PAGE涉密檔案保密管理制度一、總則（一）目的為加強公司涉密檔案的管理，確保公司機密信息的安全，防止涉密檔案的泄露、丟失、篡改等情況發(fā)生，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及國家秘密、商業(yè)秘密、工作秘密等涉密檔案的管理，包括但不限于文件、資料、圖表、數據、會議記錄、技術文檔等。（三）基本原則1.嚴格保密原則：對涉密檔案采取最嚴格的保密措施，確保信息不被非法獲取、使用或披露。2.分級管理原則：根據涉密檔案的密級程度，實行分級分類管理，明確各級管理職責和權限。3.全程管控原則：對涉密檔案的形成、收集、整理、存儲、傳輸、使用、保管、銷毀等全過程進行嚴格管控。4.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保制度的合法性和合規(guī)性。二、涉密檔案的密級劃分與標識（一）密級劃分1.絕密級：涉及公司核心商業(yè)秘密、國家重大利益等，一旦泄露會給公司或國家造成極其嚴重損失的檔案。2.機密級：涉及公司重要商業(yè)秘密、關鍵技術信息等，泄露后會給公司帶來較大經濟損失或不良影響的檔案。3.秘密級：涉及公司一般商業(yè)秘密、內部敏感信息等，泄露后可能對公司造成一定影響的檔案。（二）標識方法1.在涉密檔案的封面、首頁或顯著位置加蓋“絕密”“機密”“秘密”字樣的印章。2.電子文檔應在文件名前標注相應密級標識，如“[絕密]項目計劃書”。三、涉密檔案的管理職責（一）公司保密委員會1.負責制定和修訂公司涉密檔案保密管理制度。2.監(jiān)督檢查公司各部門涉密檔案保密工作的執(zhí)行情況。3.對重大涉密事件進行決策和處理。（二）檔案管理部門職責1.負責涉密檔案的集中統一管理，建立健全涉密檔案管理臺賬。2.對涉密檔案的收集、整理、歸檔、存儲等工作進行指導和監(jiān)督。3.按照規(guī)定的程序和要求，辦理涉密檔案的借閱、查閱、復制等手續(xù)。4.定期對涉密檔案進行清查、盤點，確保檔案的安全和完整。（三）各部門負責人職責1.為本部門涉密檔案保密工作的第一責任人，負責組織本部門人員學習和執(zhí)行公司保密制度。2.對本部門產生的涉密檔案進行審核，確定密級，并及時移交檔案管理部門。3.監(jiān)督本部門人員對涉密檔案的使用和保管情況，發(fā)現問題及時處理。（四）涉密檔案管理人員職責1.嚴格遵守保密制度，認真履行崗位職責，確保涉密檔案的安全。2.負責涉密檔案的日常管理工作，包括整理、分類、編號、存儲等。3.按照規(guī)定辦理涉密檔案的借閱、查閱、復制等手續(xù)，并做好記錄。4.定期對涉密檔案進行檢查，發(fā)現問題及時報告并采取措施。（五）其他人員職責1.接觸和使用涉密檔案的人員，必須嚴格遵守保密制度，不得擅自擴大知悉范圍。2.在工作中妥善保管涉密檔案，不得私自留存、銷毀或轉借他人。四、涉密檔案的形成與收集（一）形成要求1.各部門在工作中形成的涉密文件、資料等，必須按照國家有關保密規(guī)定和公司內部要求進行起草、審核、簽發(fā)。2.涉及國家秘密的文件，必須按照國家保密法規(guī)和程序進行定密、標識和管理。（二）收集范圍1.公司內部各部門形成的具有保存價值的涉密文件、資料、圖表、數據等。2.上級機關下發(fā)的涉及公司的涉密文件、資料。3.對外合作項目中產生的涉密檔案。（三）收集程序1.各部門應指定專人負責本部門涉密檔案的收集工作，并定期將收集到的涉密檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對接收的涉密檔案進行核對、登記，確保檔案的完整性和準確性。五、涉密檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.按照檔案形成的時間順序、來源、內容等進行分類整理，確保檔案的系統性和邏輯性。2.對涉密檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于查找和管理。3.編制涉密檔案目錄，目錄應包括檔案的編號、名稱、密級、日期、保管期限等信息。（二）歸檔要求1.涉密檔案應及時歸檔，歸檔時應確保檔案的齊全、完整、準確。2.歸檔后的涉密檔案應按照密級和類別分別存放，便于管理和查閱。六、涉密檔案的存儲與保管（一）存儲場所1.應設立專門的涉密檔案存儲場所，存儲場所應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設施。2.存儲場所應安裝監(jiān)控設備，對進出人員和存儲環(huán)境進行實時監(jiān)控。（二）存儲方式1.涉密檔案應采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行存儲。2.紙質檔案應分類存放在專用的檔案柜中，檔案柜應加鎖，并定期進行檢查和維護。3.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行加密處理。存儲設備應異地備份，以防止數據丟失。（三）保管期限1.