PAGE測繪檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司測繪檔案資料的管理，確保測繪檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮測繪檔案資料在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理及技術(shù)創(chuàng)新中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及測繪工作形成的檔案資料的管理，包括但不限于地形測繪、工程測量、地籍測繪、房產(chǎn)測繪等各類測繪項(xiàng)目產(chǎn)生的原始記錄、成果圖件、報(bào)告文件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司測繪檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，確保檔案資料管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則測繪檔案資料應(yīng)如實(shí)反映測繪項(xiàng)目的實(shí)際情況，保證其內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則檔案資料應(yīng)涵蓋測繪項(xiàng)目從策劃、實(shí)施到成果交付的全過程，確保檔案資料的完整性。4.保密性原則對(duì)于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的測繪檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、檔案資料的形成與收集（一）測繪項(xiàng)目實(shí)施過程中的資料形成1.測繪項(xiàng)目立項(xiàng)階段應(yīng)形成項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目任務(wù)書等文件，明確項(xiàng)目的目標(biāo)、任務(wù)、范圍、技術(shù)要求等內(nèi)容。2.測繪方案設(shè)計(jì)階段編制測繪技術(shù)設(shè)計(jì)書，包括測區(qū)概況、作業(yè)依據(jù)、采用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范、儀器設(shè)備及軟件配置、作業(yè)方法和流程、質(zhì)量控制措施、安全保障措施等。3.測繪數(shù)據(jù)采集階段記錄原始觀測數(shù)據(jù)，包括測量控制點(diǎn)的觀測記錄、地形地物的測量數(shù)據(jù)、影像數(shù)據(jù)采集記錄等。同時(shí)，應(yīng)拍攝反映測繪現(xiàn)場情況的照片，作為檔案資料的補(bǔ)充。4.數(shù)據(jù)處理與成果形成階段對(duì)采集的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，生成各類成果圖件和報(bào)告文件，如地形圖、地籍圖、房產(chǎn)分戶圖、測繪報(bào)告等。在數(shù)據(jù)處理過程中，應(yīng)保留中間過程數(shù)據(jù)和處理記錄，以備核查。5.項(xiàng)目驗(yàn)收階段形成項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，包括項(xiàng)目完成情況、成果質(zhì)量評(píng)定、驗(yàn)收意見等內(nèi)容。驗(yàn)收通過后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)整理項(xiàng)目資料，向檔案管理部門移交。（二）檔案資料的收集要求1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目檔案資料的收集工作，確保資料的齊全、完整。2.收集的檔案資料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)等多種形式，并確保各種載體上的信息一致。3.對(duì)于外單位提供的資料，應(yīng)要求其提供完整的資料清單，并在接收時(shí)進(jìn)行核對(duì)和簽收。4.檔案資料應(yīng)隨項(xiàng)目進(jìn)度及時(shí)收集，不得積壓或遺漏。項(xiàng)目完成后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成資料的整理和移交工作。三、檔案資料的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循測繪工作的流程和規(guī)律，按照項(xiàng)目的類別、階段進(jìn)行分類整理。2.保持檔案資料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目，建立清晰的標(biāo)識(shí)系統(tǒng)。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案資料的整理按照文件材料的形成時(shí)間順序進(jìn)行排列，同一項(xiàng)目的資料應(yīng)集中在一起。對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編制文件材料目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者等內(nèi)容。對(duì)文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保裝訂牢固、整齊。2.電子檔案資料的整理按照項(xiàng)目名稱建立電子文件夾，文件夾內(nèi)按照資料類型進(jìn)一步細(xì)分，如原始數(shù)據(jù)、成果圖件、報(bào)告文件等。對(duì)電子文件進(jìn)行命名，命名應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確，反映文件的內(nèi)容和性質(zhì)。建立電子文件索引目錄，索引目錄應(yīng)與紙質(zhì)檔案目錄相對(duì)應(yīng)，便于查找和關(guān)聯(lián)。定期對(duì)電子檔案資料進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（三）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)定期接收各項(xiàng)目移交的檔案資料，并進(jìn)行檢查和核對(duì)。2.對(duì)整理好的檔案資料進(jìn)行分類歸檔，存入專門的檔案庫房或電子檔案管理系統(tǒng)。3.建立檔案歸檔清單，記錄檔案資料的名稱、數(shù)量、歸檔時(shí)間等信息，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。4.歸檔后的檔案資料應(yīng)進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全和完整。四、檔案資料的保管（一）保管環(huán)境要求1.檔案庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等。（二）檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的保管1.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和維護(hù)。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)標(biāo)明檔案內(nèi)容、存儲(chǔ)時(shí)間等信息。3.對(duì)重要的檔案資料應(yīng)進(jìn)行異地備份，以防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聶n案丟失。（三）檔案資料的日常維護(hù)1.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行除塵、消毒等維護(hù)工作，防止檔案發(fā)霉、蟲蛀。3.對(duì)電子檔案資料進(jìn)行病毒查殺、數(shù)據(jù)維護(hù)等工作，確保電子檔案的正常使用。4.對(duì)破損或變質(zhì)的檔案資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。五、檔案資料的利用（一）利用原則1.遵循保密制度，確保檔案資料的安全和保密。2.按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行利用，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。3.以服務(wù)公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理為目的，合理利用檔案資料。（二）利用流程1.用戶提出利用申請(qǐng)，填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱、利用期限等信息。2.申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，查找相關(guān)檔案資料，并進(jìn)行登記。4.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)在檔案查閱室提供查閱服務(wù)，用戶不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并進(jìn)行登記。5.對(duì)于電子檔案，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限提供訪問權(quán)限，用戶應(yīng)在指定的計(jì)算機(jī)上進(jìn)行查閱和使用，不得擅自拷貝或傳播。6.利用結(jié)束后，用戶應(yīng)及時(shí)歸還檔案資料，檔案管理部門對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案資料的完整和安全。（三）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等工作需要，可查閱和利用相關(guān)的測繪檔案資料。2.因項(xiàng)目投標(biāo)、資質(zhì)申報(bào)、成果驗(yàn)收等需要，可提供相應(yīng)的測繪檔案資料復(fù)印件或證明材料。3.法律法規(guī)規(guī)定的其他利用情形。六、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定，確保檔案資料的保存價(jià)值。2.遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，準(zhǔn)確判斷檔案資料的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。3.鑒定工作應(yīng)客觀、公正、科學(xué)，避免主觀隨意性。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和技術(shù)人員組成。2.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案資料進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。3.鑒定小組對(duì)檔案資料進(jìn)行逐一審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、形成時(shí)間、保存價(jià)值等因素，確定檔案的存毀。4.對(duì)擬銷毀的檔案資料，應(yīng)編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、日期、鑒定意見等內(nèi)容。5.檔案銷毀清單經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。（三）銷毀方式1.對(duì)于紙質(zhì)檔案資料，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對(duì)于電子檔案資料，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除或格式化等方式進(jìn)行銷毀，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理破壞。3.銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，并記錄銷毀過程。銷毀記錄應(yīng)與檔案銷毀清單一并保存。七、檔案資料的保密管理（一）保密制度1.建立健全測繪檔案資料保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。2.對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的測繪檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）保密措施1.對(duì)檔案資料的查閱、借閱、復(fù)制等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的登記和審批，確保檔案資料的流向可追溯。2.對(duì)檔案庫房、查閱室等場所進(jìn)行安全監(jiān)控，防止無關(guān)人員進(jìn)入。3.對(duì)涉及保密的檔案資料，應(yīng)采用加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，確保信息安全。