PAGE檔案資料專人負(fù)責(zé)制度一、總則（一）目的為加強公司檔案資料管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案資料的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案資料管理方面的工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案資料實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管和利用。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案資料應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，確保內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。3.安全保密原則：加強檔案資料的安全保密措施，防止檔案資料的泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案資料管理流程，提高檔案資料的檢索和利用效率，為公司各項工作提供有力支持。二、檔案資料專人職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集負(fù)責(zé)收集公司各部門形成的各類檔案資料，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。定期與各部門溝通，了解檔案資料的形成情況，及時督促各部門按時移交檔案。2.檔案整理按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作。對檔案資料進(jìn)行裝訂、裝盒，確保檔案的整齊、美觀。3.檔案保管負(fù)責(zé)檔案資料的存儲保管，建立檔案庫房管理制度，確保檔案庫房的安全、整潔、通風(fēng)良好。配備必要的檔案保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，保障檔案資料的安全。定期對檔案資料進(jìn)行檢查、清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案資料的損壞、變質(zhì)等問題。4.檔案利用建立檔案查閱、借閱制度，為公司內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)。根據(jù)查閱、借閱申請，及時準(zhǔn)確地提供檔案資料，并做好登記工作。對檔案利用情況進(jìn)行跟蹤，確保檔案資料按時歸還，如有逾期未還或損壞情況，及時進(jìn)行催還和處理。5.檔案統(tǒng)計定期對檔案資料的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，形成檔案統(tǒng)計報表。通過檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)，了解公司檔案工作的現(xiàn)狀和存在的問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.檔案信息化管理負(fù)責(zé)公司檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)和維護，將檔案資料錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理。利用信息化手段，提高檔案資料的檢索、利用效率，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.檔案收集負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理工作，確保檔案資料的齊全、完整。按照公司檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案資料移交至檔案管理部門。2.檔案整理協(xié)助檔案管理人員對本部門移交的檔案資料進(jìn)行初步整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號等工作。對本部門檔案資料的整理情況進(jìn)行自查，確保整理工作符合要求。3.檔案利用在本部門內(nèi)部，負(fù)責(zé)為員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)，按照檔案查閱、借閱制度進(jìn)行登記和管理。及時歸還本部門員工查閱、借閱的檔案資料，并做好記錄。三、檔案資料分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案等。2.財務(wù)檔案：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等。3.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、物資采購檔案、銷售合同檔案等。4.工程檔案：包括工程項目規(guī)劃、設(shè)計圖紙、施工資料、竣工驗收資料等。5.其他檔案：如榮譽證書、資質(zhì)證書、合同協(xié)議、法律文件、照片音像資料等。（二）檔案編號1.編號原則：檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，便于檔案的管理和查詢。2.編號方法采用“年度+類別代碼+流水號”的編號方式。例如，2023年行政檔案的編號為：XZ2023001，其中“XZ”為行政檔案類別代碼，“2023”為年度，“001”為流水號。類別代碼根據(jù)檔案分類設(shè)置，具體如下：行政檔案：XZ財務(wù)檔案：CW業(yè)務(wù)檔案：YW（市場營銷檔案：YWSY，生產(chǎn)管理檔案：YWSC，質(zhì)量管理檔案：YWZL，技術(shù)研發(fā)檔案：YWJF，物資采購檔案：YWCG，銷售合同檔案：YWXS）工程檔案：GC其他檔案：QT3.編號維護：檔案編號一經(jīng)確定，不得隨意更改。如有檔案資料的增加、刪除或調(diào)整，應(yīng)按照編號規(guī)則進(jìn)行相應(yīng)的編號維護。四、檔案資料收集與移交（一）收集范圍1.公司在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。3.公司員工的個人檔案、培訓(xùn)記錄、考核資料等。4.公司的榮譽證書、資質(zhì)證書、商標(biāo)注冊文件等。5.公司的照片、音像資料、實物檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.收集的檔案資料應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步分類，便于后續(xù)的整理工作。