涉密檔案的保管期限應根據國家有關規(guī)定和公司實際情況確定，一般分為短期、中期和長期。2.保管期限屆滿的涉密檔案，應按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。（四）保管措施1.建立健全涉密檔案保管制度，明確保管人員的職責和工作流程。2.定期對涉密檔案進行清查、盤點，發(fā)現問題及時報告并處理。3.對保管人員進行定期培訓，提高其保密意識和業(yè)務水平。七、涉密檔案的借閱與查閱（一）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱涉密檔案的，必須填寫《涉密檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、密級、用途、借閱期限等信息。2.《涉密檔案借閱申請表》應經部門負責人審核簽字后，報檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據審批意見，為借閱人員辦理借閱手續(xù)，并登記借閱檔案的名稱、數量、借閱時間等信息。4.借閱人員應按照規(guī)定的時間歸還借閱的涉密檔案，如需延期借閱，應重新辦理審批手續(xù)。（二）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱涉密檔案的，必須填寫《涉密檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、密級、用途等信息。2.《涉密檔案查閱申請表》應經部門負責人審核簽字后，報檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據審批意見，安排專人在指定地點為查閱人員提供查閱服務，并做好查閱記錄。4.查閱人員只能查閱批準范圍內的涉密檔案，不得擅自摘抄、復制、拍照等。如需摘抄、復制、拍照等，應另行辦理審批手續(xù)。（三）歸還與注銷1.借閱或查閱完畢后，借閱或查閱人員應及時將涉密檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。2.檔案管理部門對歸還的涉密檔案進行檢查，如發(fā)現檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并追究相關人員的責任。3.借閱或查閱手續(xù)辦理完畢后，檔案管理部門應及時注銷相關記錄。八、涉密檔案的傳輸與使用（一）傳輸規(guī)定1.涉密檔案的傳輸應采用加密方式進行，確保傳輸過程中的信息安全。2.嚴禁通過互聯網、普通電子郵件等非加密方式傳輸涉密檔案。3.在傳輸涉密檔案時，應選擇安全可靠的傳輸渠道，并對傳輸設備進行加密處理。（二）使用規(guī)定1.使用涉密檔案的人員，必須嚴格遵守保密制度，不得擅自擴大知悉范圍。2.涉密檔案只能在規(guī)定的工作場所使用，如需帶出工作場所，應辦理審批手續(xù)，并采取必要的保密措施。3.使用涉密檔案時，應妥善保管，不得隨意丟棄或轉借他人。九、涉密檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.保管期限屆滿且已失去保存價值的涉密檔案。2.因工作失誤或其他原因形成的多余、重復的涉密檔案。3.經鑒定不再具有保密價值的涉密檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對保管期限屆滿的涉密檔案進行清理，提出銷毀意見，并填寫《涉密檔案銷毀申請表》。2.《涉密檔案銷毀申請表》應經公司保密委員會審批。3.經批準后，檔案管理部門應指定專人負責涉密檔案的銷毀工作，并對銷毀過程進行監(jiān)督和記錄。4.涉密檔案的銷毀方式應根據檔案的性質和數量選擇合適的方法，如焚燒、粉碎等。5.銷毀工作完成后，應填寫《涉密檔案銷毀登記表》，注明銷毀檔案的名稱、數量、銷毀時間、銷毀方式等信息，并由銷毀人員和監(jiān)督人員簽字確認。十、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司保密委員會定期對各部門涉密檔案保密工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現問題及時責令整改。2.檔案管理部門定期對涉密檔案的管理情況進行自查，確保檔案管理工作的規(guī)范和安全。（二）外部監(jiān)督1.接受國家保密行政管理部門、上級主管部門等的監(jiān)督檢查，積極配合做好相關工作。2.根據外部監(jiān)督檢查意見，及時整改存在的問題，不斷完善涉密檔案保密管理制度。十一、責任追究（一）責任界定1.因違反本制度導致涉密檔案泄露、丟失、篡改等情況發(fā)生的，根據情節(jié)輕重，追究相關人員的責任。2.責任人員包括直接責任人、部門負責人、檔案管理人員等。（二）追究方式1.批評教育：對情節(jié)較輕的責任人員，給予批評教育，責令其作出書面檢討。2.經濟處罰：對造成一定經濟損失的責任人員，給予相應的經濟處罰。3.行政處分：對情節(jié)