PAGE檔案收集征集工作制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案的收集征集工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案收集征集工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案收集征集工作應(yīng)確保所收集征集的檔案真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和歷史面貌。2.完整性原則：全面收集公司/組織在各個(gè)方面形成的具有保存價(jià)值的檔案，保證檔案內(nèi)容的完整無缺。3.及時(shí)性原則：各部門及員工應(yīng)及時(shí)將檔案移交至檔案管理部門，避免檔案的積壓和散失。4.規(guī)范性原則：檔案收集征集工作應(yīng)嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及本公司/組織的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案收集工作（一）收集范圍1.行政管理類檔案公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、組織機(jī)構(gòu)代碼證等。行政會(huì)議文件、紀(jì)要、決議等。工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。人事任免、獎(jiǎng)懲、考核等文件。規(guī)章制度、辦法、細(xì)則等。對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案市場(chǎng)調(diào)研、分析報(bào)告、營銷策劃方案等。產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。銷售合同、訂單、發(fā)貨記錄等。采購合同、供應(yīng)商資料、進(jìn)貨記錄等?？蛻糍Y料、售后服務(wù)記錄等。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類檔案財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告。會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。審計(jì)報(bào)告、審計(jì)工作底稿等。稅務(wù)申報(bào)資料、納稅記錄等。4.項(xiàng)目建設(shè)類檔案項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、批復(fù)文件等。項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、圖紙、變更記錄等。項(xiàng)目招投標(biāo)文件、合同協(xié)議等。項(xiàng)目施工過程中的各類文件，包括施工組織設(shè)計(jì)、工程進(jìn)度報(bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等。項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件、報(bào)告等。5.其他類檔案公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等。員工培訓(xùn)資料、學(xué)習(xí)心得等。公司/組織參加的各類活動(dòng)的照片、視頻、音頻等資料。公司/組織與外部單位的往來信函、傳真、電子郵件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。2.檔案收集人員應(yīng)熟悉檔案收集范圍和要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集各類檔案。3.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。4.對(duì)于重要檔案或具有特殊價(jià)值的檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，確保檔案的安全。（三）收集流程1.各部門在工作過程中形成的檔案，由部門檔案收集人員負(fù)責(zé)整理、分類，定期移交至公司/組織檔案管理部門。2.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.對(duì)于不符合要求的檔案，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通，要求其補(bǔ)充或修正相關(guān)內(nèi)容。4.檔案管理部門對(duì)核對(duì)無誤的檔案進(jìn)行登記、編號(hào)，并按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、歸檔。三、檔案征集工作（一）征集范圍1.反映公司/組織歷史發(fā)展、重大事件、重要人物等方面的檔案資料。2.具有一定歷史價(jià)值、文化價(jià)值或藝術(shù)價(jià)值的檔案資料，如老照片、舊文件、名人字畫等。3.與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的行業(yè)歷史資料、技術(shù)資料、學(xué)術(shù)成果等。4.其他對(duì)公司/組織具有重要意義的檔案資料。（二）征集方式1.發(fā)布征集公告：通過公司/組織網(wǎng)站、內(nèi)部刊物、社交媒體等渠道發(fā)布檔案征集公告，向社會(huì)各界廣泛征集檔案資料。2.主動(dòng)征集：檔案管理部門根據(jù)公司/組織的發(fā)展需求，主動(dòng)與相關(guān)單位、個(gè)人聯(lián)系，征集具有特定價(jià)值的檔案資料。3.捐贈(zèng)：鼓勵(lì)公司/組織員工、離退休人員以及社會(huì)各界人士向公司/組織捐贈(zèng)檔案資料。對(duì)于捐贈(zèng)的檔案資料，公司/組織將給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和表彰。4.購買：對(duì)于具有較高價(jià)值但難以通過征集或捐贈(zèng)獲得的檔案資料，公司/組織可以通過購買的方式獲取。（三）征集要求1.征集的檔案資料應(yīng)來源可靠、內(nèi)容真實(shí)，具有一定的歷史價(jià)值或現(xiàn)實(shí)意義。2.征集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得進(jìn)行涂改、偽造、損毀等行為。3.對(duì)于征集的檔案資料，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記和記錄，包括檔案資料的名稱、來源、數(shù)量、價(jià)值等信息。（四）征集流程1.檔案管理部門收到征集的檔案資料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行初步鑒定，判斷其是否符合征集要求。2.對(duì)于符合要求的檔案資料，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的整理、分類，并建立相應(yīng)的檔案目錄。3.檔案管理部門對(duì)征集的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，以便于長期保存和利用。4.對(duì)于具有重要價(jià)值的檔案資料，檔案管理部門應(yīng)組織專家進(jìn)行評(píng)估和鑒定，并根據(jù)評(píng)估結(jié)果采取相應(yīng)的保護(hù)和利用措施。四、檔案整理與歸檔（一）整理原則1.遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于檔案的保管和利用，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，將檔案分為不同的類別，如行政管理類、業(yè)務(wù)經(jīng)營類、財(cái)務(wù)審計(jì)類、項(xiàng)目建設(shè)類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案的編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份提供給利用部門。4.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案的原貌，不得損壞檔案內(nèi)容。（三）歸檔要求1.檔案整理完成后，應(yīng)及時(shí)歸檔至檔案管理部門。歸檔時(shí)應(yīng)按照檔案分類目錄的順序進(jìn)行排列，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案歸檔制度，明確歸檔流程和要求，確保檔案歸檔工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，確保電子檔案的安全、完整和可利用。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.公司/組織應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等，以保證檔案庫房的環(huán)境條件符合要求。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，按照檔案分類目錄的順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)采用磁盤、磁帶、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等，以防止檔案資料的丟失或損壞。（三）保管期限1.檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)意義等因素進(jìn)行確定，分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為長期保管。長期保管期限一般為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司/組織短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為短期保管。短期保管期限一般為5年以下。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行鑒定，對(duì)于已到保管期限的檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（四）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、變質(zhì)等情況，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)和處理，并做好記錄。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行消毒和通風(fēng)，防止檔案受到污染和損壞。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房，確保檔案庫房的安全。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門在工作中需要查閱、借閱檔案的。2.公司/組織員工因個(gè)人學(xué)習(xí)、研究等需要查閱、借閱檔案的。3.外單位因工作需要查閱、借閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可以到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件。查閱時(shí)應(yīng)遵守檔案查閱制度，不得擅自涂改、損毀檔案。2.借閱：檔案利用者因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需要延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：檔案利用者因工作需要可以申請(qǐng)復(fù)制檔案資料。復(fù)制檔案資料應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。（三）利用要求1.檔案利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、出賣檔案。2.檔案利用者查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。歸還時(shí)應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案利用登記制度，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。記錄內(nèi)容包括檔案利用者姓名、部門、利用時(shí)間、利用目的、檔案名稱、數(shù)量等信息。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司/組織應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。檔案鑒定工作小組由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及檔案管理人員等組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)于已到保管期限且失去利用價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。3.對(duì)于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管和處理，不得擅自銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行清理，將已到保管期限的檔案整理成冊(cè)，提交檔案鑒定工作小組進(jìn)行鑒定。2.檔案鑒定工作小組對(duì)提交的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀。3.對(duì)于確定銷毀的檔案，檔案鑒定工作小組應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)內(nèi)容包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息。4.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。銷毀檔案時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀工作的徹底、安全。（四）銷毀記錄檔案管理部門應(yīng)建立檔案銷毀記錄，記錄內(nèi)容包括檔案銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。檔案銷毀記錄應(yīng)長期保存，以備查考。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織應(yīng)建立健全檔案收集征集工作監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)檔案收集征集工作的全過程監(jiān)督。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集征集工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。3.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定。（二）檢查內(nèi)容1.檔案收集征集工作是否符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案收集征集工作流程是否規(guī)范，檔案資料是否完整、準(zhǔn)確、及時(shí)。3.檔案整理、歸檔、保管、利用等工作是否符合要求。4.檔案鑒定與銷毀工作是否按照規(guī)