PAGE扶貧檔案管理保障制度一、總則（一）目的為加強扶貧檔案管理，確保扶貧工作檔案資料的完整性、準確性和規(guī)范性，充分發(fā)揮檔案在扶貧工作中的憑證、參考和借鑒作用，特制定本保障制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織參與的各類扶貧項目檔案管理工作，包括但不限于扶貧項目申報、實施、驗收等全過程中形成的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等檔案材料。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映扶貧工作實際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集、整理扶貧工作各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案資料，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)嚴格遵循國家有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司/組織內(nèi)部的相關(guān)規(guī)定，保證檔案格式、內(nèi)容等符合規(guī)范要求。4.保密性原則：對涉及扶貧對象個人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善扶貧檔案管理制度，明確檔案管理流程和標準。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門做好扶貧檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中保管扶貧項目檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享。4.定期對檔案進行檢查、鑒定和銷毀，確保檔案的安全和有效利用。（二）項目實施部門職責(zé)1.負責(zé)本部門扶貧項目檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并協(xié)助做好檔案的審核和驗收工作。3.在項目實施過程中，嚴格按照檔案管理規(guī)定，規(guī)范文件資料的形成和積累，保證檔案質(zhì)量。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，認真履行檔案管理職責(zé)。2.負責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.嚴格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，做好檔案的借閱登記和歸還檢查工作，防止檔案丟失或損壞。4.積極參與檔案信息化建設(shè)，錄入和維護檔案信息，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.扶貧項目申報材料，包括項目申請書、可行性研究報告、項目預(yù)算等。2.項目實施過程中的各類文件，如項目實施方案、工作計劃、會議紀要、培訓(xùn)記錄、物資采購清單、資金使用憑證等。3.項目驗收材料，如驗收申請、驗收報告、驗收意見、審計報告等。4.扶貧對象相關(guān)資料，如貧困人員基本信息、幫扶記錄、脫貧成效證明等。5.其他與扶貧工作相關(guān)的文件、資料、圖片、影像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時、準確、完整地收集上來。2.收集的檔案資料應(yīng)保持原始性和真實性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行收集，并確保其可讀性和可追溯性。（三）整理方法1.分類整理：按照扶貧項目類別、時間順序、文件性質(zhì)等進行分類，確保檔案層次分明、便于查找。2.編號編目：為每份檔案編制唯一的編號，并按照分類順序進行編目，建立檔案目錄清單。3.裝訂成冊：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進行整齊裝訂，確保牢固、美觀，并在裝訂處加蓋騎縫章。4.編頁標注：對檔案頁面進行編號標注，并注明每份檔案的起止頁碼，方便查閱和統(tǒng)計。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.項目實施部門在完成檔案整理后，填寫檔案移交清單，將檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案退回原部門進行補充或整改。3.審核通過的檔案進行正式歸檔，按照檔案分類體系進行存放，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。（二）保管期限1.扶貧項目檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括扶貧項目立項審批文件、項目驗收報告、審計報告、涉及扶貧對象權(quán)益的重要文件等。長期保管的檔案期限一般為1050年，主要包括項目實施過程中的重要文件、扶貧對象長期跟蹤記錄等。短期保管的檔案期限一般為110年，主要包括一般性的文件資料、臨時性的工作記錄等。2.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實際情況進行確定，并在檔案整理和歸檔過程中明確標注。（三）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.檔案應(yīng)分類存放于檔案柜或檔案架上，排列整齊有序，并按照保管期限和類別進行標識。3.對于電子檔案，應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，確保電子檔案的安全。五、檔案借閱與查閱（一）借閱制度1.因工作需要借閱扶貧檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的和借閱期限，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對借閱申請表進行審核，根據(jù)檔案的保密級別和重要程度確定是否批準借閱。對于涉及重要機密或敏感信息的檔案，應(yīng)嚴格控制借閱范圍和審批權(quán)限。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理部門應(yīng)及時催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。4.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄或銷毀檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）查閱制度1.外單位人員查閱扶貧檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準。查閱內(nèi)容僅限于與本單位工作相關(guān)的部分，不得查閱涉及其他單位或個人隱私的信息。2.本單位人員查閱檔案，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得隨意翻動檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。3.檔案管理部門應(yīng)安排專人負責(zé)查閱服務(wù)，對查閱情況進行記錄，包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等，確保查閱過程可追溯。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、項目實施部門代表以及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的價值和保管期限，對檔案進行逐一審查，確定檔案的存毀。對于仍具有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對于確無保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單。3.在鑒定過程中，應(yīng)充分考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值以及對后續(xù)工作的參考作用，確保鑒定結(jié)果客觀、準確。（二）銷毀程序1.檔案銷毀清單經(jīng)檔案鑒定小組審核通過后，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.批準后的檔案銷毀清單應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門作為銷毀依據(jù)，一份交公司/組織紀檢監(jiān)察部門備案。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理部門和紀檢監(jiān)察部門共同監(jiān)督實施。銷毀過程中，應(yīng)確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。4.銷毀完成后，檔案管理部門應(yīng)在檔案銷毀清單上注明銷毀日期，并由監(jiān)督人員簽字確認。同時，應(yīng)對檔案銷毀情況進行記錄，包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等，形成檔案銷毀記錄檔案。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的扶貧檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.通過信息化手段，對檔案的收集、整理、歸檔、借閱、查閱、鑒定、銷毀等全過程進行實時監(jiān)控和管理，確保檔案管理工作規(guī)范、有序。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理和編目要求，將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息準確錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立完整的檔案數(shù)據(jù)庫。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的準確性和時效性。同時，要做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）系統(tǒng)安全與保密1.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限管理，嚴格控制不同人員對系統(tǒng)的訪問級別。對涉及扶貧對象個人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的數(shù)據(jù)，應(yīng)進行加密處理，防止信息泄露。2.建立系統(tǒng)安全審計機制，定期對系統(tǒng)操作日志進行審查，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。同時，要制定系統(tǒng)應(yīng)急預(yù)案，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障或遭受攻擊時能夠及時恢復(fù)，保障檔案信息安全。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立健全扶貧檔案管理監(jiān)督檢查機制，定期對各部門的檔案管理工作進行檢查和評估。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集與整理的質(zhì)量、檔案歸檔與保管的規(guī)范性、檔案借閱與查閱的登記情況以及檔案信息化管理工作等。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.將扶貧檔案管理工作納入公司/組織績效考核體系，對各部門和檔案管理人員的檔案管理工作進行量化考核。2.考核指標包括檔案管理工作的規(guī)范性、檔案資料的完整性、檔案利用的效率和效果、檔案信息化建設(shè)水平等方面。3.根據(jù)考核結(jié)果，對檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