有力支持。2.檔案數(shù)字化工作流程檔案掃描：按照檔案整理要求，對紙質(zhì)檔案進行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理系統(tǒng)的存儲要求，一般不低于[具體分辨率]，確保掃描圖像清晰可讀。圖像處理：對掃描后的圖像進行去污、裁剪、糾偏、去黑邊等處理，提高圖像質(zhì)量。數(shù)據(jù)錄入：將檔案的題名、年度、機構(gòu)（部門）、保管期限、編號、頁碼等信息準(zhǔn)確錄入檔案管理系統(tǒng)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。掛接存儲：將處理后的圖像文件與對應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)進行掛接，存儲到檔案管理系統(tǒng)指定的存儲位置，形成完整的數(shù)字化檔案。3.檔案信息化管理系統(tǒng)功能檔案錄入與維護：實現(xiàn)檔案信息的批量錄入、修改、刪除等功能，確保檔案數(shù)據(jù)的及時更新和準(zhǔn)確完整。檔案檢索：提供多種檢索方式，如按題名、年度、機構(gòu)（部門）、保管期限等進行單一條件檢索或組合條件檢索，快速定位所需檔案信息。權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，對檔案的查閱、借閱進行嚴(yán)格的權(quán)限控制，確保檔案信息安全。統(tǒng)計分析：對檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進行統(tǒng)計分析，生成各類報表和圖表，為公司檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。備份與恢復(fù)：定期對檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備