PAGE文書檔案規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織文書檔案管理，確保文書檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，提高工作效率，特制定本規(guī)范管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門形成的各類文書檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：文書檔案由公司/組織檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文書檔案的收集、整理和移交工作。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：確保文書檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確反映公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整系統(tǒng)原則：保證文書檔案的完整性和系統(tǒng)性，全面收集反映公司/組織工作的各類文件材料，按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和排列順序進(jìn)行整理歸檔。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司/組織各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織文書檔案管理制度。負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司/組織各類文書檔案，對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作進(jìn)行全面管理。指導(dǎo)各部門文書檔案管理工作，組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。定期對(duì)檔案進(jìn)行清理和檢查，確保檔案的安全和完整，對(duì)破損、變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立健全檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。2.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門各類文書檔案的收集、整理和初步分類工作，確保文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確，并及時(shí)移交檔案管理部門。明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門日常檔案管理工作，按照檔案管理部門要求做好文件材料的收集、登記、保管等工作。嚴(yán)格執(zhí)行公司/組織文書檔案管理制度，配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。二、文書檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括上級(jí)機(jī)關(guān)的決定、指示、通知、通報(bào)、批復(fù)等。2.本公司/組織形成的文件材料，如公司/組織的規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度、合同協(xié)議、人事檔案、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.下級(jí)單位的請(qǐng)示、報(bào)告及重要工作匯報(bào)等文件材料。4.與外部單位往來(lái)的文件材料，如函件、合同、協(xié)議、合作意向書等。5.其他具有保存價(jià)值的文件材料，如聲像資料、電子文檔等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)建立健全文件材料收集制度，明確文件材料的收集范圍、收集渠道和收集時(shí)間，確保文件材料及時(shí)、完整地收集到本部門。2.兼職檔案員應(yīng)定期對(duì)本部門文件材料進(jìn)行收集和整理，對(duì)重要文件和緊急文件要及時(shí)收集，防止文件材料的散失。3.對(duì)于上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，應(yīng)及時(shí)登記并送部門負(fù)責(zé)人閱批，按照閱批意見(jiàn)進(jìn)行處理，并將處理結(jié)果及時(shí)反饋給檔案管理部門。4.本公司/組織形成的文件材料，承辦部門應(yīng)在文件辦理完畢后及時(shí)整理歸檔，確保文件材料的準(zhǔn)確性和完整性。5.下級(jí)單位報(bào)送的文件材料，應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后及時(shí)報(bào)送檔案管理部門。6.與外部單位往來(lái)的文件材料，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集和保管，確保文件材料的安全和完整。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.文書檔案應(yīng)按照年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限進(jìn)行分類，同一全宗內(nèi)的檔案應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定性和連續(xù)性。3.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。4.整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。（四）整理方法1.分類年度分類法：將文書檔案按其形成年度進(jìn)行分類，不同年度的文件分別歸類。機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類法：按照公司/組織內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置或問(wèn)題性質(zhì)進(jìn)行分類，同一機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）形成的文件歸為一類。保管期限分類法：根據(jù)文件的保存價(jià)值，將文書檔案分為永久、長(zhǎng)期和短期三種保管期限。永久保管的檔案是指反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案；短期保管的檔案是指反映公司/組織局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有參考價(jià)值的檔案。2.編號(hào)歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列順序從“1”開(kāi)始逐件編號(hào)。編號(hào)應(yīng)采用阿拉伯?dāng)?shù)字，標(biāo)注在文件首頁(yè)上端的空白位置。3.編目歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和編號(hào)順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄應(yīng)包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。件號(hào)：填寫歸檔文件的順序號(hào)。責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。題名：文件的標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，應(yīng)自擬標(biāo)題，外加“[]”號(hào)。日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日。頁(yè)數(shù)：每一份歸檔文件的頁(yè)數(shù)。備注：對(duì)歸檔文件需要補(bǔ)充和說(shuō)明的事項(xiàng)。4.裝訂歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。三、文書檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，檔案裝具應(yīng)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，便于檔案的存放和管理。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對(duì)破損、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整和可讀。3.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同保管期限、不同年度、不同機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，便于查找和利用。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)與原始存儲(chǔ)介質(zhì)分開(kāi)存放，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全和完整。5.對(duì)重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等，確保檔案的安全保密。（三）檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點(diǎn)，從公司/組織的實(shí)際出發(fā)，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合判定檔案的保存價(jià)值。鑒定工作應(yīng)定期進(jìn)行，一般每五年進(jìn)行一次全面鑒定，對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行調(diào)整和確定。2.鑒定組織檔案管理部門應(yīng)成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)和處理建議。3.鑒定方法鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限表，對(duì)檔案進(jìn)行逐件審查，綜合分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，確定檔案的保管期限。對(duì)保管期限已滿的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審查，判斷其是否仍有保存價(jià)值。對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見(jiàn)。4.銷毀程序經(jīng)鑒定小組鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案的題名、文號(hào)、責(zé)任者、日期、保管期限、數(shù)量等內(nèi)容。檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案散失和泄密。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并注明銷毀日期。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。四、文書檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息的安全和合法使用。2.檔案利用應(yīng)方便快捷，提高工作效率，為公司/組織各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，并對(duì)查閱情況進(jìn)行登記。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。3.復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制人，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容應(yīng)包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用目的、檔案題名、文號(hào)、保管期限、查閱或借閱期限、復(fù)制份數(shù)等信息。3.檔案利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，便于統(tǒng)計(jì)和查詢。五、電子文書檔案管理（一）電子文書檔案的收集與整理原則1.與紙質(zhì)文書檔案收集與整理原則一致，確保電子文書檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。2.遵循電子文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，采用科學(xué)合理的分類方法和編號(hào)規(guī)則，便于管理和利用。（二）電子文書檔案的收集范圍1.本公司/組織內(nèi)部形成的電子文件，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、電子報(bào)表、電子合同等。2.外部單位發(fā)送的電子文件，如電子函件、電子數(shù)據(jù)交換文件等。3.掃描錄入的紙質(zhì)文件，包括重要文件、歷史檔案等。（三）電子文書檔案的整理方法1.分類：電子文書檔案應(yīng)按照年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限進(jìn)行分類，分類方法與紙質(zhì)文書檔案相同。2.編號(hào)：在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列順序從“1”開(kāi)始逐件編號(hào)，編號(hào)方法與紙質(zhì)文書檔案相同。3.編目：電子文書檔案應(yīng)依據(jù)分類方案和編號(hào)順序編制電子文件目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目，與紙質(zhì)文書檔案編目要求一致。4.存儲(chǔ)：電子文書檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁盤、磁帶、光盤等，并按照分類方案進(jìn)行分類存儲(chǔ)。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)標(biāo)明存儲(chǔ)內(nèi)容、存儲(chǔ)時(shí)間、保管期限等信息。（四）電子文書檔案的保管1.電子文書檔案的保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁、防靜電等功能，確保電子檔案的安全保管。2.定期對(duì)電子文書檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)與原始存儲(chǔ)介質(zhì)分開(kāi)存放，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全和完整。3.建立電子文書檔案的訪問(wèn)控制機(jī)制，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保電子檔案的保密性和安全性。4.對(duì)電子文書檔案的存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行清理和維護(hù)，防止存儲(chǔ)設(shè)備損壞導(dǎo)