PAGE檔案安全檢查制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案安全管理，確保檔案的完整與安全，防止檔案損毀、丟失、泄密等情況發(fā)生，特制定本檔案安全檢查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門、崗位及人員，涵蓋各類紙質(zhì)檔案、電子檔案等。（三）基本原則檔案安全檢查工作應(yīng)遵循全面檢查、重點(diǎn)突出、及時整改、預(yù)防為主的原則，確保檔案安全管理工作常態(tài)化、規(guī)范化、科學(xué)化。二、檢查職責(zé)與分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定年度檔案安全檢查計(jì)劃，并組織實(shí)施。2.定期對檔案庫房、設(shè)備等進(jìn)行日常檢查，做好記錄。3.組織開展檔案安全專項(xiàng)檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。4.負(fù)責(zé)檔案安全檢查工作的總結(jié)與報(bào)告，向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案安全狀況。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常整理、保管，配合檔案管理部門進(jìn)行安全檢查。2.對本部門檔案安全狀況進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)并報(bào)告存在的問題。3.按照檔案管理部門的整改要求，落實(shí)本部門檔案安全整改措施。（三）安全管理部門職責(zé)1.協(xié)助檔案管理部門開展檔案安全檢查工作，提供安全技術(shù)支持與指導(dǎo)。2.對檔案安全檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患進(jìn)行評估，提出整改建議。3.參與檔案安全事故的調(diào)查與處理，監(jiān)督整改措施的落實(shí)。（四）公司/組織領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.審批檔案安全檢查計(jì)劃和報(bào)告，對檔案安全工作進(jìn)行決策與指導(dǎo)。2.協(xié)調(diào)解決檔案安全檢查工作中存在的重大問題，保障檔案安全工作的順利開展。三、檢查內(nèi)容（一）檔案實(shí)體安全1.檔案庫房環(huán)境檢查溫濕度：庫房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。檢查溫濕度計(jì)的準(zhǔn)確性及記錄情況，確保溫濕度符合要求。清潔衛(wèi)生：庫房應(yīng)保持清潔，無灰塵、無雜物，定期進(jìn)行清掃。檢查地面、貨架、檔案柜等是否干凈整潔。防蟲防鼠：檢查庫房內(nèi)防蟲、防鼠措施是否到位，如是否放置防蟲藥品、鼠夾、鼠藥等，有無蟲蛀、鼠咬檔案的跡象。防火防盜：檢查庫房消防設(shè)施是否完好有效，如滅火器、消火栓、自動噴水滅火系統(tǒng)等是否在有效期內(nèi)，能否正常使用；門窗是否堅(jiān)固，門鎖是否完好，有無防盜報(bào)警裝置，且運(yùn)行正常。2.檔案整理與保管檢查檔案分類：檢查檔案分類是否科學(xué)合理，是否符合檔案管理的相關(guān)規(guī)定與公司/組織實(shí)際情況，類目劃分是否清晰，編號是否準(zhǔn)確。檔案裝訂：檢查紙質(zhì)檔案裝訂是否牢固、整齊，有無掉頁、缺頁現(xiàn)象，裝訂材料是否符合要求。檔案存放：檢查檔案存放是否有序，是否按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行排列，便于查找與利用；檔案柜標(biāo)識是否清晰準(zhǔn)確。電子檔案存儲：檢查電子檔案存儲介質(zhì)是否完好，存儲環(huán)境是否安全，有無定期備份，備份數(shù)據(jù)是否可正?；謴?fù)；電子檔案的命名、分類是否規(guī)范，元數(shù)據(jù)是否完整準(zhǔn)確。（二）檔案信息安全1.保密制度執(zhí)行情況檢查檔案管理人員是否簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任與義務(wù)。查閱檔案是否履行審批登記手續(xù)，是否存在違規(guī)查閱、借閱檔案的情況。檔案管理人員是否嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，有無泄露檔案信息的行為。2.網(wǎng)絡(luò)安全檢查檢查檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，如防火墻設(shè)置、入侵檢測系統(tǒng)運(yùn)行情況等，是否能夠有效防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。檢查檔案管理系統(tǒng)的用戶權(quán)限管理，是否根據(jù)崗位職責(zé)設(shè)置合理的訪問權(quán)限，防止越權(quán)操作。檢查檔案數(shù)據(jù)傳輸過程中的加密情況，確保數(shù)據(jù)在傳輸過程中不被竊取或篡改。（三）檔案設(shè)備設(shè)施安全1.