（三）移交程序1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期（每季度末）將本部門整理好的檔案資料移交至檔案管理部門。2.移交時，應(yīng)填寫《檔案資料移交清單》，詳細(xì)注明檔案資料的名稱、數(shù)量、類別、年度等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門對移交的檔案資料進(jìn)行核對、驗收，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與移交部門溝通解決。五、檔案資料整理與歸檔（一）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進(jìn)行進(jìn)一步的整理，包括分類、編號、編目、裝訂等工作。2.檔案資料應(yīng)保持清晰、整潔，字跡工整，圖像清晰，簽字蓋章齊全。3.對于破損、褪色的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案資料的完整性。（二）歸檔流程1.檔案管理人員根據(jù)檔案編號規(guī)則，為整理好的檔案資料編制檔案編號。2.按照檔案分類順序，將檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、年度等信息。3.建立檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期范圍、保管期限等內(nèi)容，并將檔案目錄錄入檔案管理信息化系統(tǒng)。4.將整理好的檔案資料上架存放，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和利用。六、檔案資料保管與保護（一）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等條件，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度計等設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、堆放雜物。（二）檔案保管方式1.檔案資料應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式，確保檔案資料的安全和完整。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案架或檔案柜中，按照檔案編號順序排列，便于查找和利用。3.電子檔案應(yīng)存儲于專用服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保護措施1.建立檔案定期檢查制度，檔案管理人員應(yīng)定期對檔案資料進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、變質(zhì)等情況，如有問題應(yīng)及時處理。2.對重要檔案資料應(yīng)采取特殊保護措施，如加密存儲、異地備份等。3.嚴(yán)格限制檔案資料的接觸范圍，未經(jīng)授權(quán)人員不得擅自進(jìn)入檔案庫房或查閱、借閱檔案資料。七、檔案資料查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請，及時提供檔案資料，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱時間、查閱人、檔案名稱、查閱用途等信息。3.查閱檔案資料時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案資料帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)借閱申請，對借閱人的身份和借閱權(quán)限進(jìn)行審核，如符合要求，應(yīng)收取一定的押金，并在《檔案借閱登記表》上記錄借閱時間、借閱人、檔案名稱、借閱期限、押金金額等信息。3.借閱檔案資料的期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請，并辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、偽造或銷毀檔案資料。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.借閱人歸還檔案資料時，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，如無問題，應(yīng)退還押金，并在《檔案借閱登記表》上記錄歸還時間。（三）外部人員查閱與借閱1.外部單位因工作需要查閱或借閱公司檔案資料，應(yīng)提前向公司提出申請，并提交相關(guān)證明材料。2.公司相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)外部單位的申請，進(jìn)行審核并報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部人員查閱或借閱檔案資料時，應(yīng)在公司指定人員的陪同下進(jìn)行，并嚴(yán)格遵守公司的檔案管理規(guī)定。4.外部人員查閱或借閱檔案資料的期限、手續(xù)等按照公司內(nèi)部員工查閱與借閱的規(guī)定執(zhí)行。八、檔案資料鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案資料鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點、實事求是、慎重處理的原則。2.根據(jù)檔案資料的形成時間、內(nèi)容、價值等因素，綜合判斷檔案資料是否具有保存價值。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司檔案資料進(jìn)行定期鑒定，確定檔案資料的保管期限和銷毀范圍。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案資料的性質(zhì)、內(nèi)容、來源、時間等因素，對檔案資料進(jìn)行逐一審查。2.參考檔案資料的利用情況、歷史價值、現(xiàn)實意義等，綜合判斷檔案資料是否具有保存價值。3.對于保管期限已滿且確無保存價值的檔案資料，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)檔案鑒定工作小組審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。（四）銷毀程序1.檔案管理部門負(fù)責(zé)組織檔案資料的銷毀工作，銷毀前應(yīng)再次核對擬銷毀檔案資料的名稱、編號、數(shù)量等信息，確保銷毀工作的準(zhǔn)確性。2.檔案資料銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案資料無法恢復(fù)。