PAGE檔案政策制度規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司各類文件、資料、數(shù)據(jù)等檔案信息的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，充分發(fā)揮檔案在公司運(yùn)營管理、決策支持、歷史研究等方面的重要作用，特制定本檔案政策制度規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、全資子公司、控股子公司等所屬各部門、各崗位涉及檔案管理工作的相關(guān)人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、政策方針以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，保證信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.完整系統(tǒng)原則：全面收集、整理各類檔案資料，保持檔案的系統(tǒng)性和完整性，避免遺漏重要信息。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失，對涉及公司機(jī)密及敏感信息的檔案嚴(yán)格保密。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，方便公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查閱和使用檔案。二、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案公司文件：包括公司章程、股東會(huì)議決議、董事會(huì)決議、總經(jīng)理辦公會(huì)紀(jì)要等各類公司層面的重要文件。行政公文：上級(jí)單位下發(fā)的各類公文、公司對外發(fā)布的行政公文及內(nèi)部行政事務(wù)往來文件。證照資質(zhì)：公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、各類資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等相關(guān)證件。人事檔案：員工個(gè)人基本信息、入職離職手續(xù)、勞動(dòng)合同、薪酬福利記錄、培訓(xùn)經(jīng)歷、考核評(píng)價(jià)等人事相關(guān)資料。印章管理檔案：公司各類印章的啟用、變更、廢止記錄，印章使用審批文件及用印登記等資料。2.業(yè)務(wù)檔案市場營銷檔案：市場調(diào)研分析報(bào)告、客戶信息資料、營銷活動(dòng)策劃方案及執(zhí)行記錄、銷售合同等。財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料、資金往來記錄等各類財(cái)務(wù)文件。采購檔案：采購計(jì)劃、供應(yīng)商資料、采購合同、招投標(biāo)文件、采購驗(yàn)收記錄等。生產(chǎn)檔案：生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程文件、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備維護(hù)檔案等。研發(fā)檔案：研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件等。3.項(xiàng)目檔案工程項(xiàng)目檔案：項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、工程變更記錄、竣工驗(yàn)收資料等。投資項(xiàng)目檔案：投資項(xiàng)目策劃書、盡職調(diào)查報(bào)告、投資協(xié)議、項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告、投后管理資料等。其他專項(xiàng)項(xiàng)目檔案：根據(jù)公司不同專項(xiàng)業(yè)務(wù)開展形成的項(xiàng)目檔案，如信息化建設(shè)項(xiàng)目、市場推廣專項(xiàng)項(xiàng)目等，按照項(xiàng)目類別分別歸集整理。4.聲像檔案照片檔案：公司重大活動(dòng)、會(huì)議、項(xiàng)目建設(shè)、產(chǎn)品宣傳等方面拍攝的具有保存價(jià)值的照片。視頻檔案：公司相關(guān)活動(dòng)視頻、宣傳片、業(yè)務(wù)培訓(xùn)視頻等視頻資料。音頻檔案：重要會(huì)議錄音、講座音頻等。5.電子檔案辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的電子文件：通過公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)流轉(zhuǎn)、審批的各類文件、報(bào)表、通知等電子文檔。業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)文件：公司各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)文件，如財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份、銷售管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)記錄等。其他電子存儲(chǔ)介質(zhì)中的文件：存儲(chǔ)在光盤、硬盤、U盤等電子存儲(chǔ)設(shè)備上的各類文件資料。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“分類代碼+年度+流水號(hào)”的形式，確保每個(gè)檔案編號(hào)唯一。2.分類代碼：按照上述檔案分類，分別賦予不同的分類代碼，如行政檔案用“XZ”表示，業(yè)務(wù)檔案用“YW”表示，項(xiàng)目檔案用“XM”表示，聲像檔案用“SX”表示，電子檔案用“DZ”表示。3.年度：采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字表示，如“22”代表2022年。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從0001開始依次編號(hào)。例如，一份2022年形成的行政類公司文件檔案，編號(hào)為“XZ220001”；一份2023年的業(yè)務(wù)類市場營銷檔案中的銷售合同，編號(hào)為“YW230002”。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)、全面地收集本部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件、資料、數(shù)據(jù)等。2.對于外來文件，如上級(jí)單位下發(fā)的公文、合作單位提供的文件等，由公司行政部門或相關(guān)業(yè)務(wù)對口部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一接收，并及時(shí)傳遞給相關(guān)部門進(jìn)行登記和整理。3.員工離職時(shí)，所在部門應(yīng)督促其辦理檔案交接手續(xù)，確保個(gè)人工作期間形成的各類檔案資料完整移交。