檔案裝具檢查檢查檔案柜、貨架等裝具是否牢固，有無變形、損壞現(xiàn)象，能否正常使用。檢查裝具的防腐、防潮性能，是否對檔案造成損害。2.檔案存儲設(shè)備檢查檢查磁帶、光盤、硬盤等存儲設(shè)備的讀寫性能，是否能夠正常存儲和讀取檔案數(shù)據(jù)。檢查存儲設(shè)備的使用年限，是否存在老化、損壞等影響檔案安全存儲的問題。3.檔案管理設(shè)備檢查檢查計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等檔案管理設(shè)備是否正常運(yùn)行，有無故障隱患。檢查設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)記錄，是否按照規(guī)定進(jìn)行定期維護(hù)與保養(yǎng)。四、檢查方式與頻率（一）日常檢查檔案管理部門工作人員每天對檔案庫房、設(shè)備等進(jìn)行巡查，重點(diǎn)檢查庫房溫濕度、清潔衛(wèi)生、防蟲防鼠、檔案存放等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（二）定期檢查1.每月由檔案管理部門組織一次全面的檔案安全檢查，檢查內(nèi)容涵蓋檔案實(shí)體安全、信息安全、設(shè)備設(shè)施安全等方面，形成檢查記錄。2.每季度由公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì)，對檔案安全工作進(jìn)行一次專項(xiàng)檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行深入分析，提出整改要求。（三）不定期抽查公司/組織安全管理部門不定期對檔案安全情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查檔案管理部門安全制度執(zhí)行情況、檔案信息安全防護(hù)措施落實(shí)情況等，對抽查中發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋并督促整改。（四）專項(xiàng)檢查根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司/組織實(shí)際情況，適時開展檔案安全專項(xiàng)檢查，如針對重大活動檔案、重要業(yè)務(wù)檔案等進(jìn)行專項(xiàng)安全檢查，確保特定類型檔案的安全。五、檢查流程（一）檢查準(zhǔn)備1.制定檢查方案：根據(jù)檢查目的、范圍、方式等，制定詳細(xì)的檢查方案，明確檢查內(nèi)容、方法、人員分工等。2.準(zhǔn)備檢查工具：如溫濕度計(jì)、手電筒、檢查表等必要的檢查工具。3.通知相關(guān)部門與人員：提前通知各部門及相關(guān)人員做好檢查準(zhǔn)備工作，確保檢查工作順利進(jìn)行。（二）實(shí)施檢查1.聽取匯報(bào)：檔案管理部門負(fù)責(zé)人向檢查人員匯報(bào)檔案安全管理工作情況，包括制度執(zhí)行、日常管理、自查自糾等方面的情況。2.實(shí)地檢查：檢查人員按照檢查方案，對檔案庫房、設(shè)備設(shè)施、檔案整理等進(jìn)行實(shí)地查看，查閱相關(guān)記錄與資料，詢問檔案管理人員有關(guān)情況。3.記錄問題：對檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括問題描述、發(fā)現(xiàn)地點(diǎn)、責(zé)任人等信息。（三）檢查總結(jié)1.匯總問題：檢查結(jié)束后，檢查人員對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行匯總整理，分析問題產(chǎn)生的原因及可能造成的影響。2.撰寫報(bào)告：根據(jù)檢查情況，撰寫檔案安全檢查報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括檢查基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題、整改建議等。3.反饋意見：將檢查報(bào)告反饋給檔案管理部門及相關(guān)部門，要求其針對問題制定整改措施，并限期整改。（四）整改跟蹤1.建立整改臺賬：檔案管理部門對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題建立整改臺賬，明確整改責(zé)任人、整改期限、整改措施等。2.跟蹤整改進(jìn)度：定期對整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，督促整改責(zé)任人按時完成整改任務(wù)，確保問題得到有效解決。3.驗(yàn)收整改結(jié)果：整改完成后，對整改情況進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后方可銷號。對整改不力的部門與人員進(jìn)行通報(bào)批評，并責(zé)令重新整改。六、整改措施與要求（一）整改措施制定針對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，責(zé)任部門應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)制定切實(shí)可行的整改措施，整改措施應(yīng)明確整改目標(biāo)、具體步驟、完成時間等內(nèi)容。