PAGE酒店工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強酒店工程檔案的管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為酒店的運營、維護(hù)、改造及管理決策提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店新建、改建、擴建、維修等各類工程項目檔案的管理，涵蓋項目從規(guī)劃設(shè)計到竣工驗收全過程所形成的各類文件資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：酒店工程檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：工程檔案應(yīng)如實反映工程建設(shè)的實際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：全面收集工程建設(shè)過程中形成的各類文件資料，保證檔案的齊全完整。4.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠，簽字蓋章齊全。5.及時性原則：工程檔案應(yīng)隨工程進(jìn)度同步整理，及時歸檔，確保檔案的時效性。6.保密性原則：對涉及酒店機密的工程檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和酒店的檔案管理制度，制定和完善酒店工程檔案管理的具體辦法和流程。2.負(fù)責(zé)酒店工程檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管和統(tǒng)計工作。3.對工程檔案的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，確保檔案質(zhì)量。4.建立工程檔案檢索系統(tǒng)，提供檔案查閱、借閱服務(wù)，積極開發(fā)檔案信息資源，為酒店各項工作服務(wù)。5.定期對工程檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。6.負(fù)責(zé)與上級主管部門、相關(guān)單位及部門的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與溝通協(xié)調(diào)。（二）工程管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門工程項目文件資料的形成、積累和整理工作，并按規(guī)定向檔案管理部門移交。2.協(xié)助檔案管理部門對工程檔案進(jìn)行審核、把關(guān)，確保檔案內(nèi)容符合工程實際情況。3.在工程建設(shè)過程中，督促各參建單位做好文件資料的收集、整理和歸檔工作，對不符合要求的及時整改。4.參與工程檔案的驗收工作，對檔案的完整性、準(zhǔn)確性等進(jìn)行檢查。（三）參建單位職責(zé)1.各參建單位（包括勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位）應(yīng)建立健全本單位的工程文件資料管理制度，明確專人負(fù)責(zé)文件資料的收集、整理和歸檔工作。2.按照合同要求和工程檔案管理規(guī)定，及時、準(zhǔn)確地收集、整理本單位在工程建設(shè)過程中形成的各類文件資料，并向建設(shè)單位移交。3.對移交的工程文件資料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，確保檔案符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。三、工程檔案的分類與編號（一）分類酒店工程檔案分為以下幾大類：1.前期文件：包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.設(shè)計文件：初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更通知等。3.施工文件：施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、工程測量記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.竣工驗收文件：竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。6.其他文件：與工程建設(shè)相關(guān)的會議紀(jì)要、來往函件、工程照片、錄像等。（二）編號工程檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴展性原則，采用層次編碼法進(jìn)行編號。編號格式如下：[項目代碼][檔案類別代碼][年份][流水號]其中：1.項目代碼：由酒店統(tǒng)一編制，用于標(biāo)識具體的工程項目。2.檔案類別代碼：根據(jù)上述檔案分類，分別用不同的字母或數(shù)字表示，如前期文件用“Q”表示，設(shè)計文件用“S”表示等。3.年份：表示檔案形成的年份，取四位數(shù)字。4.流水號：按照檔案形成的先后順序依次編號，位數(shù)根據(jù)實際情況確定。例如：[JD2023][Q][2023][001]表示酒店2023年新建項目的第1份前期文件。四、工程檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門和參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)工程文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。2.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，電子文件應(yīng)格式規(guī)范、存儲安全。3.對工程建設(shè)過程中形成的各類文件資料，應(yīng)按照分類要求進(jìn)行收集，不得遺漏。（二）整理要求1.工程檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，同一類別的檔案應(yīng)按照文件形成的時間順序排列。2.每份文件應(yīng)編制頁號，頁號編寫位置應(yīng)符合規(guī)范要求。3.檔案應(yīng)進(jìn)行編目，編目內(nèi)容包括檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、密級等，編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰。4.對破損的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)，對字跡模糊或易褪色的文件應(yīng)進(jìn)行復(fù)制。5.電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步整理，確保內(nèi)容一致，并按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行存儲。五、工程檔案的歸檔與移交（一）歸檔1.各部門和參建單位應(yīng)定期將整理好的工程文件資料向檔案管理部門歸檔，歸檔時間不得超過工程進(jìn)度的規(guī)定節(jié)點。2.歸檔時應(yīng)填寫《工程檔案歸檔清單》，詳細(xì)列出檔案的名稱、數(shù)量、檔號等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。（二）移交1.工程竣工驗收合格后，各參建單位應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將全部工程檔案移交建設(shè)單位。2.移交的工程檔案應(yīng)編制《工程檔案移交清冊》，一式兩份，雙方簽字蓋章后各執(zhí)一份。3.檔案管理部門應(yīng)對移交的工程檔案進(jìn)行審核，對不符合要求的，應(yīng)要求移交單位限期整改后重新移交。六、工程檔案的保管與利用（一）保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.定期對工程檔案進(jìn)行清查盤點，核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對超過保管期限或失去保存價值的工程檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，銷毀時應(yīng)填寫《工程檔案銷毀清冊》，經(jīng)批準(zhǔn)后實施，并保留相關(guān)記錄。（二）利用1.酒店內(nèi)部各部門因工作需要查閱工程檔案時，應(yīng)填寫《工程檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作，記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫房，嚴(yán)禁在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。4.因特殊情況需要借閱工程檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，借閱期限不得超過規(guī)定時間。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，按時歸還，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時報告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。5.檔案管理部門應(yīng)積極開發(fā)工程檔案信息資源，為酒店的工程管理、運營決策等提供參考依據(jù)，可根據(jù)需要編制檔案檢索工具、專題資料等。七、工程檔案的信息化管理（一）建立工程檔案管理信息系統(tǒng)1.利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立酒店工程檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)工程檔案的數(shù)字化管理。2.信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計、備份等功能，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。（二）電子檔案管理1.對工程建設(shè)過程中形成的電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行收集、整理和歸檔，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。2.電子文件應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的存儲格式進(jìn)行存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行備份，異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.在電子檔案管理信息系統(tǒng)中，應(yīng)建立嚴(yán)格的用戶權(quán)限管理機制，確保電子檔案的安全保密。八、工程檔案的驗收（一）驗收組織工程檔案驗收由建設(shè)單位組織，檔案管理部門、工程管理部門及各參建單位參加。（二）驗收內(nèi)容1.工程檔案的完整性，檢查檔案是否涵蓋工程建設(shè)全過程，各類文件資料是否齊全。2.工程檔案的準(zhǔn)確性，核對檔案內(nèi)容與工程實際情況是否相符，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，簽字蓋章是否齊全。3.工程檔案的系統(tǒng)性，檢查檔案分類是否合理，編號是否規(guī)范，編目是否清晰，排列是否有序。4.工程檔案的整理質(zhì)量，檢查檔案的裝訂、修復(fù)、復(fù)制等是否符合要求。5.電子檔案的管理情況，檢查電子檔案的存儲、格式、備份等是否符合規(guī)定。（三）驗收程序1.各參建單位在工程竣工驗收前，應(yīng)向建設(shè)單位提交工程檔案自查報告，說明檔案的整理情況和存在問題。2.建設(shè)