（二）整理規(guī)范1.檔案整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。2.每份檔案應(yīng)按照文件的類別、時(shí)間順序進(jìn)行排列，同一類別的文件按照重要程度和形成先后順序排列。3.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除金屬物、裝訂成冊，并在每份文件首頁右上角加蓋檔案章，注明檔案編號(hào)、年度、保管期限等信息。4.電子檔案應(yīng)按照分類要求進(jìn)行文件夾結(jié)構(gòu)設(shè)置，文件命名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，清晰反映文件內(nèi)容和日期等關(guān)鍵信息。同時(shí)，應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門檔案收集整理完成后，應(yīng)定期向公司檔案管理部門移交歸檔。移交時(shí)，需填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、年度等信息，并由雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門收到移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行核對、登記，并將檔案存入相應(yīng)的檔案庫房或電子存儲(chǔ)系統(tǒng)。3.對于重要檔案或需長期保存的檔案，檔案管理部門應(yīng)在歸檔后進(jìn)行專項(xiàng)標(biāo)識(shí)和重點(diǎn)管理。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、股東會(huì)議決議、董事會(huì)決議、涉及公司重大權(quán)益和重要?dú)v史事件的文件等。3.保管期限為30年的檔案包括重要業(yè)務(wù)合同、財(cái)務(wù)報(bào)表、長期投資項(xiàng)目檔案等。4.保管期限為10年的檔案包括一般性業(yè)務(wù)文件、短期項(xiàng)目檔案等。具體檔案保管期限參照國家相關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況確定。（三）保管措施1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全適宜。2.檔案應(yīng)分類存放，不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)分區(qū)存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌。3.電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)系統(tǒng)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案訪問權(quán)限管理制度，嚴(yán)格控制電子檔案的查閱和使用。4.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、完整性和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好清查記錄。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)對查閱申請進(jìn)行審核，對于符合查閱條件的，應(yīng)提供必要的查閱場所和設(shè)備，并指定專人協(xié)助查閱。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱范圍內(nèi)進(jìn)行查閱，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.涉及公司機(jī)密及敏感信息的檔案，查閱人員需經(jīng)公司保密管理部門審批，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱和使用。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)注、污損，不得擅自復(fù)印、拍照、掃描檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，檢查檔案是否完整、有無損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人的責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、財(cái)務(wù)人員、法務(wù)人員等。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、保管狀況等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對于仍有保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案，經(jīng)鑒定小組審核同意后，可延長保管期限；對于確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》。（二）銷毀程序1.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，對于紙質(zhì)檔案，一般采用焚燒或粉碎等方式銷毀；對于電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)清除軟件進(jìn)行徹底刪除，并對存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。銷毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清單及相關(guān)審批文件應(yīng)作為檔案管理工作的重要資料進(jìn)行長期保存。七、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等全流程的信息化管理。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案數(shù)據(jù)錄入、存儲(chǔ)、檢索、統(tǒng)計(jì)分析、權(quán)限管理等功能，確保檔案信息的高效利用和安全保密。3.檔案管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，及時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.各部門應(yīng)按照檔案信息化管理系統(tǒng)的要求，及時(shí)將本部門形成的各類檔案資料錄入系統(tǒng)，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.檔案管理部門應(yīng)定期對錄入系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行審核和校對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行修改。同時(shí)，應(yīng)做好檔案數(shù)據(jù)的