整改措施要具有針對性和可操作性，能夠有效消除安全隱患。（二）整改責(zé)任落實(shí)明確整改責(zé)任人，整改責(zé)任人要對整改工作負(fù)總責(zé)，組織實(shí)施整改措施。整改責(zé)任人應(yīng)定期向檔案管理部門匯報(bào)整改工作進(jìn)展情況，確保整改工作順利推進(jìn)。（三）整改期限要求根據(jù)問題的嚴(yán)重程度和實(shí)際情況，確定合理的整改期限。一般問題應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成整改，重大問題應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)制定整改計(jì)劃，并在規(guī)定的時間內(nèi)完成整改。（四）整改驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)整改完成后，由檔案管理部門組織相關(guān)人員按照以下標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收：1.問題得到徹底解決，安全隱患消除。2.整改措施符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.整改后檔案管理工作符合公司/組織檔案安全管理規(guī)定。七、檔案安全事故應(yīng)急預(yù)案（一）應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)1.成立檔案安全事故應(yīng)急指揮小組，由公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案管理部門、安全管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人為成員。2.應(yīng)急指揮小組職責(zé)：負(fù)責(zé)檔案安全事故應(yīng)急處置工作的指揮與協(xié)調(diào)；制定應(yīng)急處置方案；組織實(shí)施應(yīng)急救援行動；及時向上級主管部門報(bào)告事故情況等。（二）事故報(bào)告與預(yù)警1.檔案管理人員在發(fā)現(xiàn)檔案安全事故或可能引發(fā)事故的隱患時，應(yīng)立即向檔案管理部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，檔案管理部門負(fù)責(zé)人接到報(bào)告后，應(yīng)迅速核實(shí)情況，并及時向應(yīng)急指揮小組組長報(bào)告。2.應(yīng)急指揮小組根據(jù)事故情況，及時發(fā)布預(yù)警信息，通知相關(guān)部門和人員做好應(yīng)急準(zhǔn)備工作。（三）應(yīng)急處置措施1.火災(zāi)事故：立即啟動火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，組織人員疏散檔案，使用消防設(shè)施進(jìn)行滅火；及時撥打火警電話報(bào)警，配合消防部門進(jìn)行滅火救援工作。2.水災(zāi)事故：迅速轉(zhuǎn)移檔案至安全地點(diǎn)，采取排水、除濕等措施，減少檔案損失；對受水浸的檔案進(jìn)行搶救處理，如晾曬、烘干、消毒等。3.失竊事故：保護(hù)好現(xiàn)場，及時報(bào)警；配合公安機(jī)關(guān)進(jìn)行調(diào)查，提供相關(guān)線索；對丟失的檔案進(jìn)行登記，評估損失情況。4.信息安全事故：立即切斷網(wǎng)絡(luò)連接，防止信息進(jìn)一步泄露；組織技術(shù)人員進(jìn)行應(yīng)急處理，恢復(fù)數(shù)據(jù)；對事故原因進(jìn)行調(diào)查分析，采取相應(yīng)的防范措施。（四）后期處置1.事故調(diào)查：成立事故調(diào)查組，對檔案安全事故發(fā)生的原因、經(jīng)過、損失等進(jìn)行調(diào)查，查明事故責(zé)任。2.損失評估：對檔案安全事故造成的損失進(jìn)行評估，包括檔案實(shí)體損失、信息丟失、設(shè)備損壞等方面的損失。3.整改恢復(fù)：根據(jù)事故調(diào)查結(jié)果和損失評估情況，制定整改措施，對受損檔案進(jìn)行修復(fù)、補(bǔ)充，對檔案管理系統(tǒng)和設(shè)備進(jìn)行恢復(fù)與完善，確保檔案管理工作盡快恢復(fù)正常。八、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃檔案管理部門應(yīng)制定年度檔案安全培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織檔案管理人員及相關(guān)人員參加檔案安全培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案安全法律法規(guī)、安全管理制度、安全操作技能等方面。（二）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)：由檔案管理部門負(fù)責(zé)人或業(yè)務(wù)骨干進(jìn)行授課，講解檔案安全知識與技能。2.外部培訓(xùn)：邀請檔案行業(yè)專家、安全管理專家等進(jìn)行專題講座，提高檔案安全管理