PAGE規(guī)范社區(qū)矯正檔案制度一、總則（一）目的社區(qū)矯正檔案制度是社區(qū)矯正工作的重要組成部分，為了加強(qiáng)社區(qū)矯正檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，保障社區(qū)矯正工作依法、規(guī)范、有序開(kāi)展，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所負(fù)責(zé)的社區(qū)矯正工作全過(guò)程中形成的各類檔案資料管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)以及社區(qū)矯正相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證檔案內(nèi)容真實(shí)反映社區(qū)矯正工作實(shí)際情況，全面收集、整理各類相關(guān)資料，確保檔案的完整性。3.安全保密原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、損毀和丟失，對(duì)涉及個(gè)人隱私等敏感信息嚴(yán)格保密。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，方便社區(qū)矯正工作各環(huán)節(jié)對(duì)檔案的查閱和使用。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善社區(qū)矯正檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理社區(qū)矯正各類檔案，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和銷毀等工作，確保檔案質(zhì)量。4.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。（二）社區(qū)矯正工作部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)社區(qū)矯正工作中形成檔案資料的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.按照檔案管理制度要求，規(guī)范檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，配合檔案管理部門(mén)做好檔案管理相關(guān)工作。3.在檔案管理部門(mén)指導(dǎo)下，做好檔案的日常查閱和使用登記工作，確保檔案安全。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理各項(xiàng)職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等具體工作，保證檔案整理規(guī)范。3.做好檔案的保管、保護(hù)工作，定期檢查檔案保管狀況，及時(shí)處理檔案存在的問(wèn)題。4.為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好登記和跟蹤管理。5.參與檔案鑒定和銷毀工作，負(fù)責(zé)檔案銷毀清冊(cè)的編制和監(jiān)銷。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.社區(qū)矯正對(duì)象基本信息檔案，包括判決書(shū)、裁定書(shū)、決定書(shū)、執(zhí)行通知書(shū)、假釋證明書(shū)、暫予監(jiān)外執(zhí)行決定書(shū)等法律文書(shū)，以及社區(qū)矯正對(duì)象的身份證明、戶籍證明、居住證明等相關(guān)材料。2.社區(qū)矯正對(duì)象接收檔案，涵蓋接收登記、入矯宣告、社區(qū)矯正責(zé)任書(shū)、社區(qū)矯正宣告書(shū)等資料。3.社區(qū)矯正對(duì)象監(jiān)管檔案，包含定期報(bào)告、思想?yún)R報(bào)、談話記錄、走訪記錄、考核獎(jiǎng)懲記錄、心理矯治記錄、教育學(xué)習(xí)記錄、社區(qū)服務(wù)記錄等。4.社區(qū)矯正對(duì)象解除檔案，有解除社區(qū)矯正鑒定表、解除社區(qū)矯正證明書(shū)等相關(guān)材料。5.其他與社區(qū)矯正工作相關(guān)的文件、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、調(diào)研材料等檔案資料。（二）收集要求1.各部門(mén)在社區(qū)矯正工作開(kāi)展過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)將形成的檔案資料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定格式進(jìn)行收集，并確保其可讀性和可保存性，同時(shí)做好備份工作。（三）整理標(biāo)準(zhǔn)1.分類標(biāo)準(zhǔn)：按照社區(qū)矯正工作流程和檔案內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為社區(qū)矯正對(duì)象基本信息類、接收類、監(jiān)管類、解除類等類別，每類再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)規(guī)則：為便于檔案管理和查詢，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性原則，可采用年份+類別+流水號(hào)的方式進(jìn)行編制。例如，2023年社區(qū)矯正對(duì)象基本信息檔案的第一份編號(hào)為2023JBX001。3.裝訂要求：檔案應(yīng)采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂。對(duì)于紙張規(guī)格不一致的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼處理，使其符合裝訂要求。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字。4.編目要求：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，檔案裝具應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）保管方式1.按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存放，不同類別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，便于管理和查閱。2.對(duì)重要檔案和電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保檔案信息的安全性。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限、存放位置等信息，定期對(duì)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)核對(duì)，確保賬實(shí)相符。（三）安全管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防火門(mén)、防火卷簾、火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、滅火設(shè)備等消防設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查維護(hù)，確保消防設(shè)施完好有效。2.配備防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備等安全防范設(shè)施，監(jiān)控設(shè)備應(yīng)覆蓋檔案庫(kù)房及周邊區(qū)域，監(jiān)控資料應(yīng)保存一定期限。3.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的人員出入管理，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。檔案管理人員離開(kāi)庫(kù)房時(shí)，應(yīng)確保門(mén)窗關(guān)閉、電源切斷。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。對(duì)存在安全隱患的檔案，應(yīng)采取相應(yīng)的保護(hù)措施，確保檔案安全。五、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.社區(qū)矯正工作相關(guān)部門(mén)因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)等因工作需要查閱檔案的，應(yīng)出具正式查閱函，經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)安排專人陪同查閱。3.社區(qū)矯正對(duì)象本人及其監(jiān)護(hù)人、近親屬查閱檔案的，應(yīng)提出書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)社區(qū)矯正工作部門(mén)負(fù)責(zé)人審核同意后，在檔案管理部門(mén)指定地點(diǎn)查閱。查閱內(nèi)容應(yīng)限于與社區(qū)矯正對(duì)象本人相關(guān)的檔案信息。（二）查閱程序1.查閱申請(qǐng)人填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并簽字蓋章。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人持有效證件到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的查閱內(nèi)容，查找并提供相應(yīng)檔案。3.查閱人應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。查閱過(guò)程中應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。（三）借閱規(guī)定1.原則上不允許借閱檔案。因特殊情況確需借閱的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案。4.檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱檔案進(jìn)行跟蹤管理，借閱期滿后及時(shí)收回檔案，并檢查檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)社區(qū)矯正檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價(jià)值與保管期限相適應(yīng)。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格把關(guān)的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、社區(qū)矯正工作部門(mén)負(fù)責(zé)人以及相關(guān)業(yè)務(wù)骨干組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的內(nèi)容是否真實(shí)、完整，是否與社區(qū)矯正工作相關(guān)。2.評(píng)估檔案的保存價(jià)值，根據(jù)檔案的重要性、時(shí)效性、歷史意義等因素，確定檔案的保管期限。3.檢查檔案的載體是否完好，字跡是否清晰，是否符合檔案保管要求。（四）保管期限劃分1.永久保管：涉及社區(qū)矯正對(duì)象重大違法違紀(jì)案件、具有重要?dú)v史價(jià)值和法律依據(jù)的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：保管期限為[X]年的檔案，主要包括社區(qū)矯正對(duì)象在矯正期間的重要監(jiān)管記錄、考核獎(jiǎng)懲材料等。3.短期保管：保管期限為[X]年的檔案，如一般性的思想?yún)R報(bào)、談話記錄等。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)。銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并注明銷毀日期。銷毀后的檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)妥善保管，保存一定期限。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的社區(qū)矯正檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，及時(shí)更新檔案信息，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性。3.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)功能要求1.具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱、鑒定、銷毀等功能模塊，滿足檔案管理工作的實(shí)際需求。2.提供靈活的檢索方式，可根據(jù)檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行快速檢索。3.具有權(quán)限管理功能，不同人員根據(jù)其工作職責(zé)和權(quán)限，可對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的操作。4.系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)安全防護(hù)功能，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改等安全問(wèn)題。（四）信息安全保障1.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)